5 conseils pour rendre votre événement plus accessible avec un budget limité

Saviez-vous que les femmes impliquées dans des collisions par l'arrière ont trois fois plus de risques de souffrir d'un coup du lapin que les hommes ? Il y a une explication à cela. Selon un reportage de la BBC , les mannequins utilisés pour les crash-tests simulant les accidents de voiture sont presque tous conçus pour correspondre à la morphologie et au poids moyens des hommes. Cela signifie que, dans la plupart des cas, la sécurité automobile est optimisée pour les hommes, au détriment de la moitié de la population.

L’inégalité en matière de sécurité automobile est un exemple parmi tant d’autres qui révèlent l’importance de l’accessibilité : une pratique consistant à rendre l’information, les activités, les produits et les environnements utilisables par le plus grand nombre de personnes possible.

Pour les organisateurs d'événements, l'accessibilité est essentielle pour permettre au plus grand nombre d'assister à l'événement et à tous les participants de s'y impliquer pleinement. Organiser un événement accessible peut toutefois s'avérer complexe, surtout face à des contraintes budgétaires. Cet article vous propose des conseils pour améliorer l'accessibilité sans dépasser votre budget. Mais pour tirer pleinement parti de ces conseils, il est indispensable de comprendre ce que signifie l'accessibilité pour les événements. 

La marée montante soulève tous les bateaux : pourquoi l’accessibilité aux événements est importante 

Votre public bénéficie des fonctionnalités d'accessibilité, y compris les participants qui ne sont pas en situation de handicap. Par exemple, plus de 100 études ont démontré que les sous-titres améliorent la compréhension et la mémorisation pour tous les spectateurs, selon un article publié dans la revue scientifique PIBBS .

Outre les avantages qu'elles offrent à tous les participants, les mesures d'accessibilité permettent à votre événement de toucher un public plus large. Dans l'UE, par exemple, un adulte sur quatre vit avec un handicap. Répondre à leurs besoins est essentiel pour ouvrir votre événement à une si grande partie de votre public.

Cela soulève la question suivante : comment rendre votre événement plus accessible ? La réponse générale : concevez-le pour qu’il soit ouvert à tous. Pour des solutions plus spécifiques, tenez compte des besoins des personnes en situation de handicap. 

• Troubles cognitifs — la compréhension de l'information peut s'avérer difficile pour certaines personnes, notamment dans les lieux bruyants ou bondés. Vous pouvez créer un environnement plus accueillant en aménageant des espaces calmes et en veillant à ce que le contenu et la conception de l'événement respectent les bonnes pratiques d'accessibilité (par exemple, en utilisant un langage simple et en fournissant des repères visuels pour faciliter l'accès à l'information).
• Déficience auditive — le sous-titrage audio et les interprètes en langue des signes aident les participants à accéder aux événements lorsqu'ils auraient autrement du mal à entendre les intervenants.
• Déficience visuelle — les personnes ayant une déficience visuelle peuvent se fier aux descriptions audio. De nombreux visiteurs apprécient les supports visuels clairs et simples ainsi que les caractères de grande taille.
• Personnes à mobilité réduite — les participants ayant des difficultés de déplacement peuvent avoir besoin d'ascenseurs, de rampes et de places de stationnement adaptées pour se déplacer en toute sécurité et confortablement dans les espaces de l'événement. Les événements hybrides offrent au public la possibilité d'y participer virtuellement, une option que beaucoup peuvent préférer, quel que soit leur handicap.
  
  

5 conseils pour rendre votre événement plus accessible

1. Planifiez à l'avance et établissez des priorités

Plus vous planifiez tôt, plus vous aurez de chances d'améliorer l'accessibilité de vos événements. Commencez par dresser une liste des besoins d'accessibilité et hiérarchisez-les selon leur impact. Identifiez les fonctionnalités d'accessibilité essentielles qui répondent aux besoins de vos participants et garantissent le succès de l'événement. En vous concentrant sur ces priorités, vous pourrez allouer efficacement vos ressources limitées et vous assurer que les exigences d'accessibilité les plus critiques sont satisfaites.

2. Faire appel au soutien des bénévoles

Les bénévoles peuvent jouer un rôle essentiel pour rendre votre événement accessible tout en maîtrisant les coûts. Contactez les associations locales de personnes handicapées ou les groupes communautaires et sollicitez leur aide pour recruter des bénévoles et obtenir des conseils. Souvent, les étudiants peuvent être recrutés en échange d'un billet d'entrée. Ces bénévoles peuvent apporter leur aide pour des tâches telles que l'orientation des participants, l'assistance à la mobilité ou la facilitation de la communication. Veillez à ce que vos bénévoles bénéficient d'une formation adéquate et à ce que la communication soit claire afin qu'ils comprennent l'importance de l'accessibilité et leurs responsabilités spécifiques.

3. Utilisez les outils d'accessibilité numérique

Les outils d'accessibilité numérique sont essentiels pour garantir l'inclusion de tous lors de vos événements. L'une des solutions consiste à mettre en œuvre le sous-titrage en direct généré par l'IA, une option économique et facile à intégrer à votre organisation. Chez Interprefy, par exemple, nous proposons une solution d'IA de nouvelle génération qui fournit des sous-titres précis et en temps réel, ainsi que des traductions multilingues. Notre solution permet à tous les participants de suivre et de participer pleinement.

4. Établissez des partenariats avec des sponsors et des entreprises locales

Collaborer avec des sponsors et des entreprises locales peut s'avérer très avantageux pour l'accessibilité de votre événement. Présentez aux sponsors et entreprises locales potentiels des arguments convaincants en faveur de votre démarche d'accessibilité. Mettez en avant les avantages d'associer leur marque à l'inclusion et proposez-leur différentes opportunités de partenariat. Sponsors et entreprises locales peuvent apporter des ressources telles que des financements, du matériel ou leur expertise, vous permettant ainsi d'améliorer l'accessibilité de votre événement sans impacter votre budget.

5. Promouvoir l'inclusion par la communication

Une communication claire et inclusive est essentielle pour que les participants soient informés des dispositifs et services d'accessibilité disponibles lors de votre événement. Fournissez des informations détaillées sur l'accessibilité sur le site web de votre événement, les formulaires d'inscription et les supports promotionnels. Utilisez différents canaux de communication, tels que les réseaux sociaux, les newsletters par e-mail et les annonces pendant l'événement. En communiquant de manière proactive votre engagement en faveur de l'accessibilité, vous créez un environnement accueillant pour les participants.

Créer des événements plus inclusifs et accessibles à tous

Créer un événement accessible n'est pas forcément une tâche insurmontable, même avec un budget limité. En suivant ces cinq conseils, vous pouvez améliorer considérablement l'accessibilité de votre événement sans vous ruiner. Améliorer l'accessibilité de votre événement permet d'offrir une meilleure expérience au plus grand nombre de participants et d'élargir son audience.

Prochaines étapes : découvrez les avantages du sous-titrage par IA pour déterminer s'il s'agit de la solution d'accessibilité adaptée à votre événement. Ne manquez pas le témoignage d'AVIXA et son utilisation lors d'un événement.