La généralisation des webinaires a considérablement simplifié les échanges avec des collègues et des publics du monde entier. Cependant, l'organisation de conférences multilingues en ligne recèle quelques erreurs de débutant fréquentes qui peuvent compromettre leur réussite.
Faire de votre événement multilingue une expérience fluide pour tous peut s'avérer complexe et nécessite bien plus que la simple mise à disposition du contenu en plusieurs langues. L'anticipation et le travail d'équipe sont essentiels pour éviter les écueils courants.
1. Mauvaise qualité sonore
Cela peut paraître évident, mais c'est trop souvent la principale raison des échecs lors des réunions en ligne. Il va de soi que la communication verbale n'est efficace que si tous les participants peuvent entendre et comprendre clairement. Or, c'est d'autant plus important pour les interprètes chargés de traiter et de retranscrire la parole dans une autre langue en temps réel.
Pour exercer leur métier, les interprètes ont besoin d'un son clair et net, ce qui permet au public de comprendre et de participer. Un environnement calme et l'utilisation de microphones de qualité avec réduction de bruit contribuent à résoudre ce problème. Les casques d'écoute filaires permettent non seulement de réduire le bruit et d'améliorer la qualité audio, mais aussi d'éviter l'écho.
Gorica Ivanovic, superviseure de gestion de projet chez Interprefy, explique : « Environ 70 % des réunions où les intervenants ne portent pas de casque rencontrent des problèmes de son. Une mauvaise qualité sonore impose une fatigue supplémentaire à tous les participants, y compris les interprètes. Ces derniers risquent alors de compromettre leur traduction, tandis que le public peut vivre une expérience utilisateur tellement désagréable qu’il tente de résoudre le problème de son sur ses appareils, se déconnecte et finit par se désintéresser de la réunion. »
Conseil n° 1 : Assurez-vous que tous les intervenants soient informés de l’utilisation de microphones ou de casques de qualité et qu’ils effectuent un test sonore au préalable.
Ressources utiles pour améliorer la qualité audio :
- Article de la base de connaissances : Règles de conduite à adopter par les intervenants lors de réunions avec interprétation simultanée
- Les intervenants peuvent utiliser l'outil de test en ligne d'Interprefy avant l'appel pour effectuer un test audio de leur configuration : Lancer le test avant l'appel avec Interprefy
2. Briefing de dernière minute ou absence d'interprète
Bien que les interprètes soient des experts linguistiques et du sujet traité, chaque organisation possède sa propre terminologie, ses acronymes et ses noms propres, spécifiques à la réunion. Afin de garantir la précision des traductions, il est important de fournir aux interprètes, bien avant la réunion, les sujets abordés, les noms et acronymes, le vocabulaire technique, le matériel de présentation et, de manière générale, un maximum d'informations contextuelles.
Conseil n° 2 : Planifiez l’interprétation bien à l’avance afin de disposer de suffisamment de temps pour réserver et préparer les interprètes adéquats.
3. Aucun support technique dédié
Lors d'événements en présentiel, où les intervenants prennent la parole, l'assistance technique est souvent négligée, notamment par les organisateurs qui sous-estiment l'importance du matériel audiovisuel personnel des participants. Qu'il s'agisse d'une réunion en présentiel ou en virtuel, le pire serait de se retrouver face à un problème technique sans personne pour le résoudre.
Les réunions en ligne nécessitant une interprétation simultanée exigent une vérification audio approfondie avant l'événement et des outils adaptés pour tous les participants. Les plateformes d'interprétation simultanée à distance, telles qu'Interprefy, offrent aux interprètes une console logicielle pour collaborer avec leurs partenaires en cabine virtuelle, ainsi qu'une console et une équipe d'assistance à distance qui surveillent les canaux et interviennent en cas de problème technique sur l'ordinateur portable d'un interprète.
« Collaborer avec l'équipe d'assistance à distance d'Interprefy signifie que nous aidons nos clients à organiser leurs réunions et assistons les interprètes avant l'événement, afin de garantir une qualité et une fiabilité constantes. Dès le début de l'événement, nous supervisons l'intégralité de la réunion ou du webinaire, ainsi que les aspects techniques, comme les canaux d'interprétation. Nous sommes donc les premiers à détecter le moindre problème. Lors d'événements en direct, la réactivité est souvent déterminante pour le succès », explique Gorica Ivanovic.
Conseil n° 3 - Ne risquez pas que votre réunion ou conférence échoue à cause d'erreurs techniques : travaillez avec une équipe de production ou de support technique.
4. Oublier que vous êtes interprété
Le métier d'interprète est semé d'embûches, parfois insoupçonnées par ceux qui ne sont pas familiers avec les défis de l'interprétation linguistique . Prenons, par exemple, le débit de parole. En conversation normale, il se situe entre 120 et 150 mots par minute. Au-delà de 160 mots par minute, l'auditeur peut avoir des difficultés à assimiler le contenu. Cela peut paraître beaucoup, mais c'est fréquent dans certaines langues, chez certains locuteurs et dans certaines situations. Les présentations, par exemple, sont souvent lues rapidement, sans intonation ni rythme, ce qui rend le travail de l'interprète extrêmement difficile.
De même, les discussions où plusieurs personnes prennent la parole simultanément sont fréquentes lors des réunions ; il est donc important de rappeler aux intervenants que des professionnels qualifiés assurent l’interprétation en temps réel, mais qu’ils ne peuvent le faire que pour une personne à la fois.
Conseil n°4 - Rappelez aux orateurs que les interprètes écoutent et traduisent, leur discours doit donc être clair, concis, rythmé et ne pas interrompre les autres orateurs.
Règles de conduite à adopter pour les intervenants lors de réunions avec interprétation simultanée
Visionnez cette courte vidéo qui présente quelques conseils simples et efficaces pour les intervenants lors de réunions avec interprétation simultanée. Nous vous recommandons vivement de la partager avec les intervenants avant la réunion.
Conclusion
Le succès d'un événement multilingue repose sur plusieurs facteurs, au-delà du simple choix de la plateforme et des interprètes professionnels. Interprefy vous accompagne pour que votre événement se déroule sans accroc pour tous les participants et prévient les erreurs grâce à une plateforme de réunion dotée de fonctionnalités d'interprétation, des interprètes qualifiés et formés, une formation des intervenants et un soutien technique et de gestion de projet personnalisé avant, pendant et après votre événement.
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- Règles de conduite à adopter pour les intervenants lors de réunions en ligne
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