Repenser le succès des événements : comment les indicateurs de performance des événements changent pour le mieux

Beaucoup considèrent Cléopâtre comme la première organisatrice d'événements enregistrée de l'histoire. Elle connaissait la valeur de rassembler les gens pour des célébrations, des annonces et d'autres occasions. Célèbre pour avoir transformé la rencontre avec le général romain Marc Antoine en un événement fabuleux. Cléopâtre est entrée dans la réunion en flottant sur le Nil à bord de l'équivalent antique d'un yacht de luxe — vêtue de la déesse Vénus. On ne peut pas dire qu'elle n'ait fait une entrée remarquée.

L'objectif de Cléopâtre pour la rencontre avec Marc Antoine était clair : elle voulait établir une connexion étroite avec lui. Le résultat de son événement ? Sa dynastie a pu survivre un jour de plus. Des festivals saisonniers à la fête moderne du Nouvel An, les événements conservent le même objectif sous-jacent : créer des liens et rassembler les gens pour une expérience partagée.

Bien que l'objectif des événements n'ait pas changé, l'investissement important nécessaire à la création d'événements d'affaires modernes signifie qu'il y a davantage en jeu. C'est particulièrement le cas aujourd'hui, avec une vaste gamme d'outils technologiques facilitant de nombreuses parties de la gestion d'événements.

Les événements hybrides et virtuels vont encore plus loin, car de nombreux (voire tous) participants vivent l'événement via leurs appareils. En plus d'être accessibles via des appareils, les événements en ligne peuvent être rejoints depuis presque n'importe où sur le globe. Cela offre aux entreprises l'opportunité d'atteindre un public à grande échelle. Mais atteindre le plus grand public possible est-il le signe d'un événement réussi ? Certaines entreprises bénéficient certainement de l'organisation d'événements plus petits qui favorisent des connexions plus profondes et des expériences de réseautage plus significatives.

Avec tant de facteurs changeants et de modèles d'affaires en jeu, examinons comment le « succès » des événements a évolué pour répondre à l'environnement commercial contemporain.

Quels indicateurs de succès devez‑vous privilégier ?

Quels sont vos objectifs d'événement ? Et comment savez‑vous quand vous les avez atteints ? Répondre à ces questions vous donnera une idée de ce que le succès signifie pour votre entreprise. Mais pour déterminer le succès, vous devez d’abord choisir les indicateurs appropriés qui suivent votre progression dans la réalisation de vos objectifs d'événement.

Voici quelques‑unes des métriques les plus importantes pour mesurer le succès des événements modernes :

1. Nombre de participants

Mesurer le nombre de personnes qui assistent à votre événement est un moyen simple de déterminer le succès. Mais lors du comptage de la présence, il faut faire la distinction entre les personnes inscrites et celles qui ont réellement assisté — comme la recherche Bizzado montre que seulement la moitié des participants inscrits se présentent généralement le jour de l'événement.

Lors de l'évaluation du nombre de participants, considérez combien de participants quittent votre événement avant qu’il ne se termine officiellement. Bien qu’il soit naturel que les personnes se déconnectent pendant les événements, vous pourriez avoir un problème d’engagement si un nombre important de participants quittent l’événement.

2. Revenus ou billets vendus

Si vous organisez un événement payant, la rentabilité et le retour sur investissement sont extrêmement importants.

Avec une comptabilité adéquate, cette métrique devrait être facile à déterminer. Il suffit d’additionner tous vos revenus puis de soustraire vos coûts fixes. Un événement réussi aura généré un bénéfice sain.

3. Activité et couverture des médias sociaux

L'impact d'un événement peut également être mesuré par le nombre de participants qui parlent de leurs expériences. Comme la plupart des publics sont connectés numériquement, le suivi des mentions sur les réseaux sociaux vous fournit un indicateur en temps réel du succès de l'événement. Le nombre de mentions positives ou négatives constitue une métrique quantitative, tandis que la lecture des publications des participants vous offre des données qualitatives sur la perception qu'ils ont de votre événement.

