Outils, tactiques et fonctionnalités pour stimuler l'engagement lors d'événements en ligne

La pandémie de COVID-19 a été un facteur déterminant dans l'adoption rapide des environnements virtuels. 

Cela ne signifie pas pour autant que leur popularité croissante était imprévue : ce format s’est taillé une place de choix dans le paysage événementiel et continuera de transformer en profondeur l’organisation d’événements physiques. Les événements hybrides devraient gagner en importance, répondant aux besoins des participants présents sur place et à distance.

Et depuis un certain temps, les entreprises multinationales, les PME et les sociétés événementielles privilégient le numérique lorsque les événements physiques ne sont pas viables sur le plan logistique.

La crise actuelle n'a fait qu'accélérer la nécessité de se tourner vers une technologie axée sur le numérique.

Mais cette adoption rapide s'accompagne de difficultés initiales, notamment en ce qui concerne l'engagement des participants aux événements en ligne. Sans la stimulation d'un environnement réel et d'une conversation en face à face, comment les organisateurs peuvent-ils rendre leurs événements en ligne plus attrayants et interactifs pour les participants ?

Face à la lassitude du public en ligne, les organisateurs redoublent d'efforts.

Outre les difficultés liées à l'organisation d'un événement en ligne stimulant et captivant, nous constatons une augmentation de la « fatigue Zoom ». 

Des signaux non verbaux au langage corporel, les humains s'appuient sur bien plus que les mots pour comprendre ce qui est communiqué. Dans un environnement virtuel, cependant, nous manquons d'informations cruciales pour décoder le langage corporel, ce qui oblige notre cerveau à travailler davantage et peut entraîner de l'épuisement.

Ces défis stimulent l'innovation et incitent les organisateurs d'événements à se surpasser. Offrant un aperçu de ce que l'avenir réserve à l'engagement des participants lors d'événements en ligne, la plateforme NVIDIA Maxine, récemment annoncée, est une suite logicielle de visioconférence basée sur le cloud, accélérée par GPU et basée sur l'IA. Elle vise à améliorer la diffusion vidéo et l'engagement. Par exemple, la fonction d'alignement du visage permet d'ajuster automatiquement les visages afin que les participants apparaissent face à face pendant un appel, tandis que la correction du regard aide à simuler un contact visuel, même si la caméra n'est pas alignée avec l'écran de l'utilisateur.

De plus, Zoom a lancé la version bêta d'OnZoom , une plateforme d'expériences immersives proposant de nombreuses fonctionnalités supplémentaires pour dynamiser l'engagement. Microsoft fait de même, avec son offre d'intégrations pour Microsoft Teams en pleine expansion. Dans ce cadre, Microsoft a récemment annoncé avoir invité Interprefy à développer une intégration RSI pour Teams.

Tout porte à croire que les principaux acteurs du secteur redoublent d'efforts pour améliorer l'expérience des événements en ligne.

Répercussions mondiales de l'annulation des événements en présentiel

Nous n'avons pas encore constaté l'impact de l'annulation des événements en présentiel sur l'économie mondiale. Une étude commandée par l'Events Industry Council en 2018 montre à quel point les événements internationaux ont été des moteurs économiques essentiels jusqu'à présent :

• Les événements professionnels ont généré 1,07 billion de dollars de dépenses directes.

• Ces événements ont soutenu 10,3 millions d'emplois directs dans le monde et généré 621,4 milliards de dollars de PIB direct.

Les études de Bizzabo prévaut actuellement dans le monde des affaires :

• 93 % des spécialistes du marketing événementiel prévoient d'investir dans les événements virtuels à l'avenir.
• Grâce aux technologies événementielles, 89 % des entreprises économisent environ 200 heures par an. De plus, 20 % d'entre elles réalisent des économies de 360 ​​heures ou plus par an.
• À 57 %, la majorité des professionnels du marketing événementiel pensent que leurs budgets événementiels diminueront en 2021. 

À l'aube de l'ère de l'interactivité numérique, il incombe aux organisateurs d'événements de trouver des solutions novatrices pour générer les mêmes retombées économiques que celles mentionnées précédemment. C'est pourquoi les événements en ligne doivent offrir, voire surpasser, la valeur, l'engagement et l'interactivité des événements physiques.

Il s'ensuit que plus les événements sont attrayants, plus le nombre d'inscriptions sera élevé.

L'importance de l'engagement lors d'événements en ligne

On a presque l'impression que l'air se raréfie dans une salle quand un orateur perd l'attention de son auditoire. Il est déjà difficile de captiver un public en direct, alors imaginez la difficulté de s'imposer quand une personne peut simplement couper sa caméra et se laisser distraire.

L'engagement du public est un facteur essentiel à la réussite d'un événement. Non seulement il permet de briser la glace, mais il contribue également à une expérience globale plus enrichissante, dont les participants sont plus susceptibles de tirer des enseignements précieux.

Cependant, susciter l'engagement est plus facile à dire qu'à faire. Le rapport « État du secteur » d'Event MB illustre les préoccupations des organisateurs d'événements en matière d'engagement :

• Près de 50 % des organisateurs d'événements affirment que leur plus grande frustration réside dans l'incapacité perçue des technologies d'événements virtuels à égaler l'engagement en direct.
• Par ailleurs, 21 % considèrent que le manque d'expérience/de connaissances en matière de technologies virtuelles constitue leur principal défi.

À la lumière de ces statistiques, il semblerait que la solution pour générer de l'engagement soit double.

