Réunions publiques virtuelles : 10 conseils simples pour favoriser l’inclusion et l’engagement

Même si le télétravail a offert une plus grande flexibilité, il reste presque impossible de réunir tout le personnel au même endroit et au même moment.

Les agendas sont surchargés de réunions, et il y a toujours une personne en congés annuels.

C'est une situation délicate, surtout lorsqu'il s'agit de communiquer des informations importantes sur l'entreprise à l'ensemble du personnel.

C’est pourquoi de nombreuses organisations commencent à adopter les réunions virtuelles de type assemblée générale. 

La différence entre un événement normal et une réunion publique virtuelle réside dans le fait que cette dernière réunit généralement les équipes dirigeantes de l'entreprise, qui fournissent à l'ensemble du personnel des informations générales afin de tenir tout le monde au courant.

Grâce à une réunion publique virtuelle, les employés bénéficient de nombreux avantages d'un événement en présentiel, avec en plus la possibilité d'y assister depuis n'importe où dans le monde.

Ils constituent également un excellent outil pour renforcer la culture d'entreprise, accroître la cohésion d'équipe et maintenir l'adhésion de tous à la vision de l'organisation.

Cependant, maintenir l'engagement lors d'un événement virtuel peut s'avérer difficile, surtout s'il s'agit d'une journée complète et que de nombreuses personnes se sentent épuisées par les réunions en vidéoconférence constantes.

Alors que 55 % des télétravailleurs se sentent actuellement moins connectés à leur entreprise et que 69 % souffrent d'épuisement professionnel , voici mes meilleurs conseils pour les organisateurs d'événements afin de rendre leurs réunions publiques virtuelles plus attrayantes.

1. Créer l'ambiance

Mettez de la musique en fond sonore pendant que vos collègues se connectent progressivement. L'attente peut prendre un certain temps avant que tout le monde soit connecté ; profitez-en pour créer une ambiance détendue.

Non seulement cela crée l'ambiance, mais c'est aussi un excellent brise-glace, car c'est généralement une surprise agréable et inattendue pour la plupart des gens !

2. Célébrez vos succès

Quel meilleur moyen de remonter le moral des employés que de commencer l'année par une fête ?

La reconnaissance des employés est un moyen efficace de stimuler l'engagement, et les réunions publiques sont le moyen idéal de réaffirmer que la contribution de chaque personne est valorisée. 

Il peut s'agir d'un prix récompensant l'employé du mois, mais aussi d'un simple message de félicitations d'un collègue, d'une récompense pour une performance exceptionnelle ou d'une reconnaissance pour avoir incarné les valeurs de l'entreprise.

Des études montrent même que les travailleurs préfèrent les éloges ou la reconnaissance publique à une augmentation de salaire , alors n'hésitez pas à leur accorder une reconnaissance bien méritée.

3. Soyez bref et concis.

Vous auriez tellement de choses à dire à vos collègues, mais si peu de temps. 

Avec des emplois du temps déjà chargés, il ne faut pas sursolliciter leur attention. 

Soyez bref, avec un ordre du jour clair et réaliste, et pas plus de 4 sujets. Et même pour ces sujets, évitez de trop vous attarder sur les détails. 

Veillez à transmettre l'essentiel et à ce qu'il soit bien perçu. Trop de détails ne font que diluer le message et vous risquez de perdre l'attention de vos collègues.

4. Donnez à chacun la possibilité de s'exprimer.

Le recours systématique aux mêmes intervenants, voire à un seul animateur, lors de chaque réunion publique est prévisible et monotone. Pourquoi ne pas donner la parole à quelqu'un d'autre pour qu'il puisse partager son point de vue ?

Mieux encore, diversifiez les interventions en faisant appel à différents présentateurs issus de divers services et niveaux hiérarchiques. Certaines organisations vont même plus loin en invitant des conférenciers invités et des experts en motivation à participer à leurs réunions.

Il serait judicieux d'inviter au moins un nouvel intervenant à chaque réunion générale de l'entreprise et de donner la parole aux employés. Cela permet non seulement de faire entendre différents points de vue, mais aussi d'avoir une vision plus fidèle de la situation au sein de l'organisation.