Pour faciliter le suivi sur les réseaux sociaux, partagez le nom de votre événement et encouragez les participants à utiliser un hashtag simple et spécifique à l'événement. En plus d'examiner les publications, l'analyse des sentiments et les indicateurs d'engagement sont importants pour déterminer comment le public interagit avec les événements.

4. Données générées

Pour les événements virtuels et hybrides, la qualité et la quantité des données générées peuvent constituer un indicateur de succès. Si votre objectif est d’améliorer votre événement, par exemple, la génération de données sur l’engagement du public est essentielle pour atteindre votre objectif. Ou, si vous’êtes en train d’utiliser les événements pour atteindre de nouveaux prospects, la collecte de données prospectives est centrale pour comprendre puis convertir ces prospects.

Mais la qualité est extrêmement importante ici, car des données de mauvaise qualité causeront plus de mal que de bien. Par exemple, une capture de données médiocre peut créer une image incomplète des prospects. Cela peut entraîner de mauvaises expériences client lorsque vous utilisez des messages inappropriés pour cibler ces clients.

5. Génération de prospects

Si vous utilisez les événements pour créer des prospects commerciaux, le succès d’un événement peut être mesuré par le nombre de leads générés. Comme tous les leads ne se convertissent pas, la manière dont vous qualifiez et attribuez vos leads est un facteur crucial lors de l’utilisation de cette métrique. Comptabiliser les leads non qualifiés, par exemple, peut vous donner une fausse impression du succès de l’événement.

Une autre façon de mesurer le succès consiste à comparer le coût d’acquisition par lead (CPA) des événements à vos autres stratégies de génération de leads. Cela vous donnera une bonne idée de savoir si votre argent est mieux dépensé ailleurs.

6. Bonheur et satisfaction des participants

Comment savoir si les participants ont apprécié votre événement ? Vous leur demandez.

Les enquêtes sont une tactique directe pour obtenir les retours des participants sur les événements. Selon les informations que vous’êtes à la recherche, les enquêtes peuvent être envoyées avant, pendant ou après les événements. Pour améliorer les taux de réponse, gardez les enquêtes courtes et faciles à répondre. Avec la bonne plateforme d'événement, les enquêtes peuvent être déployées de manière fluide pour les événements virtuels et hybrides.

Pour obtenir des informations plus approfondies sur la satisfaction des participants, envisagez de formuler vos questions afin de pouvoir déterminer votre Net Promoter Score (NPS). Cela implique de poser aux participants des questions clés concernant la probabilité qu'ils recommandent votre événement.

7. Inclusion et diversité

Le succès d’un événement peut être évalué par la qualité des conversations et l’expertise de votre intervenant sur le sujet. C’est pourquoi l’inclusivité et la diversité sont devenues des indicateurs d’événements de haute qualité. Plus votre panel d’intervenants est diversifié, plus les conversations bénéficient d’une richesse d’idées, de perspectives et d’expériences. Lorsque les participants se voient représentés, ils sont également plus susceptibles d’assister à votre événement.

En examinant votre dernier événement, demandez‑vous : les participants et les intervenants étaient‑ils suffisamment représentatifs des voix et des expériences diverses ? Et ces différentes voix ont‑elles bénéficié d’un temps et d’un espace égaux pour transmettre leur message ?

8. Succès technique

À mesure que les événements virtuels gagnent en sophistication, les organisateurs d'événements doivent se concentrer sur la qualité audio et visuelle. Dans la quête de l'excellence technique, le succès se mesure au nombre (ou à l'absence) de problèmes et de temps d'arrêt. En particulier, les organisateurs d'événements doivent accorder une attention particulière à la qualité audio et visuelle, à la qualité du streaming et à la fluidité d'accès à votre événement.

Des stratégies visant à améliorer l'engagement du public, telles que la gamification, nécessitent souvent plusieurs outils numériques. Le degré d'intégration fluide de ces outils constitue une autre mesure du succès de l'événement.

