Améliorer la diversité et l’inclusion de votre événement en ligne

En raison de la COVID-19, les événements et conférences à travers le monde sont annulés en masse pour aider à atténuer la propagation du virus’.

Pour de nombreux organisateurs d'événements, la solution a été de déplacer les événements en ligne – en offrant des sessions plus petites et plus intimes pour les délégués. Les résultats ont été extrêmement positifs jusqu'à présent.

À bien des égards, cela représente l'avenir de l'industrie : c’est plus simple, plus économique et rapidement évolutif. Il n’y a aucune limite à ce qui peut être accompli et, du point de vue de la santé et de la sécurité, il n’y a aucun risque.

Mais bien que la transition en ligne offre des solutions, elle comporte également son lot de problèmes – le plus notable étant la question de la diversité et de l'inclusion.

Améliorer la diversité et l’inclusion lors des événements est un objectif continu pour les organisateurs et gestionnaires d’événements à travers le monde ; non seulement cela renforce la qualité du contenu et de l’engagement reçus, cela aide également à distinguer les événements.

Cependant, améliorer la diversité et l’inclusion lors d’un événement physique est déjà difficile, sans parler de celui qui est hébergé en ligne. Le défi reste le même, mais comment c’est traité est complètement différent.

Pour vous aider à garantir que vos événements en ligne soient divers, inclusifs et aussi réussis que possible, nous avons compilé quelques conseils pour vous accompagner au cours des prochains mois et dans le futur en matière de diversité et d’inclusion pour les événements en ligne.

Supprimer les barrières linguistiques

Si vous voulez rendre vos événements en ligne plus diversifiés et inclusifs, vous devez éliminer les barrières linguistiques. Vous pouvez le faire en fournissant des services d’interprétation et de traduction aux participants afin qu’ils puissent écouter le contenu dans la langue de leur choix.

Il existe une opportunité ici pour les organisateurs et gestionnaires d’événements en ligne de toucher et d’attirer un public plus diversifié. Trop souvent, les gens ne se rendent pas aux événements qui les intéressent parce que les sessions et le contenu sont présentés dans une langue qu’ils ne comprennent pas ou ne maîtrisent pas bien. Cependant, en déplaçant vos événements en ligne, en faisant appel aux services d’interprètes et en leur permettant de travailler à distance, vous pouvez éliminer instantanément ce problème et commencer à proposer du contenu dans différentes langues. Plus vous pouvez offrir de langues, plus votre événement devient accessible, divers et inclusif.

Sélectionnez un panel d'intervenants divers

Un problème principal dans le secteur des événements d’aujourd’hui est le manque de diversité. Cela concerne l’ethnicité, le parcours, le niveau d’éducation et l’expérience.

Pour rendre vos événements en ligne plus diversifiés (et donc plus intéressants et représentatifs des enjeux d'aujourd'hui), faites appel à une variété d'experts issus de différents milieux et parcours de vie. Par exemple, si vous organisiez un événement sur “Réussir en affaires” et que tous vos intervenants en ligne étaient des hommes blancs dans la soixantaine, tandis que votre public est composé d'hommes et de femmes plus jeunes, noirs et blancs, votre public se sentira-t-il inclus ? Probablement pas.

Donc, lorsqu'il s'agit de diversité et d'inclusion, prendre en compte la composition de votre public et ce qu'ils attendent est essentiel. Priorisez les femmes, les intervenants LGBTQ et les intervenants issus de minorités – non pas à des fins de relations publiques mais parce qu'ils possèdent également des connaissances et des perspectives précieuses qui ne se trouvent pas ailleurs. En outre, envisagez de procéder à une sélection d'intervenants “à l'aveugle”. Définissez vos critères de base – c.-à-d. l'âge (cela dépendra du public), le secteur, l'expertise – mais ne demandez aucune autre information d'identification. Ainsi, vous vous assurez que les intervenants sont choisis en fonction de la qualité de leur candidature.

Élargissez votre marketing

Ne vous contentez pas de commercialiser votre événement en ligne auprès d'un seul public – pensez aux autres publics qui pourraient être intéressés par les séminaires et les sessions que vous proposez. Réalisez quelques enquêtes en ligne et des études de marché pour comprendre qui pourrait être intéressé.

Avec les informations que vous obtenez, vous pouvez commencer à identifier d'autres publics qui pourraient vouloir participer à vos événements en ligne. Vous pouvez alors prendre une décision éclairée sur les langues pour lesquelles engager des interprètes et, en fonction de qui souhaite assister à votre événement, adapter votre plateforme selon les besoins.

Il s'agit d'une approche relativement peu coûteuse qui peut offrir des retours incroyables pour votre événement. Lancez votre ligne de pêche et voyez ce qui mord !

Offrez des réductions pour les événements en ligne ou des billets de tombola pour l'entrée

Le coût et la disponibilité peuvent être les obstacles les plus importants à l’entrée pour de nombreuses personnes. Il y aura sans aucun doute ceux qui souhaitent se rendre à votre événement mais soit a) ne peuvent pas se le permettre ou b) il n’y a plus de billets disponibles.

Pour rendre vos événements en ligne plus inclusifs et, par conséquent, plus diversifiés, il vaut la peine d’envisager des réductions de billets et des subventions afin de permettre à davantage d’entreprises de participer – pensez aux organisations non gouvernementales, en particulier aux organisations à but non lucratif qui dépendent de subventions et de dons, ainsi qu’aux établissements d’enseignement qui ont des budgets limités et ne peuvent pas se permettre de dépenses ‘extracurriculaires’.

En outre, envisagez de garder des billets supplémentaires en réserve et de les réduire pour des organisations spécifiques avec lesquelles vous souhaitez vous connecter ou que vous savez incapables de s'engager avant une certaine date. Les organisations internationales, par exemple, peuvent avoir besoin de temps pour décider qui elles veulent faire participer à votre événement en ligne.

Enfin, à mesure que la date de l'événement approche, organisez des tirages au sort pour s'inscrire sur les réseaux sociaux. Les gens seront enclins à partager ce que vous’êtes faisant, élargissant ainsi votre portée et vous aidant à attirer davantage de parties intéressées!

Faire tout ce qui précède n’est pas seulement esthétique, cela montre aux entreprises que vous vous souciez d’elles et que vous souhaitez rendre vos événements en ligne accessibles à tous.

Comment Interprefy peut‑il aider ?

Nous ne gérons ni n'hébergeons d'événements, mais nous pouvons fournir une plateforme pour rendre vos événements plus diversifiés, inclusifs et attrayants.

Notre plateforme – Interprefy – rend les événements plus accessibles en permettant qu'ils soient hébergés en ligne et diffusés dans différentes langues.

Interprefy est une plateforme d’interprétation basée sur le cloud pour les événements en ligne et sur site. Grâce à elle, les interprètes peuvent travailler de n’importe où, leur permettant de fournir leurs services à distance.

Les participants à l'événement peuvent assister aux événements “numériquement” en se connectant à la plateforme via l'application Interprefy, et ils peuvent écouter le contenu dans la langue de leur choix – livré en temps réel par l'interprète. Avec Interprefy, vous pouvez améliorer l'expérience de l'événement ainsi que la diversité et l'inclusion, le tout avec un investissement minimal.

Pour en savoir plus sur les tendances qui façonnent actuellement la gestion d'événements en 2020, téléchargez notre eBook gratuit en cliquant sur le bouton ci-dessous.