L'expression « événement hybride » pourrait bien être le mot de l'année dans le secteur événementiel. Devenu incontournable , le concept d'événements hybrides a bouleversé le secteur, stimulant la créativité et l'imagination des organisateurs d'événements au-delà des contraintes des lieux physiques.
Les événements hybrides offrent des opportunités uniques à l'heure où nous entrons dans un monde mi-numérique, mi-physique . Selon EventMB , « 66,5 % des organisateurs d'événements prévoient d'utiliser le format hybride comme format de prédilection une fois que les événements en présentiel reprendront ».
Mais qu'est-ce qui pousse exactement la majorité des organisateurs d'événements à se tourner vers le format hybride ?
Les six principaux avantages des événements hybrides
Alors que le nombre d'événements virtuels organisés chaque jour ne cesse d'augmenter, les formats événementiels qui reposent fortement sur un lieu physique font progressivement leur retour. Nous aspirons tous à nous rencontrer en personne et la lassitude des visioconférences a sans aucun doute accru notre besoin d'interactions physiques. Mais le monde a changé, et notre façon de vivre et de travailler ne sera plus jamais la même.
La composante virtuelle et l'évolution rapide du paysage technologique événementiel offrent aux organisateurs d'événements la possibilité de créer des événements exceptionnels, tant pour les publics présents sur place que pour ceux qui se connectent virtuellement.
1. Développez votre événement
Les événements en présentiel présentent deux contraintes majeures : d’une part, la capacité d’accueil est souvent limitée par la taille des lieux, et d’autre part, les participants doivent pouvoir s’absenter, se déplacer et assumer les frais associés. Le passage au virtuel a démontré que les barrières physiques ne constituent pas un obstacle à la diffusion d’une audience large et répartie à travers le monde.
Le magazine The Atlantic , par exemple, a vu sa fréquentation multipliée par treize en organisant son festival annuel en ligne. Cette formule hybride permet aux organisateurs d'événements d'exploiter pleinement leur potentiel et d'accroître considérablement leur audience.
Le festival Coachella Valley Music and Arts est un excellent exemple des opportunités offertes par le format hybride. Face à un nombre limité de billets et à des millions de personnes impatientes d'y assister, l'équipe de Coachella a décidé en 2020 de proposer l'expérience à distance dans le monde entier. Le festival a investi massivement dans la diffusion en direct sur sa chaîne YouTube. Si les détenteurs de billets ont pu assister à l'événement en direct comme d'habitude, ce passage à un format hybride a été une véritable révolution pour les fans de musique qui ne pouvaient pas se déplacer. Un nouveau terme, « Couchella » , est né, désignant l'intégration de fêtes privées à domicile, confortablement installés dans leur canapé, au sein même du festival. Aujourd'hui, la chaîne YouTube de Coachella compte plus de 1,66 million d'abonnés.
En définitive, les événements hybrides peuvent vous aider à accroître votre visibilité, le trafic sur votre site web, les prospects commerciaux, ainsi que vos ventes de billets et vos parrainages.
2. Libérez le potentiel d'engagement de votre public
Les événements hybrides peuvent prendre de nombreuses formes, allant de la mise à disposition d'enregistrements à la demande après l'événement à une expérience interconnectée. Un événement hybride est bien plus qu'une simple diffusion en direct sur YouTube. Il permet à tous les participants, en présentiel et en ligne, d'interagir entre eux, avec les intervenants et avec le contenu. En offrant aux participants la possibilité de partager des idées, d'échanger avec les présentateurs et de nouer des contacts en temps réel, il transforme les spectateurs passifs en participants actifs.
Pour en savoir plus sur les outils, les tactiques et les conseils permettant de stimuler l'engagement du public, consultez cet article de blog .
3. Améliorer l’accessibilité et l’inclusion
Les événements hybrides permettent une plus grande inclusion. Les événements entièrement en présentiel sont limités à un lieu précis. Seules les personnes disposant des ressources, de la disponibilité et de la santé nécessaires pour s'y rendre peuvent y participer.
