Repenser le succès des événements : comment les indicateurs de performance évoluent positivement

Nombreux sont ceux qui considèrent Cléopâtre comme la première organisatrice d'événements de l'histoire. Elle avait conscience de l'importance de rassembler les gens pour des célébrations, des annonces et autres occasions. On se souvient notamment de sa rencontre avec le général romain Marc Antoine, un événement fastueux. Cléopâtre fit son entrée sur le Nil, à bord d'un yacht de luxe antique, vêtue comme la déesse Vénus. Quelle entrée

en scène ! L'objectif de Cléopâtre était clair : nouer une relation privilégiée avec Marc Antoine. Le résultat ? Sa dynastie put se perpétuer. Des fêtes saisonnières aux soirées du Nouvel An, les événements ont conservé le même but : créer des liens et rassembler les gens autour d'une expérience partagée.

Si l'objectif des événements demeure inchangé, les investissements considérables nécessaires à leur organisation impliquent des enjeux plus importants. C'est d'autant plus vrai aujourd'hui, avec la multitude d'outils technologiques qui facilitent de nombreux aspects de la gestion événementielle.

Les événements hybrides et virtuels poussent cette dynamique encore plus loin, puisque la plupart des participants (voire tous) vivent l'événement via leurs appareils. Accessibles via différents appareils, les événements en ligne permettent de participer depuis presque partout dans le monde. Les entreprises ont ainsi l'opportunité de toucher un large public. Mais la réussite d'un événement repose-t-elle sur la taille de son audience ? Certaines entreprises tirent profit d'événements plus intimistes, favorisant des échanges plus approfondis et des expériences de réseautage plus enrichissantes.

Face à la multitude de facteurs et de modèles économiques en jeu, analysons comment la notion de « réussite » a évolué pour s'adapter au contexte commercial actuel.

Sur quels indicateurs de succès devriez-vous vous concentrer ?

Quels sont vos objectifs événementiels ? Et comment saurez-vous que vous les avez atteints ? Répondre à ces questions vous permettra de mieux comprendre ce que signifie le succès pour votre entreprise. Mais pour mesurer ce succès, vous devez d’abord choisir les indicateurs pertinents qui vous permettront de suivre vos progrès dans la réalisation de vos objectifs événementiels.

Voici quelques-uns des indicateurs les plus significatifs pour mesurer le succès des événements modernes :

1. Nombre de participants

Mesurer le nombre de participants à votre événement est un moyen simple d'en évaluer le succès. Cependant, lors du comptage, il est essentiel de faire la distinction entre les inscrits et les participants présents. En effet, comme les études de Bizzado , seule la moitié des personnes inscrites se présentent généralement le jour J.

Lors de l'analyse du nombre de participants, tenez compte du nombre de personnes qui quittent l'événement avant sa fin officielle. S'il est normal que les participants se déconnectent pendant un événement, un nombre important d'entre eux peuvent rencontrer des problèmes d'engagement.

2. Recettes ou billets vendus

Si vous organisez un événement payant, la rentabilité et le retour sur investissement sont primordiaux.

Avec une comptabilité rigoureuse, ce calcul est simple : il suffit d'additionner vos recettes et d'en soustraire vos frais généraux. Un événement réussi générera un bénéfice conséquent.

3. Activité et couverture sur les réseaux sociaux

L'impact d'un événement peut également se mesurer au nombre de participants qui partagent leur expérience. La plupart des publics étant connectés, le suivi des mentions sur les réseaux sociaux offre un indicateur en temps réel de la réussite de l'événement. Le nombre de mentions positives ou négatives fournit une mesure quantitative, tandis que la lecture des publications des participants apporte des données qualitatives sur leur ressenti.

Pour faciliter le suivi sur les réseaux sociaux, partagez le nom de votre événement et encouragez les participants à utiliser un hashtag simple et spécifique. Outre l'analyse des publications, l'analyse des sentiments et les indicateurs d'engagement sont essentiels pour comprendre comment le public interagit avec les événements.

4. Données générées

Pour les événements virtuels et hybrides, la qualité et la quantité des données générées sont de précieux indicateurs de réussite. Si votre objectif est d'améliorer votre événement, par exemple, la collecte de données sur l'engagement du public est essentielle. De même, si vous utilisez les événements pour conquérir de nouveaux prospects, la collecte de données les concernant est cruciale pour les comprendre et les convertir.

La qualité est primordiale : des données de mauvaise qualité peuvent s'avérer contre-productives. Par exemple, une collecte de données insuffisante peut donner une image incomplète des prospects, ce qui risque d'entraîner une mauvaise expérience client si vous utilisez des messages inappropriés.

5. Génération de prospects

Si vous organisez des événements pour générer des prospects, leur succès peut se mesurer au nombre de leads générés. Comme tous les leads ne se convertissent pas, leur qualification et leur attribution sont cruciales pour l'utilisation de cet indicateur. Par exemple, comptabiliser les leads non qualifiés peut donner une fausse impression de succès.

Une autre méthode consiste à comparer le coût d'acquisition par lead (CPA) des événements à celui de vos autres stratégies de génération de leads. Cela vous permettra de déterminer si vos investissements seraient plus judicieux ailleurs.

6. Bonheur et satisfaction des participants

Comment savoir si les participants ont apprécié votre événement ? Vous leur demandez.

