6 façons d'améliorer vos événements en ligne

Les attentes des consommateurs ont récemment connu une évolution radicale. Ils sont de plus en plus exigeants en matière d'expériences numériques. Les entreprises s'efforcent d'adapter leurs offres, et le secteur événementiel n'échappe pas à cette tendance. Or, comme une étude de McKinsey , les entreprises ne disposent que d'une courte période de transition avant l'adoption de cette « nouvelle normalité ».

À quoi ressembleront donc les événements en ligne dans ce nouveau contexte ? Dans son ouvrage « Reinventing Live », l'entrepreneur et expert événementiel Marco Giberti prédit que les événements en ligne gagneront considérablement en sophistication. Il écrit : « Après la pandémie, les événements virtuels et les webinaires seront méconnaissables. Ce sera comme comparer la télévision traditionnelle au streaming. »

Bientôt, les organisateurs ne pourront plus se permettre d'organiser des événements peu professionnels qui « ressemblent à une simple visioconférence ». Outre cette évolution des attentes des clients, les organisateurs d'événements sont confrontés à un autre défi qui impacte la réussite de leurs événements : la lassitude liée aux réunions en ligne.

Avec l'essor du télétravail, les participants passent de plus en plus de temps en réunions virtuelles. Cette situation peut être épuisante et nuire à leur motivation à participer à des événements virtuels. Après une longue journée de travail, qui a envie de passer encore plus de temps devant son ordinateur portable ?

Pour s’adapter à la nouvelle normalité et lutter contre la lassitude liée aux visioconférences, les organisateurs d’événements doivent créer des expériences virtuelles captivantes qui retiennent l’attention des participants. En nous appuyant sur les meilleurs événements en ligne récents , nous avons identifié six étapes clés pour améliorer les vôtres. Découvrons-les ensemble.

1. Améliorez la qualité de votre diffusion

Améliorer la qualité de vos diffusions est essentiel pour professionnaliser vos événements. Pour cela, il est important d'augmenter votre budget équipement. Les caméras Full HD et 4K, par exemple, vous permettront d'offrir une image d'une netteté exceptionnelle. Selon le lieu et le type d'événement, la location de matériel est possible, vous évitant ainsi d'investir dans votre propre équipement.

Une fois le matériel adéquat acquis, l'assistance technique est cruciale pour garantir son utilisation optimale et éviter tout problème technique lors de vos diffusions. Vous pouvez également utiliser une plateforme de visioconférence qui vous permet de contrôler la qualité de votre diffusion et offre une assistance technique. Interprefy, par exemple, propose une fonction de test avant appel qui offre aux participants un aperçu complet de leur audio et vidéo, des paramètres de leur ordinateur et de leur connexion internet, leur permettant ainsi de vérifier la qualité de leur transmission. Répéter l'événement et tester différents placements de caméra et de microphone contribue également à améliorer votre diffusion.

Après avoir maîtrisé ces éléments, vous pouvez améliorer la qualité de votre production en multipliant les angles de caméra et en intégrant des plans de coupe (images secondaires) à votre diffusion. Pour garantir une connexion internet fiable à vos participants, encouragez-les à utiliser un câble Ethernet. Ce type de câble offre une connexion haut débit supérieure au Wi-Fi ; les intervenants devraient donc l'utiliser.

2. Intégrez vos haut-parleurs

Bien que cela exige un effort initial plus important, l'intégration de vos intervenants vous aide à créer des événements coordonnés. Par exemple, vous pouvez fournir aux participants des kits d'intervenant comprenant le briefing de l'événement, le minutage et des textes d'introduction. Outre la compréhension de la structure de l'événement, les intervenants doivent être formés à l'utilisation de votre plateforme. Cela garantira une expérience fluide et leur permettra d'exploiter pleinement les fonctionnalités de votre plateforme.

Une autre stratégie pour assurer le succès des interventions consiste à partager une liste de bonnes pratiques pour les intervenants en ligne, détaillant notamment l'éclairage, l'angle de la webcam et la coupure du micro lorsqu'ils ne présentent pas.

