Dix conseils pour créer des événements hybrides internationaux exceptionnels

La pandémie de COVID-19 et les confinements qui ont suivi en 2020 et 2021 ont contraint les organisateurs d'événements à repenser la manière dont ils organisent des conférences, des séminaires, des ateliers et autres réunions.

La sécurité étant une préoccupation majeure et le principal obstacle à l'organisation d'événements en direct , les organisateurs d'événements avaient besoin d'une solution alternative.

Pour beaucoup, les événements numériques ont constitué une solution naturelle et économique : ils ont permis aux organisateurs d'événements de poursuivre leurs activités tout en respectant les consignes de distanciation sociale.

Mais ce n'est pas tout : combinant le meilleur du numérique et du présentiel, les événements hybrides offrent plusieurs avantages par rapport aux événements traditionnels, notamment une plus grande portée, une durabilité (tant du point de vue environnemental que financier), une plus grande inclusivité, une flexibilité pour les participants — qui peuvent choisir leur mode de participation, avec beaucoup moins de bureaucratie puisqu'ils sont accessibles en ligne — et bien plus encore.

Maintenant que les restrictions liées au confinement sont levées, de nombreux organisateurs d'événements prévoient de continuer à utiliser ou d'adopter des formats hybrides, en renforçant leur présence sur site tout en tirant parti des solutions en ligne. Selon une étude du Event Manager Blog (une marque de Skift), 70 % des événements sont désormais hybrides ou offrent la possibilité d'y participer virtuellement.

Les événements hybrides sont clairement devenus un format incontournable. Le marché mondial des événements virtuels était évalué à 77,98 milliards de dollars en 2019 et devrait connaître une croissance annuelle composée (TCAC) de 23,2 % entre 2020 et 2027. Parallèlement, de nombreux professionnels de l'événementiel recherchent de nouvelles façons d'exploiter les technologies en ligne et virtuelles pour créer des expériences inédites.

Mais revenons un peu en arrière et abordons une question importante. 

Qu'est-ce qu'un événement hybride ?

En termes simples, un événement hybride est un salon professionnel, une conférence, un séminaire, un atelier ou toute autre réunion qui combine un événement en présentiel avec une composante virtuelle en ligne.

Prenons l'exemple d'un séminaire : les intervenants (ou panélistes) pourraient se réunir en personne, tandis que le public assisterait à distance via des solutions de visioconférence. Cette approche présente plusieurs avantages, notamment la réduction des coûts et de l'espace physique dédié à l'événement, ainsi que la possibilité pour les organisateurs de toucher un public plus large et de susciter un engagement accru.

Vous pourriez également être intéressé par notre article de blog intitulé « Qu'est-ce qu'un événement hybride et comment puis-je m'y prendre ? »

Pourquoi organiser un événement hybride ?

Comparés aux événements traditionnels en présentiel, les événements hybrides sont fondamentalement plus accessibles et offrent le « meilleur des deux mondes » — voire plus. 

Par exemple, la composante en ligne des événements hybrides permet une expansion illimitée, offrant ainsi aux organisateurs la possibilité d'atteindre des publics auparavant inaccessibles. De nouveaux publics parlant différentes langues peuvent également être facilement pris en charge grâce à des interprètes, qui peuvent travailler à distance puisque votre événement se déroule en ligne. Plus besoin de payer de visas ni de billets d'avion. Il vous suffit d'installer une plateforme de gestion d'événements en ligne et une solution d'interprétation en temps réel (telle qu'Interprefy) pour que cela soit possible. Une autre option consiste à utiliser une solution de traduction vocale par IA, comme Interprefy Aivia , qui fonctionne aussi bien pour les participants en présentiel que pour les participants virtuels.

De plus, en organisant vos événements en ligne, vous gagnez en « flexibilité » : vous n'êtes plus contraint par une date ou un lieu précis et vous n'avez peut-être même besoin que d'une salle plus petite.

Nous connaissons tous les avantages des événements en présentiel — connectivité, personnalisation, etc. — et cela reste vrai même pour les événements hybrides, qui offrent aux participants la possibilité d'y assister en personne.

Pour en savoir plus sur les avantages des événements hybrides, cliquez ici .