Cela limite non seulement le nombre de participants, mais aussi l'attrait d'intervenants de renom qui ne peuvent pas s'engager pour une journée entière à votre événement. Proposer un accès virtuel à votre événement vous permet d'accueillir des personnes du monde entier et d'enrichir votre contenu grâce à une diversité de points de vue.
Les technologies et services d'événements virtuels rendent cela possible. Ils permettent non seulement de connecter les participants du monde entier, mais aussi d'offrir à vos différents groupes de participants une valeur ajoutée grâce à des outils tels que l'interprétation en direct, le sous-titrage, l'interprétation en langue des signes ou la lecture d'écran.
En collaborant avec un prestataire d'interprétation simultanée à distance (ISR) comme Interprefy, les participants, qu'ils soient sur place ou en ligne, peuvent accéder à des traductions en direct, soit sur leur téléphone portable, soit via l'intégration d'Interprefy à la plateforme événementielle de votre choix. Ainsi, quel que soit le lieu où se trouve votre public, un interprète professionnel et expert dans le domaine concerné peut traduire le discours dans la langue de son choix à tout moment.
dans cet article de blog comment améliorer la diversité et l'inclusion de votre événement en ligne .
4. Obtenez davantage de données sur l'événement et des informations sur l'audience
Traditionnellement, les organisateurs d'événements devaient se fier à des indicateurs clés de performance (KPI) généraux, tels que les inscriptions ou la participation, pour évaluer le succès de leur événement. Mais depuis un an, les plateformes d'événements virtuels fournissent une multitude de données et d'analyses précises.
Vous pouvez centraliser et mesurer la participation et l'engagement des participants grâce à une plateforme événementielle hybride. En offrant un point d'accès unique où vos participants, qu'ils soient en présentiel ou en virtuel, peuvent s'inscrire, acheter leurs billets, interagir et visionner du contenu à la demande, vous obtenez des informations précieuses sur la performance de votre événement. Vous pouvez ainsi consulter des analyses en ligne sur la manière dont les participants interagissent avec votre événement : les sessions auxquelles ils assistent, la durée de leur présence et les sujets qui suscitent le plus d'intérêt.
Cela vous permettra, à terme, de mieux comprendre votre public cible, d'affiner vos événements futurs et d'aligner vos stratégies marketing et commerciales.
5. Améliorez votre empreinte carbone
Du transport à l'hébergement, en passant par la restauration et les déchets matériels, l'empreinte carbone d'un événement en présentiel peut vite devenir alarmante. Selon un rapport de Hope Solutions, le secteur événementiel britannique à lui seul 1,2 milliard de kg d'équivalent CO2 chaque année Une autre étude, publiée plus tôt cette année, conclut que les événements virtuels génèrent jusqu'à 40 fois moins d'émissions de carbone que les événements physiques.
Le passage au virtuel a permis de réduire considérablement l'impact du secteur sur les émissions. En continuant d'intégrer le virtuel, les organisateurs d'événements peuvent contribuer à un avenir plus écologique.
6. Restez agile et préparez-vous à l'imprévu.
L'une des leçons de l' année écoulée est la nécessité d'anticiper l'imprévu. Il est impossible de prévoir toutes les perturbations possibles ; il nous faut donc faire preuve de souplesse dans notre planification pour garantir la continuité des événements. Concevoir un événement hybride, sans se contenter d'ajouter du streaming, mais en accordant la même importance aux participants virtuels qu'aux participants présents physiquement, peut contribuer à réduire le risque d'annulation.
Conclusion
Les événements hybrides ne sont pas une nouveauté liée à la pandémie ; ils existaient bien avant l’invention de la distanciation sociale. Cependant, l’année écoulée a bouleversé nos modes de vie et de travail, créant ainsi de nouvelles opportunités événementielles uniques.
À l'aube d'un monde hybride, mi-numérique mi-physique, nous pouvons attirer et mobiliser des participants du monde entier. Qu'ils soient dans un centre de conférence, dans un café à l'autre bout du globe ou confortablement installés sur leur canapé en famille, ils voudront se connecter.
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