Idées pour faire ressortir vos événements multilingues en ligne

Avec la multiplication des événements en ligne, les organisateurs et les gestionnaires d'événements traditionnellement « hors ligne » prennent conscience que le paysage a beaucoup changé.

Les fondamentaux restent inchangés, mais le défi consiste désormais à utiliser les technologies numériques modernes pour offrir des expériences événementielles différentes de toutes les autres.

Pour ceux qui ne sont pas familiarisés avec l'organisation d'événements multilingues en ligne, savoir comment faire en sorte que leurs événements se démarquent est un véritable point épineux – mais c'est là que nous pouvons peut-être apporter quelques conseils.

Dans cet article, nous allons partager plusieurs astuces pour que vos événements multilingues en ligne se démarquent de la concurrence.

Idée d'événement en ligne n° 1 : Choisir la bonne technologie

doivent de nombreux critères avant de choisir une plateforme : prise en charge des langues, connectivité cloud, résilience… et bien d'autres !

Ces entreprises doivent également tenir compte du fait que les événements sont de plus en plus internationaux – les conclusions de notre Event Management Trends 2020 montrent que près des deux tiers (64 %) des gestionnaires d’événements avec lesquels nous avons discuté (106) ont convenu que les événements sont beaucoup plus diversifiés qu’il y a 5 ans !

Il est donc essentiel de veiller à ce que les participants puissent écouter le contenu de l'événement dans la langue de leur choix. La levée des obstacles physiques à l'accès aux événements les rend beaucoup plus accessibles à un public plus large et distant, qui s'attend à pouvoir interagir avec les intervenants et les autres participants de nouvelles manières ( plus des trois quarts (78 %) des organisateurs d'événements ont souligné ce point ).

Pour tirer pleinement parti de cette opportunité, les organisateurs d'événements doivent pouvoir proposer leur contenu en temps réel dans différentes langues. Cela nécessite une interprétation simultanée à distance (ISR) en temps réel.

La plupart des plateformes classiques n'intègrent pas cette fonctionnalité de manière standard ou offrent une prise en charge limitée, que ce soit sous forme de synthèse vocale (dont la précision reste à ce jour imparfaite) ou de transcription. Par conséquent, lorsqu'il s'agit d'offrir une expérience événementielle optimale, ces plateformes s'avèrent insuffisantes, car les participants doivent attendre de pouvoir lire une traduction approximative du contenu dans la langue de leur choix ou télécharger les transcriptions après l'événement.

Les systèmes proposant l'interprétation à distance (ou compatibles avec une plateforme d'interprétation à distance) garantissent que le contenu peut être diffusé, par l'intermédiaire d'un interprète, dans la ou les langues choisies par les participants. L'expérience est ainsi cohérente, engageante (puisque les participants écoutent dans leur langue) et accessible .

Vous souhaitez vraiment que votre événement multilingue en ligne se démarque ?

Astuce n° 1 :
Diffusez de la musique en fond sonore et permettez aux participants d’échanger dans des espaces de discussion dédiés aux thèmes que vous aborderez. Prévoyez par exemple 15 à 30 minutes avant le discours d’ouverture et envoyez un rappel aux participants pour qu’ils rejoignent la salle principale 5 minutes avant le début de la conférence !

Idée d'événement en ligne n°2 : Personnalisez, personnalisez, personnalisez !

La technologie de personnalisation permet aux organisateurs de proposer aux participants des recommandations et des contenus adaptés à leurs besoins, rendant ainsi l'événement plus attractif et améliorant leur expérience globale. Par exemple, lors de leur inscription, les futurs participants remplissent un formulaire et répondent à quelques questions, telles que « Quel type de contenu vous intéresserait le plus ? » ou « Quel type de sessions appréciez-vous le plus ? ». Ces informations sont ensuite utilisées par la technologie de personnalisation pour suggérer des intervenants ou orienter les participants vers des contenus susceptibles de les intéresser.

Une autre technologie à prendre en compte pour un événement en ligne multilingue est la mise en relation. Les applications de mise en relation regroupent les participants en fonction de leurs centres d'intérêt (avant et/ou pendant l'événement), garantissant ainsi que chacun accède au contenu souhaité. Ces applications intègrent souvent une messagerie instantanée, permettant aux groupes de communiquer et de partager leurs connaissances.

Si vous souhaitez donner une nouvelle dimension à vos événements multilingues en ligne, il est judicieux de vous intéresser à des plateformes comme ON24 .

ON24 est conçu pour offrir des expériences personnalisées et continues lors d'événements multilingues en ligne. Il dispose d'une suite d'outils de personnalisation permettant de maximiser l'engagement, de l'inscription jusqu'au déroulement de l'événement.

Vous souhaitez vraiment que votre événement en ligne multilingue se démarque ?

Conseil n° 2 :
Créez un environnement immersif. Certaines entreprises, comme VII Events , ont créé des espaces virtuels en 3D que les participants peuvent parcourir d’une salle à l’autre et avec lesquels ils peuvent interagir lors des présentations et avec les autres participants. Si votre budget le permet, cela vaut peut-être la peine d’y réfléchir !

Idée d'événement en ligne n° 3 : Réduisez les frictions autant que possible.

Quelle que soit la plateforme choisie, elle doit minimiser les frictions. Par exemple, certaines plateformes d'événements en ligne ne prennent en charge qu'une ou deux sessions simultanément . Ce n'est qu'une fois ces sessions terminées que d'autres peuvent avoir lieu, et souvent, l'intervenant doit quitter sa présentation pour laisser la place à un autre présentateur. Le processus n'est tout simplement pas assez fluide.