Bien sûr, les événements hybrides peuvent présenter des défis, qu'il s'agisse de la logistique, de la création de valeur pour les exposants et les sponsors, ou encore de la gestion des différents fuseaux horaires. Mais le véritable enjeu sera de repenser le public cible. Proposer un événement en présentiel avec un accès en ligne en option risque de décevoir les participants à distance.

La clé pour relever ce défi est de créer un seul événement, mais deux expériences – et nous avons quelques conseils de bonnes pratiques à vous donner sur la façon d'y parvenir.

Conseils pour organiser un événement hybride réussi

• Concentrez-vous sur vos deux publics.

Comprendre votre public vous permettra de cibler les nombreuses solutions et astuces pour vos événements hybrides. Une fois les besoins de vos participants identifiés, vous pourrez choisir la technologie adaptée, comme les plateformes de gestion d'événements, et définir l'expérience. Veillez à prendre en compte les besoins de vos deux publics de manière équilibrée. Bien qu'il puisse être tentant de privilégier légèrement les participants en présentiel, compte tenu des coûts plus élevés liés à leur participation (voyage, visa, billets, etc.), le nombre de participants à distance peut largement dépasser celui des participants en présentiel. Il est donc essentiel de bien cerner les besoins des différents publics que vous attirerez.

• Prévoyez des représentants sur place et en ligne pour vos participants.

Pour faciliter les échanges entre votre public et les autres participants, prévoyez des représentants à la fois pour l'événement sur place et en ligne. Ces représentants pourront accueillir vos invités, leur fournir des informations et du contenu, et les orienter vers ce qu'ils recherchent. 

Les représentants en ligne sont particulièrement importants, car ils peuvent aider les participants à résoudre tout problème technique qu'ils pourraient rencontrer, partager du contenu utile et les aider à entrer en contact avec d'autres participants en ligne.

• Mettez en place une stratégie marketing et de contenu

Pour maximiser la participation à votre événement hybride, assurez-vous d'en assurer la promotion bien en amont. Cela peut inclure le marketing par e-mail, les réseaux sociaux (essentiels dans le monde numérique actuel) et la mobilisation de vos intervenants et sponsors. Il est judicieux de leur demander de promouvoir votre événement via leurs plateformes (notamment LinkedIn), car vous bénéficierez ainsi d'une audience déjà établie et engagée. 

Pensez également à créer du contenu exclusif pour les participants potentiels : indiquez clairement sur la page d’accueil de l’événement que les personnes inscrites auront accès à du contenu exclusif. Cela peut susciter un vif intérêt et un fort engouement autour de votre événement. Une fois celui-ci terminé, rendez ce contenu accessible à tous afin de continuer à attirer des personnes intéressées.

• Bénéficiez de la meilleure assistance technique en ligne et sur site

Que se passe-t-il en cas de panne de microphone ou de problèmes de connexion ? Pour chaque incident potentiel, une assistance est indispensable, bien plus que pour un simple événement en ligne ou hors ligne. De plus, une bonne communication est essentielle entre les équipes sur place et en ligne. Interprefy peut s'appuyer sur son réseau de partenaires audiovisuels locaux. Nous pouvons également collaborer avec les partenaires du client.

Idéalement, pour vos événements hybrides, vous devriez disposer de personnel technique et de partenaires assurant un suivi rigoureux afin de remédier à tout problème ; vous devriez également rassurer les participants (en ligne et hors ligne) quant à la reprise prochaine du service normal.

Si votre solution de gestion d'événements en ligne tombe en panne, il est toujours judicieux de disposer d'une solution de secours pouvant être déployée rapidement. 

• Trouvez le lieu idéal et travaillez avec les propriétaires. 

Chaque lieu est unique ; beaucoup possèdent leurs propres équipements de série. Certains sont mieux adaptés à l’organisation d’événements que d’autres (par exemple, avec des podiums et un système de sonorisation déjà installés). Il vous faudra donc évaluer soigneusement chaque option afin de déterminer celle qui convient le mieux à votre événement hybride. 

La capacité de connexion est essentielle, bien entendu, car vous vous adresserez à un public en ligne et aurez besoin de flux vidéo et audio de haute qualité. De même, l'esthétique du lieu sera importante tant pour les participants sur place que pour ceux en ligne ; veillez donc à choisir un endroit agréable à regarder et qui reflète le thème de votre événement. 

