Comment organiser avec succès des réunions d'affaires multilingues

Lors de réunions avec des partenaires, des clients, des fournisseurs ou des collègues dans plusieurs pays, la langue peut souvent constituer un obstacle majeur à une communication réussie.

To make sure meeting participants' message doesn't get lost in translation, meeting organisers at corporations, SMEs, NGOs, associations, and institutions choose to bring professional simultaneous interpreters to their meetings.

Integrations from Remote Simultaneous Interpretation (RSI) solutions providers like Interprefy into popular meeting software Microsoft Teams or Zoom make it easy to do so.

Après avoir soutenu des dizaines de milliers de réunions d'affaires multilingues, nous avons identifié quelques bonnes pratiques essentielles pour garantir que vos réunions multilingues avec interprétation en direct se déroulent sans accroc.

Lors de l'organisation de réunions multilingues

Si vous organisez ou animez une réunion multilingue avec interprétation simultanée, nous vous recommandons de suivre les conseils ci‑dessous afin d’assurer le succès :

1. Partagez le guide d’utilisation de la plateforme de votre choix avec vos participants avant la réunion - Négligez jamais la connaissance technologique de vos participants et partagez les instructions de la plateforme avec eux avant la réunion. S’ils savent déjà comment l’utiliser, ils sont libres de les ignorer, mais s’ils ne le savent pas, cette simple action peut sauver votre réunion. Mieux vaut prévenir que guérir et c’est aussi simple que d’envoyer le lien pertinent. Chez Interprefy, nous avons rassemblé tous les guides d’utilisation de nos produits et les avons rendus publiquement disponibles dans notre Base de connaissances.

2. Informez vos participants des meilleures pratiques pour les réunions multilingues avant l'événement - Certaines meilleures pratiques pour les réunions en ligne le sont encore davantage pour les réunions multilingues en ligne. C’est le cas de la qualité du son et de la nécessité d’utiliser des microphones et des casques appropriés. Chez Interprefy, nous avons réalisé une courte vidéo d’instructions (disponible ci‑dessous) qui guide les participants à travers quelques règles de base afin de garantir le succès des réunions multilingues avec interprétation. Vous pouvez la partager à l’avance afin que chacun soit préparé et la diffuser au début de votre réunion comme rappel rapide et percutant.

3. Partagez toute présentation ou tout support pertinent avec les interprètes avant votre réunion - bien que vos interprètes soient des experts du sujet de votre réunion, leur fournir des documents pertinents les aidera à se familiariser avec les termes, noms et jargon spécifiques à votre entreprise qui pourraient autrement leur être inconnus.
   
   
4. Si vous êtes l'hôte de la réunion, guidez votre audience à travers vos actions verbalement - Le silence peut donner à votre audience le sentiment d'être déconnectée de votre réunion, alors essayez d'utiliser des repères verbaux autant que possible pour informer vos participants de ce qui se passe. Par exemple, si vous n'avez pas encore commencé la réunion parce que vous attendez que davantage de participants se connectent, vous pourriez dire "Je constate que certains participants ne sont toujours pas connectés, nous attendrons donc 5 minutes supplémentaires avant de lancer l'appel".

Lorsque vous vous exprimez lors d’une réunion multilingue avec interprétation simultanée

Une réunion réussie dépend largement de la qualité de l'audio que les interprètes reçoivent. Voici quelques recommandations pour les intervenants afin de garantir que les interprètes puissent traduire et transmettre efficacement votre message :

1. Assurez-vous d'être dans un environnement calme et sans écho - cela vous aidera non seulement à mieux vous concentrer lors de la réunion en cours, mais garantira également que votre public et les interprète(s) n'entendent que votre voix.
   
   
2. Choisissez des microphones à branchement, de type USB - évitez d'utiliser des microphones intégrés ou sans fil car ils peuvent générer de l'écho ou épuiser la batterie pendant la réunion. Veuillez ne pas utiliser les microphones intégrés de vos ordinateurs, ou les airbuds, car la qualité audio n'est tout simplement pas suffisante.
   
   
3. Parlez toujours directement dans le dispositif audio et évitez tout bruit de fond - les actions inconscientes telles que le frottement de papier, le clic d’un stylo ou le fait d’être trop éloigné du microphone peuvent détériorer la qualité audio et avoir un impact négatif tant sur le public que sur les interprètes.
   
   
4. Assurez‑vous qu’une seule personne parle à la fois et à un rythme modéré - soyez attentif à vos collègues participants ainsi qu’à l’interprète. Il est très facile que les participants à la réunion se sentent désengagés s’ils n’entendent pas correctement ou ne peuvent suivre la conversation, mais cela est encore plus crucial pour l’interprète, qui doit transmettre le message dans une langue différente. Cela peut être facilement évité en prenant la parole à tour de rôle et en évitant de lire votre discours.
   
   
5. Avoid switching languages mid-sentence - si vous êtes un locuteur multilingue maîtrisant plus d'une langue, vous pouvez être tenté de changer de langue pendant votre discours. Si vous prévoyez de le faire, informez tout le monde à l'avance simplement en disant "Je vais maintenant passer à langue X (Italien, Espagnol, Arabe, etc.)" afin que les personnes qui ne comprennent pas cette langue puissent passer au canal linguistique approprié et que les interprètes puissent également ajuster leurs paramètres dans l'outil d'interprétation. 

    

Vous êtes maintenant prêt. Assurez-vous de suivre ces étapes, et rien ne viendra entraver votre objectif de garantir que chaque participant à la réunion puisse comprendre et être compris.

Si vous souhaitez en savoir plus sur la façon dont Interprefy peut vous aider à organiser des réunions d'affaires multilingues, des conférences, des assemblées publiques et plus encore, n'hésitez pas à réserver dès aujourd'hui un appel d'introduction avec nous.