Les sondages constituent un moyen direct de recueillir les commentaires des participants sur les événements. Selon les informations recherchées, ils peuvent être envoyés avant, pendant ou après l'événement. Pour optimiser le taux de réponse, il est conseillé de formuler des sondages courts et simples. Grâce à une plateforme événementielle adaptée, les sondages peuvent être facilement déployés pour les événements virtuels et hybrides.

Pour mieux comprendre la satisfaction des participants, formulez vos questions de manière à calculer votre Net Promoter Score (NPS). Cela consiste à poser aux participants des questions clés sur leur probabilité de recommander votre événement.

7. Inclusivité et diversité

Le succès d'un événement se mesure à la qualité des échanges et à l'expertise des intervenants. C'est pourquoi l'inclusion et la diversité sont devenues des critères de qualité . Plus votre panel d'intervenants est diversifié, plus les discussions s'enrichissent de points de vue, de perspectives et d'expériences variés. Lorsque les participants se sentent représentés, ils sont également plus enclins à assister à votre événement.

Lorsque vous repensez à votre dernier événement, posez-vous les questions suivantes : les participants et les intervenants étaient-ils suffisamment représentatifs de la diversité des points de vue et des expériences ? Et ces différentes voix ont-elles bénéficié d’un temps de parole et d’un espace égaux pour faire passer leur message ?

8. Succès technique

À mesure que les événements virtuels se perfectionnent, les organisateurs doivent veiller à la qualité audio et vidéo. Dans cette quête d'excellence technique, le succès se mesure au nombre (ou à l'absence) d'incidents et d'interruptions de service. Les organisateurs doivent notamment porter une attention particulière à la qualité audio et vidéo, à la qualité de la diffusion et à la facilité d'accès à l'événement.

Les stratégies visant à améliorer l'engagement du public, comme la gamification, nécessitent souvent plusieurs outils numériques. La fluidité de leur intégration est un autre indicateur de la réussite d'un événement.

Erreurs courantes lors de la mesure du succès d'un événement

Savoir quels indicateurs utiliser n'est que la première étape pour mesurer la performance d'un événement. La suivante consiste à éviter les idées reçues et les erreurs courantes que commettent les organisateurs d'événements lorsqu'ils évaluent leur succès. En voici quelques exemples :

• Ne vous laissez pas piéger par des indicateurs superficiels : ne vous concentrez pas sur des mesures qui donnent seulement l’illusion du succès à votre événement. Privilégiez plutôt des indicateurs précis et pertinents qui reflètent fidèlement sa réussite.
• Négliger les données qualitatives – certaines métriques d'événement sont difficiles à quantifier. L'expérience des participants, l'accessibilité, l'inclusivité et la qualité de la diffusion en direct sont des exemples de facteurs qualitatifs qu'il ne faut pas négliger.
• Mesurer l'expérience d'un seul type de participant est problématique, car l'expérience du public peut varier selon les caractéristiques démographiques. Par exemple, si votre public est multilingue, les participants anglophones pourraient avoir des retours différents de ceux des participants hispanophones. Dans ce cas, recueillir des informations auprès des deux segments de public est essentiel pour comprendre la réception globale de votre événement.
• Négliger la vision d'ensemble – se focaliser excessivement sur un nombre limité d'indicateurs – peut mener à des échecs dans d'autres domaines. Par exemple, si vous organisez un événement très fréquenté mais de faible qualité, vous concentrer uniquement sur les ventes de billets risque de vous faire oublier la piètre qualité de l'expérience proposée. Des événements de piètre qualité peuvent entraîner une baisse des ventes de billets à l'avenir.
• Mesurer les mauvais indicateurs – choisir le mauvais indicateur – peut fausser l'évaluation du succès d'un événement. Par exemple, suivre l'engagement sur une plateforme de médias sociaux que votre public utilise rarement peut donner l'impression que les participants ne s'intéressent pas à votre événement.

Affiner notre compréhension du succès d'un événement

L'essor des événements hybrides et virtuels a redéfini les critères de réussite. Au lieu de se focaliser uniquement sur le nombre de participants, des facteurs tels que l'inclusion et le niveau d'engagement sont devenus essentiels pour organiser des événements de grande qualité. Ce changement témoigne d'une volonté de proposer des expériences événementielles enrichissantes où les participants se sentent valorisés et impliqués.

Outre la garantie d'une participation significative, les priorités de l'entreprise organisatrice consistent à attirer les bonnes personnes et à obtenir un retour sur investissement satisfaisant. Pour les responsables d'événements, les indicateurs mentionnés ci-dessus sont essentiels pour atteindre les objectifs de l'entreprise et assurer une participation pertinente.

Il y a cependant une différence entre savoir quels indicateurs suivre et disposer des outils nécessaires pour mesurer concrètement le succès d'un événement. Heureusement, de nombreuses technologies et solutions numériques peuvent vous aider à atteindre cet objectif et à créer des expériences événementielles enrichissantes.

Réussissez avec Interprefy

Les événements virtuels et hybrides permettent aux entreprises de toucher un vaste public multinational. Pour créer des expériences pertinentes pour un public international, les entreprises doivent surmonter les barrières linguistiques et présenter leurs événements dans la langue maternelle de chaque participant. C'est là que nous intervenons.

Chez Interprefy, nous proposons une plateforme d'interprétation en ligne pour les événements en ligne, hybrides et en présentiel. Notre solution d'interprétation simultanée à distance permet une interprétation en temps réel et s'intègre à toutes les plateformes événementielles, garantissant ainsi aux participants une expérience de haute qualité, quelle que soit leur langue.

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