Outre le choix du lieu idéal, collaborez avec les gestionnaires pour concevoir une architecture intérieure optimale. Veillez également à ce que l'événement soit le plus sûr et le plus écoresponsable possible. Cela rassurera les participants et renforcera l'image de marque. 

Ressource recommandée :

 Guide pour l'organisation d'événements écoresponsables : Téléchargement gratuit

• Utilisez les plateformes et la configuration appropriées. 

Les plateformes de gestion d'événements en ligne et d'hébergement virtuel offrent toutes des fonctionnalités différentes. Certaines conviennent aux événements et conférences de grande envergure, tandis que d'autres excellent dans les réunions plus restreintes et personnalisées. 

Prenez le temps d'évaluer les solutions proposées et comparez-les à vos besoins. Il est préférable de trouver une solution adaptée à vos exigences plutôt que d'investir dans une solution complète dotée de fonctionnalités que vous n'utiliserez jamais. 

Outre le choix des plateformes adaptées à votre événement hybride, vous aurez besoin de partenaires et d'une infrastructure technique pour votre événement en présentiel et pour assurer la connexion avec votre événement virtuel. Il vous faut une équipe prête à gérer l'ensemble de ces aspects, ainsi que du personnel pour prendre soin des participants. Sans cela, vous vous exposez à des risques considérables et imprévus. 

• Ne négligez pas la barrière linguistique.

Un événement hybride étant beaucoup plus accessible, vous pouvez vous attendre à ce que des participants du monde entier y assistent. De ce fait, il est essentiel de prévoir des traducteurs et des interprètes capables de répondre aux besoins linguistiques les plus courants. Le moyen le plus simple d'obtenir cette information est d'analyser les données relatives à vos participants : quelles sont les langues les plus parlées ? En fonction de ces informations, trouvez des traducteurs et des interprètes adaptés à vos besoins.

Pour garantir une expérience optimale, aussi bien sur place qu'en ligne, vous avez besoin de solutions d'interprétation en temps réel qui leur permettent d'écouter le contenu et de l'interpréter pour le public. 

Des solutions comme Interprefy facilitent la diffusion d'événements à grande échelle auprès d'un public multinational, et les interprètes peuvent travailler de n'importe où et à tout moment. De plus, les équipes d'assistance technique et de gestion de projet d'Interprefy peuvent vous accompagner sur site ou à distance.

Le plus intéressant ? Interprefy s’intègre à la plupart des plateformes populaires de visioconférence, de gestion d’événements et d’hébergement virtuel. Son installation est donc très simple.

• Faire passer l'accessibilité un pas de plus

• Faites-en une voie à double sens

L'ingrédient clé pour susciter l'engagement du public est de donner aux participants la possibilité d'interagir et de communiquer entre eux. Cette interaction réciproque est facile à mettre en place grâce à une infrastructure technologique adaptée. Par exemple, les intervenants peuvent intégrer les contributions des participants virtuels en consultant la fenêtre de chat ou en confiant à un modérateur la sélection et la diffusion des commentaires intéressants ou amusants. Une autre stratégie consiste à diffuser certains flux vidéo des participants virtuels pendant la présentation. Lorsque chaque participant se sent partie intégrante de l'événement, l'expérience n'en est que plus immersive et enrichissante.

• Maintenez la dynamique

Une fois l'événement terminé, il est essentiel de prolonger l'élan en proposant du contenu pertinent aux participants. Vous pouvez également organiser des événements complémentaires, comme une table ronde pour approfondir les thèmes clés ou même offrir aux participants la possibilité d'y adhérer s'ils répondent à certains critères. En maintenant cette dynamique après l'événement, vous optimiserez votre investissement et créerez un cycle continu de visibilité et d'engagement pour votre marque.

Les événements hybrides sont là pour durer.

Alors que les organisateurs et les participants continuent de prendre conscience des avantages de pouvoir choisir comment ils organisent et assistent respectivement à des événements, les événements hybrides continueront d'attirer un public du monde entier, en ligne comme hors ligne.

Le défi pour les organisateurs d'événements réside dans la complexité d'une double approche. Un seul événement, deux expériences : elles doivent être cohérentes. L'offre en ligne doit être reproduite aussi fidèlement que possible hors ligne. Les organisateurs doivent analyser attentivement la manière dont leurs événements sont vécus par les deux publics et utiliser ces informations pour améliorer continuellement leurs prestations.