Dans la continuité de l'étape précédente sur l'amélioration de la qualité de diffusion, il est judicieux d'envisager l'envoi de matériel aux intervenants à distance. Bien que cela puisse nécessiter une formation technique, la qualité de la présentation sera nettement supérieure à celle offerte par les webcams et les micros d'ordinateurs portables.

3. Intégrez votre public

Votre public participera à votre événement via différents appareils et avec des niveaux de compétences numériques variés. Pour faciliter la participation, les organisateurs doivent tenir compte de ces différences. Cela peut se faire en fournissant des ressources permettant aux participants d'accéder à votre événement et de s'y repérer. Il peut s'agir d'une FAQ, ainsi que d'un guide d'utilisation des outils et fonctionnalités comme les forums de discussion. Interprefy, par exemple, propose une base de connaissances comprenant des guides d'utilisation et des conseils de dépannage.

Si les rappels automatisés peuvent aider les participants à suivre le programme, une rédaction claire et concise peut également leur fournir les informations nécessaires pour profiter pleinement de votre événement.

4. Concevoir des présentations et des expériences événementielles captivantes

Pour créer des événements captivants, il est essentiel d'aller au-delà des simples présentations PowerPoint. Offrez à vos intervenants des modèles de présentation élégants intégrant des ressources multimédias. Pour maintenir une ambiance dynamique, envisagez de faire appel à un animateur qui présentera les interventions et les orateurs, et expliquera l'intérêt de chaque sujet pour le public. Vous pouvez également utiliser de la musique sur des plateformes comme Jamendo et Bensound pour créer une ambiance musicale et divertir le public pendant les pauses.

Selon les fonctionnalités de votre plateforme, vous pouvez utiliser des outils pour stimuler l'engagement en ligne . Les sondages, les quiz et les forums de discussion, par exemple, sont particulièrement efficaces pour lutter contre la lassitude liée aux réunions Zoom.

5. Créez une conversation multilingue que les gens comprennent réellement.

Pour les participants à un événement, rien n'est plus frustrant que de ne pas comprendre clairement le message. Grâce à l'interprétation simultanée, les messages touchent un public plus large, mais l'interprétation peut vite devenir complexe si les interprètes ne disposent pas des outils adéquats.

Les organisateurs d'événements peuvent éviter ce problème et améliorer le professionnalisme de leurs manifestations en investissant dans une solution d'interprétation simultanée à distance professionnelle. Ces outils sont spécialement conçus pour les interprètes et incluent des fonctionnalités permettant de les briefer efficacement. Ces solutions simplifient l'interprétation en fournissant une plateforme unique et intuitive pour tous les besoins. Cela élimine les obstacles logistiques et permet aux interprètes de se concentrer pleinement sur la qualité de l'interprétation, tandis que les participants interagissent dans la langue de leur choix. Chez Interprefy, par exemple, nous avons développé une solution d'interprétation en ligne qui a été utilisée pour plus de 30 000 événements virtuels et hybrides.

6. Activer le sous-titrage en temps réel dans différentes langues

S'il est formidable de proposer votre contenu en plusieurs langues, le sous-titrage en temps réel dans ces mêmes langues améliore considérablement la qualité de votre événement. Le sous-titrage en temps réel permet aux participants qui ne peuvent pas entendre clairement — en raison d'une déficience auditive ou parce qu'ils se trouvent dans un endroit où le son n'est pas audible — de suivre le contenu de votre événement.

Améliorez vos événements en ligne

De l'amélioration de la qualité de diffusion à l'intégration des intervenants et des participants, nous avons
partagé des conseils pour aider les organisateurs d'événements à répondre aux attentes croissantes et à capter l'attention du public.

Pour plus d'astuces sur l'optimisation de votre événement en ligne, consultez notre guide 2021 sur l'organisation d'événements à distance et hybrides. Vous y découvrirez comment tirer le meilleur parti des outils événementiels en ligne tels que Zoom, Microsoft Teams et ON24, ainsi que des conseils pour augmenter la participation grâce au marketing digital. Téléchargez-le gratuitement en cliquant sur le lien ci-dessous.