Comment organiser avec succès des réunions d'affaires multilingues

Lors de réunions avec des partenaires, des clients, des fournisseurs ou des pairs dans plusieurs pays, la langue peut souvent constituer un obstacle majeur à une communication réussie.

Pour éviter que le message des participants ne se perde dans la traduction, les organisateurs de réunions au sein d'entreprises, de PME, d'ONG, d'associations et d'institutions choisissent de faire appel à des interprètes simultanés professionnels.

Les intégrations proposées par d'interprétation simultanée à distance (RSI) comme Interprefy dans les logiciels de réunion populaires Microsoft Teams ou Zoom facilitent cette tâche.

Ayant accompagné des dizaines de milliers de réunions d'affaires multilingues, nous avons identifié quelques bonnes pratiques clés pour garantir le bon déroulement de vos réunions multilingues avec interprétation en direct.

Lors de l'organisation de réunions multilingues

Si vous organisez ou animez une réunion multilingue avec interprétation simultanée, nous vous recommandons de suivre les conseils ci-dessous pour en assurer le succès :

1. Partagez le guide d'utilisation de la plateforme choisie avec vos participants avant la réunion . Ne surestimez jamais leurs compétences techniques : fournissez-leur les instructions avant la réunion. S'ils savent déjà l'utiliser, ils peuvent ignorer ces instructions, mais dans le cas contraire, cette simple précaution peut sauver votre réunion. Mieux vaut prévenir que guérir : il suffit d'envoyer le lien. Chez Interprefy, nous avons rassemblé tous les guides d'utilisation de nos produits et les avons mis à disposition de tous dans notre base de connaissances .

2. Avant l'événement , . Certaines bonnes pratiques, valables pour les réunions en ligne, sont d'autant plus importantes pour les réunions multilingues en ligne. C'est le cas notamment de la qualité sonore et de la nécessité d'utiliser des microphones et des casques adaptés. Chez Interprefy, nous avons créé une courte vidéo explicative (disponible ci-dessous) qui présente aux participants les règles de base pour garantir le succès de leurs réunions multilingues avec interprétation. Vous pouvez la diffuser à l'avance afin que chacun soit préparé et la projeter également en début de réunion pour un rappel rapide et efficace.

3. Partagez toute présentation ou tout document pertinent avec les interprètes avant votre réunion – même si vos interprètes seront des experts dans le domaine de votre réunion, leur fournir des documents pertinents les aidera à se familiariser avec les termes, les noms et le jargon spécifiques à l'entreprise qui pourraient autrement leur être inconnus.
   
   
4. Si vous êtes l'organisateur de la réunion, expliquez verbalement vos actions à votre public . Le silence peut donner l'impression aux participants qu'ils sont déconnectés de la réunion ; essayez donc d'utiliser autant que possible des indications verbales pour les tenir informés. Par exemple, si vous n'avez pas encore commencé la réunion parce que vous attendez que d'autres participants se connectent, vous pourriez dire : « Je vois que certains participants ne sont pas encore connectés, nous allons donc patienter 5 minutes avant de commencer l'appel. »

Lors d'une prise de parole lors d'une réunion multilingue avec interprétation simultanée

La réussite d'une réunion dépend en grande partie de la qualité audio reçue par les interprètes. Voici quelques recommandations à l'intention des orateurs afin de garantir une traduction et une transmission efficaces de leur message :

1. Assurez-vous de vous trouver dans un environnement calme et sans écho ; cela vous aidera non seulement à mieux vous concentrer pendant la réunion, mais garantira également que votre public et votre ou vos interprètes n’entendent que votre voix.
   
   
2. Privilégiez les microphones externes de type USB ; évitez les microphones intégrés ou sans fil, car ils peuvent générer de l’écho ou se décharger pendant la réunion. N’utilisez pas le microphone intégré de votre ordinateur ni les écouteurs sans fil, car la qualité audio est insuffisante.
   
   
3. Parlez toujours directement dans l'appareil audio et évitez tout bruit de fond : des actions inconscientes comme le fait de froisser du papier, de cliquer avec un stylo ou d'être trop loin du microphone peuvent nuire à la qualité audio et avoir un impact négatif tant sur le public que sur les interprètes.
   
   
4. Veillez à ce qu'une seule personne parle à la fois et à un rythme modéré , en tenant compte des autres participants et de l'interprète. Il est très facile pour les participants de se sentir déconnectés s'ils n'entendent pas correctement ou ne peuvent pas suivre la conversation, ce qui est d'autant plus important pour l'interprète, qui doit transmettre le message dans une autre langue. Pour éviter cela, prenez la parole à tour de rôle et évitez de lire votre discours.
   
   
5. Évitez de changer de langue au milieu d'une phrase. Si vous êtes polyglotte et maîtrisez plusieurs langues, vous pourriez être tenté de changer de langue pendant votre discours. Dans ce cas, prévenez votre auditoire à l'avance en disant simplement : « Je vais maintenant passer à… » langue X (Italien, espagnol, arabe, etc.) afin que les personnes qui ne comprennent pas cette langue puissent basculer vers le canal linguistique approprié et que les interprètes puissent également ajuster leurs paramètres dans l'outil d'interprétation. 

    

Voilà, vous êtes prêt. Suivez bien ces étapes, et rien ne vous empêchera de faire en sorte que tous les participants à la réunion comprennent et soient compris.

Si vous souhaitez en savoir plus sur la manière dont Interprefy peut vous aider à organiser des réunions d'affaires multilingues, des conférences, des assemblées générales et bien plus encore, n'hésitez pas à réserver un appel de présentation avec nous dès aujourd'hui.