6 façons d’améliorer vos événements en ligne

Les consommateurs ont récemment connu un changement spectaculaire dans leurs attentes. Aujourd'hui, de plus en plus de consommateurs attendent des expériences numériques de premier ordre. Les organisations s'efforcent de mettre à jour leurs offres et le secteur de l'événementiel n'est pas différent. Mais comme recherche McKinsey montre, les entreprises n'ont qu'une courte période de transition avant que nous nous installions dans le “new normal.”

Alors à quoi ressembleront les événements en ligne sous le “new normal?” Dans son nouveau livre, Reinventing Live, entrepreneur et expert en événements Marco Giberti prédit que les événements en ligne deviendront nettement plus sophistiqués. Il écrit que “Les événements virtuels et les webinaires post-Covid seront méconnaissables. Ce sera comme comparer la télévision traditionnelle au streaming.”

Bientôt, les organisateurs ne pourront plus se permettre des événements non professionnels qui “semblent un appel vidéo de mauvaise qualité.” En parallèle de ces changements d'attentes des clients, les organisateurs d'événements font face à un autre défi qui impacte le succès des événements : la fatigue du Zoom.

Avec l'essor du travail à distance, les spectateurs passent de plus en plus de temps en réunions en ligne. Cela peut être épuisant et peut affecter la motivation de votre audience’s à assister à des événements virtuels. Après une longue journée de travail, qui veut passer plus de temps devant son ordinateur portable ?

Pour s'adapter au new normal et surmonter la fatigue du Zoom, les organisateurs d'événements doivent créer des expériences virtuelles engageantes qui captent l'attention des spectateurs. En s'inspirant de certains des meilleurs événements en ligne récents, nous’avons rassemblé six étapes clés pour améliorer vos événements en ligne. Plongez’ dans le sujet.

1. Améliorez la qualité de votre diffusion

Improving your broadcast quality is the most important step to creating more professional events. This can be solved by increasing your equipment budget. Full HD and 4K cameras, for example, will help you provide crisp viewing experiences. Depending on your location and event type, you can rent equipment, saving you the capital needed to purchase your own gear.

After securing the right gear, hiring technical support is key to ensuring that your equipment is well utilised and that your broadcast is free of technical errors. You can also use a video conferencing platform that allows you to check how good your broadcast is and provides technical support. Interprefy, for instance, has a pre-call testing feature that gives meeting participants a complete preview of their audio and video, their computer settings, and internet speed — this helps participants check their sound and video transmission quality. Rehearsing the event and experimenting with camera and microphone placement can also improve your broadcast.

After mastering these elements, you can try improving your production quality by including more camera angles and incorporating b-roll (secondary footage) into your broadcast. Another way to ensure that your participants have a reliable internet speed is to encourage them to connect to the internet by using an ethernet cable. These cables offer superior broadband connection than Wi-Fi, so they should be utilized by event speakers.

2. Intégrez vos intervenants

Bien que cela nécessite davantage d'efforts initiaux, l'intégration de vos intervenants vous aide à créer des événements coordonnés. Par exemple, vous pouvez fournir aux participants des kits d'intervenants comprenant des briefs d'événement, des horaires et des scripts d'introduction. En plus de comprendre la structure de l'événement’, les intervenants doivent être formés à l'utilisation de votre plateforme d'événement. Cela conduira à une expérience fluide tout en permettant à vos intervenants d'exploiter pleinement les fonctionnalités de votre plateforme’.

Une autre stratégie pour garantir des expériences d'intervention réussies consiste à partager un guide d'étiquette pour les intervenants qui détaille les meilleures pratiques d'intervention en ligne, telles que l'éclairage, les angles de la webcam et la mise en sourdine des microphones lorsqu'ils ne présentent pas.

En lien avec l'étape précédente d'amélioration de la qualité de diffusion, vous ne devez pas exclure l'envoi d'équipement aux intervenants à distance. Bien que cela puisse nécessiter une certaine intégration technique, cela aboutira à une présentation supérieure à ce que les webcams et les microphones d'ordinateur portable peuvent offrir.