1) Les organisateurs et les hôtes doivent se familiariser avec la technologie pour exploiter pleinement son potentiel dans le cadre d'événements en ligne.

2) Qu’on le veuille ou non, l’environnement virtuel est différent de la scène physique. Au lieu de tenter de le reproduire, les organisateurs ont l’opportunité de capter l’attention d’un public beaucoup plus large.

Il suffit d'un peu de créativité...

Stratégies pour engager un public lors d'un événement en ligne

Créer un espace où les participants se sentent suffisamment à l'aise pour interagir et partager leurs idées commence avant l'événement. Heureusement, les organisateurs disposent de plusieurs outils et stratégies créatifs.

1. Susciter l'attente

Pour susciter l'enthousiasme avant un événement, les réseaux sociaux et l'email sont vos meilleurs alliés. Facebook et LinkedIn vous permettent de cibler les personnes les plus susceptibles de s'inscrire, grâce à des publicités payantes, des publications sponsorisées ou des formulaires contextuels. Ces outils peuvent rediriger les participants potentiels vers une page de destination au contenu pertinent ou vers la page d'inscription à l'événement. Une fois inscrits, les participants peuvent bénéficier d'une stratégie d'emailing ciblée pour entretenir leur intérêt et proposer aux lecteurs du contenu qui enrichira leur expérience de l'événement. 

2. Créer une expérience d'intégration fluide

Avant l'événement, il est judicieux de former les participants inscrits à l'utilisation de la plateforme et de ses fonctionnalités interactives. Ainsi, votre public pourra se concentrer sur les présentations au lieu de s'agacer de ne pas comprendre le fonctionnement du chat.

3. Prévoir des moments de détente grâce à la gamification

La gamification est un excellent moyen d'impliquer votre public, avant et pendant un événement. Intégrer des quiz, des énigmes et des jeux au programme permet également aux participants de savoir que des moments de détente sont prévus, ce qui peut être très appréciable si l'événement s'annonce particulièrement exigeant intellectuellement. 

Offrir des prix aux jeux en amont de l'événement peut inciter les gens à s'inscrire et à partager le contenu de l'événement afin de générer davantage d'inscriptions.

4. Limitez la longueur des fiches à une valeur digeste.

Enfin, soyez concis ! Prévoyez des ateliers et assurez-vous de réserver un temps pour les questions-réponses à la fin de chaque présentation. En allant à l’essentiel et en limitant la durée des interventions, vous maintiendrez l’attention du public. Lors du choix des animateurs, ne laissez rien au hasard : ils doivent maîtriser la plateforme, connaître les outils utilisés et avoir fait leurs preuves dans la création de contenu de qualité qui captive l’audience.

Limiter la durée de l'événement permet également de s'assurer que les participants s'engagent à consacrer du temps à une participation active. Imaginez que vous vous soyez inscrit à un événement virtuel de 8 heures : quelles sont les chances que vous restiez devant votre écran pendant toute la durée ? Ou bien alternerez-vous entre vos activités quotidiennes, vos réunions et des connexions/déconnexions ponctuelles ?

Choisissez soigneusement votre plateforme.

La plateforme que vous choisirez aura un impact direct sur l'engagement des participants à votre événement en ligne. Elle doit pouvoir gérer le nombre de participants attendu sans que la qualité de l'image et du son ne soit altérée. Elle doit intégrer un outil de chat ou de questions-réponses permettant une interaction rapide et facile avec les intervenants, ainsi qu'un espace central facilement accessible regroupant des ressources, de la documentation et du contenu utiles et informatifs pour les participants.

Pour favoriser le réseautage avant et après l'événement, recherchez des fonctionnalités qui permettent aux participants de programmer des rencontres individuelles avec les intervenants et/ou les autres participants sans avoir à quitter la plateforme.

Outils de traduction en temps réel pour les événements multinationaux

Les événements en ligne permettent plus que jamais de rassembler des personnes du monde entier. Pour que des personnes de nationalités différentes puissent interagir en temps réel, il leur faut des outils et des logiciels intuitifs offrant une traduction fluide tout au long de l'événement.

Les outils de traduction en temps réel pour les événements multinationaux favorisent l'inclusion et permettent à tous de participer pleinement. Pouvoir profiter d'un événement dans une langue que l'on maîtrise, sans difficulté, est un moyen efficace de créer une expérience réussie, susceptible de générer du bouche-à-oreille et de créer des partenariats avec des ambassadeurs de la marque.

Un engagement accru peut entraîner une augmentation des taux de présence.

Les organisateurs d'événements qui s'adaptent aux nouvelles technologies et méthodes de présentation bénéficieront à terme d'un engagement accru et de taux de participation plus élevés. 

L'un des moyens les plus efficaces de susciter l'engagement lors d'un événement en ligne est de veiller à ce que tous les participants, quelles que soient leur langue et leur nationalité, soient pris en compte.

D'une plateforme d'interprétation simultanée à distance (RSI) clé en main à l'intégration de l'interprétation en temps réel aux principales plateformes, Interprefy vous fournit les outils nécessaires à la réussite de vos événements. Grâce à notre solution d'interprétation en direct basée sur le cloud, vous pouvez proposer davantage de langues aux participants, accroître l'engagement du public et garantir la diffusion de votre contenu auprès d'une audience diversifiée.

Vous organisez un événement prochainement ? Réservez votre appel de présentation de 15 minutes avec un consultant commercial d’Interprefy pour découvrir comment offrir une expérience multilingue exceptionnelle et ainsi dynamiser l’engagement lors de votre événement en ligne.