Erreurs courantes lors de la mesure du succès d'un événement

Savoir quels indicateurs utiliser n'est que la première étape pour mesurer la performance d'un événement. La prochaine étape consiste à éviter les idées reçues et les erreurs courantes que les organisateurs d'événements commettent lorsqu'ils évaluent le succès d'un événement. En voici quelques‑unes :

• Se laisser distraire par des métriques superficielles — ne vous concentrez pas sur des métriques qui ne font que donner l’impression que votre événement est uniquement réussi. Au contraire, concentrez‑vous sur des mesures précises et significatives qui offrent une véritable indication du succès de l’événement.
• Ignorer les données qualitatives — certains indicateurs d'événement sont difficiles à quantifier. L'expérience des participants, l'accessibilité, l'inclusivité et la qualité du streaming sont des exemples de facteurs qualitatifs qui ne doivent pas être négligés.
• Mesurer l'expérience d'un seul type de participant — les expériences du public peuvent différer selon les groupes démographiques. Si vous avez des publics multilingues, par exemple, les participants anglophones peuvent avoir des retours différents de ceux des participants hispanophones. Dans ce cas, obtenir des informations des deux segments d'audience est essentiel pour comprendre comment votre événement a été perçu dans son ensemble.
• Négliger la ‘vue d’ensemble’ — Se concentrer excessivement sur un ensemble limité de métriques peut entraîner des échecs dans d’autres domaines. Si vous organisez un événement bien fréquenté mais de faible qualité, par exemple, vous concentrer sur les ventes de billets peut vous amener à négliger le faible niveau des expériences événementielles. Proposer des événements de mauvaise qualité peut conduire à une baisse des ventes de billets à l’avenir.
• Mesurer la mauvaise chose — choisir la mauvaise métrique peut fausser le succès de l'événement. Par exemple, suivre l'engagement sur une plateforme de médias sociaux que votre audience utilise rarement peut donner l'impression que les participants ne s'engagent pas avec votre événement.

Affiner notre compréhension du succès des événements

La montée des événements hybrides et virtuels a modifié la notion de succès d’un événement. Au lieu de se concentrer uniquement sur le nombre de participants, des facteurs tels que l’inclusivité et le niveau d’engagement sont devenus essentiels pour organiser des événements de haut calibre. Ce changement reflète une évolution vers des expériences événementielles significatives où les participants se sentent reconnus et impliqués.

Parallèlement à la création d’une participation significative, les priorités de l’entreprise hôte vont de la présence des bonnes personnes aux événements à l’obtention d’un rendement sain sur investissement. Pour les responsables d’événements, les indicateurs présentés ci-dessous sont inestimables pour atteindre les objectifs de l’entreprise et garantir une participation significative.

Mais il existe une différence entre savoir quelles métriques suivre et disposer des outils pour mesurer réellement le succès d’un événement. Heureusement, de nombreuses technologies numériques et partenaires de solutions peuvent vous aider à réussir et à débloquer des expériences d’événement significatives.

Obtenez le succès avec Interprefy

Les événements virtuels et hybrides permettent aux entreprises d’atteindre d’immenses audiences multinationales. Pour créer des expériences significatives pour un public mondial, les entreprises ont besoin d’une solution pour lever les barrières linguistiques et présenter leurs événements dans la langue maternelle de chaque participant. C’est là que nous intervenons.

Chez Interprefy, nous proposons une plateforme d’interprétation basée sur le cloud pour les événements en ligne, hybrides et sur site. Notre solution d’interprétation simultanée à distance permet une interprétation en temps réel et s’intègre à toute plateforme d’événement, garantissant aux participants une expérience de haute qualité — quelle que soit la langue qu’ils parlent.

Vous souhaitez savoir si notre solution peut répondre aux besoins d’interprétation de votre événement ? Cliquez sur le bouton ci‑dessous pour contacter un membre de l’équipe Interprefy.