3. Intégrer votre audience

Votre public assistera à votre événement en utilisant différents appareils et avec des niveaux variables de maîtrise numérique. Pour faciliter la participation, les organisateurs d'événements doivent tenir compte de ces disparités. Cela peut être réalisé en fournissant des ressources qui aident les participants à accéder à votre événement puis à le parcourir. Cela peut inclure une section de questions fréquemment posées, ainsi qu'un guide d'utilisation des outils et fonctionnalités de l'événement pour le public, comme les salles de discussion. Interprefy, par exemple, possède une Base de connaissances qui comprend des guides d'utilisateur et des conseils de dépannage. 

Bien que les rappels automatisés puissent aider les participants à suivre le programme de l'événement, quelque chose d'aussi simple qu'une rédaction claire et concise peut fournir aux participants les informations dont ils ont besoin pour profiter de votre événement.

4. Concevoir des présentations attrayantes et des expériences événementielles

Pour créer des expériences d'événement engageantes, vous devez aller au-delà des présentations PowerPoint. Donnez à vos intervenants des modèles de présentation élégants incluant des éléments multimédias. Pour maintenir un niveau d'énergie élevé, envisagez d'engager un maître de cérémonie pour présenter les conférences, les intervenants et souligner pourquoi chaque sujet est précieux pour le public. Vous pouvez également obtenir de la musique sur des sites web comme Jamendo et Bensound pour remplir un rôle similaire et engager le public pendant les pauses de session.

Selon la richesse fonctionnelle de votre plateforme d'événement, vous pouvez utiliser des outils pour stimuler l'engagement des événements en ligne. Les sondages en ligne, les quiz et les salles de discussion en groupe, par exemple, sont utiles pour lutter contre la fatigue liée à Zoom.

5. Créez une conversation multilingue que les gens comprennent réellement

Pour les participants aux événements, peu d’expériences sont aussi frustrantes que de ne pas comprendre clairement le message. Avec les solutions d’interprétation simultanée, les messages atteignent un public plus large, mais l’interprétation peut devenir chaotique si les interprètes ne disposent pas des outils adéquats pour accomplir leur travail.

Les organisateurs d’événements peuvent éviter cela et améliorer le professionnalisme de leurs événements en investissant dans une solution professionnelle d’interprétation simultanée à distance. Ces outils sont spécialement conçus pour les interprètes et comprennent des fonctionnalités qui vous permettent de les informer efficacement. Ces solutions simplifient l’interprétation en offrant une plateforme unique et facile d’utilisation pour tous les besoins d’interprétation. Elles éliminent les obstacles logistiques, libérant les interprètes pour qu’ils se concentrent uniquement sur la fourniture d’une interprétation de haute qualité tandis que les participants interagissent dans la langue de leur choix. Chez Interprefy, par exemple, nous’avons développé une solution d’interprétation en ligne qui a été utilisé pour plus de 30 000 événements virtuels et hybrides.

6. Activer le sous-titrage en temps réel dans différentes langues

Bien qu'il soit excellent d'avoir votre contenu dans différentes langues, le disposer également sous forme écrite en temps réel dans ces langues améliore la qualité de votre événement. Le sous-titrage en temps réel permet aux participants qui ne peuvent pas entendre clairement — soit en raison d'une déficience auditive, soit parce qu'ils se trouvent dans un lieu où le son n'est pas audible — de suivre le contenu de votre événement.

Améliorez vos événements en ligne

De l’amélioration de la qualité de diffusion à l’intégration des intervenants et des participants, nous avons
partagé comment les organisateurs d’événements peuvent répondre aux attentes croissantes et capter l’attention du public.

Pour plus de conseils sur l’amélioration de votre événement en ligne, consultez notre guide 2021 de planification d’événements à distance et hybrides. Nous y expliquons comment exploiter au mieux les outils d’événements en ligne tels que Zoom, Microsoft Teams et ON24, ainsi que des astuces pour augmenter la participation grâce au marketing en ligne. Téléchargez-le gratuitement en suivant le lien ci-dessous.