Qu'est-ce qu'un événement hybride et comment puis-je m'y prendre ?

La pandémie de COVID-19 a contraint les organisateurs d'événements à se tourner vers les événements virtuels en mars 2020. Bien que cela ait constitué un défi inattendu, de nombreux organisateurs d'événements ont rencontré un grand succès avec les événements virtuels et ont pleinement profité des avantages que le monde virtuel apportait à leurs événements.

Cependant, avec le retour progressif des événements en présentiel, les organisateurs cherchent à combiner les atouts des plateformes virtuelles et des événements traditionnels. En proposant aux participants des options en présentiel et en ligne, les organisateurs peuvent rendre leurs événements plus flexibles et accessibles à un public international plus large. Cet article explore la nature des événements hybrides, leurs avantages, des exemples concrets et la manière d'en organiser un.

Alors, qu'est-ce qu'un événement hybride ?

Un événement hybride est un événement qui combine des éléments en présentiel et en ligne. Il comprend à la fois : une expérience en direct dans un lieu physique, à laquelle les intervenants et les participants peuvent se joindre en personne, et une expérience virtuelle hébergée en ligne où les intervenants et les participants peuvent participer à distance , généralement sur une plateforme événementielle .

Au cœur d'un événement hybride se trouve une conférence, un salon professionnel, un séminaire, un atelier ou tout autre type de réunion qui combine une expérience événementielle « en direct » en présentiel avec une composante « virtuelle » en ligne.

Trois éléments clés définissent un événement hybride :

• Deux expériences – L’événement comprend des éléments en présentiel et en ligne.
• Engagement multicanal - Tous les participants (en personne et en ligne) peuvent interagir entre eux et avec les présentateurs.
• En direct - L'événement est au moins partiellement diffusé en direct.

Les événements hybrides sont-ils un phénomène nouveau ?

Non, le concept de combiner virtuel et présentiel n'est pas nouveau. Historiquement, la plupart événements hybrides étaient simplement des événements en présentiel diffusés en direct pour un public en ligne qui les regardait depuis chez lui.

Bien avant la Covid-19, Interprefy aidait les organisateurs d'événements avec des configurations hybrides, en assurant la traduction en direct d'interprètes à distance vers les participants et délégués sur place et souvent aussi à distance.

La Covid-19 a certes joué un rôle de catalyseur dans l'essor récent des événements virtuels, mais n'a en aucun cas créé un format d'événement totalement nouveau.

Bien que le concept ne soit pas nouveau, les événements hybrides sont devenus incontournables depuis que la pandémie de Covid-19 a bouleversé nos modes de vie et nos façons de travailler. Aujourd'hui, les événements hybrides vont au-delà de la simple diffusion en direct et visent à impliquer pleinement les publics, qu'ils soient virtuels ou présents physiquement, grâce à la technologie : discussions, réseautage et, souvent, installations élaborées sur le lieu de l'événement, afin de créer du lien entre les participants, qu'ils soient connectés ou non.

Aujourd'hui, nous constatons que les événements hybrides continuent d'évoluer et de réduire l'écart entre les expériences vécues par les publics présents sur site et ceux des événements virtuels.

Avantages des événements hybrides

Combiner les meilleurs aspects des événements traditionnels et des événements virtuels peut apporter de nombreux avantages, tant pour vos participants que pour votre organisation :

• Portée de l'événement - Les participants qui ne peuvent pas se déplacer jusqu'à votre événement ont désormais la possibilité d'y assister virtuellement, ce qui vous permet d'atteindre un large public mondial.
• Exploitez le potentiel d'engagement du public : transformez les spectateurs en participants engagés en utilisant les fonctionnalités d'engagement de pointe offertes par les plateformes d'événements virtuels.
• Élargir l'accessibilité et l'inclusion - La participation n'est plus limitée aux personnes ayant les ressources et les capacités physiques nécessaires pour se rendre sur le lieu de l'événement.
• Obtenez plus de données sur vos événements et une meilleure compréhension de votre audience : les plateformes et applications d’événements virtuels sophistiquées offrent une analyse plus approfondie de la participation et de l’engagement.
• Réduisez votre empreinte carbone : les événements traditionnels génèrent d’importantes émissions, liées aux déplacements, à l’hébergement et aux déchets. Le passage au virtuel a eu un impact positif sur les émissions du secteur, et en continuant d’intégrer des composantes virtuelles, les organisateurs d’événements peuvent réduire leurs émissions de carbone.
• Restez agiles et préparez-vous à l'inattendu : les organisateurs d'événements ne peuvent pas prévoir toutes les perturbations, mais en proposant non seulement une expérience virtuelle, mais aussi deux expériences à parts égales, le risque d'annulation peut être atténué.

Pour en savoir plus sur les avantages des événements hybrides, consultez notre article de blog intitulé « Exploiter pleinement le potentiel des événements hybrides » .