5. Accordez-leur une pause.

La durée d'attention moyenne d'un être humain est d'environ 8 secondes ; il est donc essentiel de présenter des messages courts, percutants et directs pour maintenir l'attention du public.

Les événements plus courts, d'une durée maximale d'une heure, obtiennent généralement les meilleurs taux d'engagement du public, car plus ils durent, plus le risque de distraction et de perte de concentration est élevé.

Les ateliers en petits groupes sont un excellent moyen de maintenir la concentration, tout comme le fait de prévoir un temps pour les questions-réponses à la fin de chaque présentation ou section. En allant à l'essentiel et en limitant la durée des interventions, on réduit considérablement le risque de relâchement de l'attention du public.

6. Utilisez des sondages et la gamification pour susciter l'engagement.

Impliquez vos collègues en organisant un sondage ou un jeu simple sur certains points de votre ordre du jour. Rien de plus simple qu'un clic pour créer rapidement des liens.

7. Faites preuve de créativité

Les employés aspirent à de nouvelles façons d'interagir et à une alternative aux réunions en visioconférence stéréotypées ; alors, faites preuve de créativité.

Les réunions n'ont même plus besoin de se tenir entre les quatre murs du bureau. Encouragez vos employés à aller se promener de temps en temps tout en restant connectés via leur smartphone.

Toutes les idées ne sont pas forcément géniales. La variété est essentielle, alors n'ayez pas peur d'expérimenter. 

Veillez à recueillir les commentaires de votre équipe et à adapter votre approche en conséquence afin de maintenir un niveau d'engagement constant.

8. Combler les lacunes linguistiques

Les réunions publiques en ligne facilitent plus que jamais le rassemblement de personnes du monde entier. Le problème, c'est que tout le monde ne parle pas la même langue.

Pour que des personnes de nationalités et d'origines différentes puissent interagir en temps réel, elles ont besoin d'outils et de logiciels intuitifs offrant une interprétation fluide au fur et à mesure du déroulement de l'événement.

Les outils de traduction en temps réel comme la plateforme Interprefy permettent la traduction en direct lors d'événements multinationaux de toutes tailles, tout en aidant les organisations à promouvoir l'inclusion et à lever les barrières linguistiques, grâce à :

• Interprétation simultanée en direct par des interprètes de conférence
• Sous-titres en direct automatiques, traduits par IA
• Interprétation en langue des signes

Pouvoir profiter d'un événement dans sa langue maternelle est sans doute le moyen le plus efficace de créer une expérience immersive pour le public, à laquelle chacun peut participer.

9. Inversez les rôles dans votre section questions-réponses

Une fois que vous avez partagé les actualités de votre entreprise et vos objectifs à venir, assurez-vous que vos employés aient la possibilité de poser des questions et d'échanger directement avec votre équipe dirigeante.

Pensez à prévoir une séance de questions-réponses après chaque intervenant dans l'ordre du jour de votre réunion publique virtuelle.

Mais même dans les cultures les plus ouvertes et les plus solidaires, poser une question à la direction devant toute l'entreprise peut être intimidant. 

Les employés peuvent s'en abstenir par crainte de révéler une ignorance potentielle. Mais si un responsable prend la parole et pose une question, les employés ont l'opportunité de participer en toute confiance.

10. Faites simple !

Il n'y a rien de pire que d'aller à une réunion et de ne pas comprendre un mot de ce qui se dit. N'abordez les données financières que si vous parvenez à les rendre concrètes et à les relier aux priorités de l'entreprise.

Qu'il s'agisse d'un excès de jargon commercial ou de diapositives fatigantes pour les yeux, évitez les sujets trop compliqués lors de vos réunions générales et veillez à ce que le message soit simple, compréhensible et concis.      

Réunions publiques : un dialogue.

Les réunions publiques sont bien plus qu'une simple présentation d'un dirigeant d'entreprise devant une foule.

Ces événements d'envergure peuvent jouer un rôle essentiel pour stimuler le moral des employés, orienter la stratégie de l'organisation et, surtout, maintenir l'engagement de tous.

Même s'il peut encore être difficile de réunir l'ensemble du personnel lors d'un seul appel, maintenir l'engagement dès le début est un moyen infaillible de rendre vos réunions aussi agréables qu'instructives.