Exemples d'événements hybrides

Les événements hybrides peuvent prendre de nombreuses formes. Dans sa forme la plus simple, un événement hybride combine une dimension en ligne à un événement physique en présentiel, afin de toucher et de mobiliser un public plus large sans que celui-ci ait besoin de se déplacer pour y participer.

Voici quelques exemples d'événements hybrides :

• Un grand salon professionnel dans un parc des expositions, avec du contenu en ligne exclusif et une application événementielle utilisée par les visiteurs sur place et en ligne.
• Un sommet annuel retransmis en direct depuis un théâtre, présenté à un public restreint et diffusé en ligne à des millions de personnes.
• Une conférence internationale dans un centre de congrès, avec certains intervenants sur place et d'autres connectés par visioconférence, retransmise sur grand écran aux participants présents.

Types d'événements hybrides

La plupart des types de réunions et d'événements courants peuvent adopter des aspects hybrides, même les événements internes à l'entreprise.

Réfléchissez à la manière dont ces types d'événements pourraient fonctionner dans un cadre hybride pour votre organisation :

• Réunions d'équipe 
• salons professionnels
• Webinaires
• lancements de produits
• Réunions publiques
• Conférences
• Séminaires de formation
• réunions annuelles de lancement

À quoi ressemble un événement hybride ?

Les événements hybrides offrent aux participants la possibilité d'assister à l'événement en présentiel ou, s'ils ne peuvent pas se déplacer ou préfèrent simplement se connecter à distance, de participer en ligne. Les organisateurs utilisent des plateformes virtuelles pour compléter l'expérience en présentiel.

Les événements hybrides pourraient se contenter de diffuser leur programme en ligne, au risque de laisser les participants virtuels se sentir exclus. Pour susciter l'intérêt de leur public , de nombreux organisateurs d'événements utilisent des technologies événementielles offrant des fonctionnalités interactives.

Les fonctionnalités d'engagement possibles incluent :

• Sondages en direct
• Séances de questions-réponses virtuelles
• Flux d'activité
• séances de réseautage
• Logiciel de mise en relation
• Interprétation en direct
• Salles de réunion
• Discussions sur les événements

Découvrez comment faire de votre événement hybride une réussite grâce au  Guide ultime d'Interprefy pour la planification d'événements multilingues, virtuels et hybrides.

Commencer

1. Donnez la priorité à votre public

Le premier point à retenir pour l'organisation d'événements hybrides est l'équilibre délicat à trouver entre les participants présents sur place et ceux en ligne. Leurs expériences doivent être harmonisées, créant ainsi un événement à deux visages. Le défi consiste à concevoir un contenu pertinent pour les deux publics, sans pour autant donner l'impression de deux événements totalement distincts.

Un bon point de départ consiste donc à se concentrer sur votre public : qui est-il, qu’attend-il, quelle valeur ajoutée pouvez-vous apporter à son expérience, comment maintenir son attention et son engagement à un niveau élevé et comment ajouter un élément de surprise positif ?

2. Fixez-vous des objectifs SMART

Définissez les objectifs commerciaux que votre événement soutient et comment établir des objectifs SMART pour celui-ci. Quels aspects virtuels pourraient contribuer à atteindre ces objectifs et comment mesurer leur impact ?

3. Définissez judicieusement votre programme

Lors de la définition de votre programme et de votre horaire, tenez compte de la durée d'attention et des fuseaux horaires. Privilégiez la qualité à la quantité, car votre public virtuel peut se connecter depuis un café animé ou son domicile familial.

4. Collaborez avec un partenaire audiovisuel de premier ordre pour créer une expérience immersive

Pour offrir une expérience événementielle captivante à tous les participants, il est essentiel de collaborer avec un partenaire audiovisuel et de production de premier ordre. Évitez à tout prix un événement qui ressemble à une mauvaise visioconférence. La qualité des caméras et du matériel audio, ainsi que l'expertise de votre partenaire audiovisuel, sont les facteurs déterminants du succès de votre événement hybride.

5. Choisissez judicieusement votre pile technologique

Recherchez et sélectionnez une plateforme événementielle virtuelle ou hybride capable de répondre à vos besoins, de l'inscription à l'interaction avec vos publics virtuels et physiques via une application de bureau et mobile.

Puisque votre public peut désormais se connecter de partout dans le monde, assurez-vous que chacun puisse comprendre et que vos intervenants soient compris de tous. En choisissant la plateforme Interprefy comme partenaire , vous pouvez offrir à vos participants une traduction simultanée, sur place via l'application mobile Interprefy et au sein de la plateforme de l'événement pour ceux qui se connectent à distance.

Un partenaire technologique événementiel multilingue compétent proposera également diverses solutions d'accessibilité linguistique, allant de l'interprétation professionnelle assurée par des interprètes qualifiés aux solutions basées sur l'IA telles que le sous-titrage en direct et la traduction vocale . Assurez-vous que le partenaire technologique choisi puisse se connecter à votre plateforme événementielle préférée et assurer la gestion de projet et l'assistance à distance pour une sérénité optimale.