L'idéal serait une plateforme offrant plusieurs « salles » pour l'organisation de différents séminaires ou conférences. Ces salles devraient également comporter des canaux linguistiques distincts afin que les participants puissent écouter le contenu dans la langue de leur choix pendant la présentation .

L'autre avantage de cette fonctionnalité est que les participants peuvent choisir le contenu qu'ils souhaitent écouter.

Consultez notre guide pour tirer le meilleur parti des plateformes de conférence virtuelle et découvrez ce dont vous avez besoin.

Vous souhaitez vraiment que votre événement multilingue en ligne se démarque ?

Conseil n° 3 :
Donnez aux participants l’occasion de se dégourdir les jambes et d’échanger directement sur votre plateforme. Prévoyez des espaces de détente où ils pourront se connecter, patienter ou discuter avec les autres participants. Pensez également à diffuser des vidéos pendant les intermèdes : coulisses, divertissements, présentation de l’organisation, bêtisier, brèves interviews des intervenants, etc. C’est un excellent moyen de dynamiser votre événement !

Idée d'événement en ligne n°4 : Faites-en la promotion bien à l'avance.

Tout comme pour un événement en présentiel, vos événements multilingues en ligne doivent être annoncés bien à l'avance si vous souhaitez maximiser le nombre de participants.

Commencez par identifier votre public cible et adaptez vos messages en conséquence. Qu'est-ce que votre événement peut lui apporter d'utile ? Comment votre contenu peut-il lui être utile ? En positionnant vos messages de cette manière, vous incitez les gens à s'inscrire, car ils ne veulent rien manquer d'important et prendre l'avantage sur la concurrence !

Une fois vos messages finalisés et les inscriptions obtenues, utilisez l'email marketing pour envoyer régulièrement des newsletters toutes les deux semaines, plusieurs mois à l'avance. Cela permettra non seulement de susciter l'enthousiasme autour de votre événement, mais aussi d'augmenter le nombre de nouvelles inscriptions et de proposer aux participants un contenu plus intéressant (qu'ils partageront probablement avec leur entourage).

Vous pouvez également tirer parti des réseaux sociaux pour toucher de nouveaux publics. Créer des hashtags uniques et inviter les participants à les utiliser et à partager votre contenu améliorera la visibilité de votre événement et vous permettra d'atteindre un public plus large.

Par ailleurs, indiquez clairement dès que possible que votre événement sera proposé en plusieurs langues. C'est essentiel, car si une personne intéressée constate qu'il sera diffusé dans sa langue , ses chances de s'inscrire augmentent considérablement.

Enfin, pensez à utiliser l'automatisation des e-mails pour créer des modèles et les envoyer à grande échelle. L'automatisation vous permettra de vous concentrer sur les activités qui enrichissent l'expérience globale, comme la communication personnalisée, le développement de contenu exclusif pour vos membres, la mise en relation, l'interaction via les réseaux sociaux, et bien plus encore.

Vous souhaitez vraiment que votre événement multilingue en ligne se démarque ?

Conseil n° 4 :
Créez un forum ou un espace de discussion où tous vos participants pourront échanger avec vous, les intervenants et les autres participants. Considérez-le comme une base de connaissances communautaire en constante évolution. L’avantage ? Elle reste utile même après la fin de l’événement : utilisez-la pour héberger les enregistrements, partager des informations sur les événements à venir et répondre aux questions.

Idée d'événement en ligne n° 5 : Proposer un contenu « unique » aux inscrits

L'un des meilleurs moyens de maintenir l'engouement autour de votre événement et de le faire sortir du lot est de proposer du contenu « réservé aux membres » – un contenu introuvable ailleurs et qui donne un aperçu du programme de votre événement.

Personne n'aime rater des informations qui l'intéressent, c'est pourquoi les contenus réservés aux membres peuvent inciter ceux qui ne sont pas encore inscrits à franchir le pas. Veillez simplement à protéger ces contenus par un portail (voire un mot de passe) afin que l' soient conditionnés par l'inscription.

Concernant le contenu à créer, concentrez-vous sur les sujets qui seront abordés lors de l'événement et présentez les intervenants. Par exemple, vous pourriez résumer brièvement l'un des thèmes traités par un intervenant, ou même réaliser une courte interview pour partager son parcours et son expertise.

Vous souhaitez vraiment que votre événement multilingue en ligne se démarque ?

Astuce n°5 :
La gamification ! Pour attirer encore plus de participants, organisez des mini-événements avec des prix à gagner (réductions sur les billets, accès exclusif aux coulisses ou même la possibilité d'échanger directement avec un intervenant). Par exemple, invitez les participants à utiliser votre hashtag #nomdelévénement sur LinkedIn et Twitter pour participer, puis tirez au sort un gagnant. C'est simple et rapide, mais cela ajoute une touche d'originalité à votre événement ! Vous pouvez aussi intégrer la gamification directement dans vos événements : demandez aux intervenants des ateliers d'ajouter des éléments interactifs à leurs présentations, comme la possibilité de dessiner sur des tableaux blancs ou de partager leurs réflexions sur le sujet. Ce ne sont que des exemples, les possibilités sont infinies ! PS : Avez-vous pensé à offrir des codes de réduction pour vos produits et services à vos participants ?

Idée n°6 pour un événement en ligne : Assurez-vous d’avoir un panel d’intervenants diversifié.

Les meilleurs événements multilingues en ligne offrent une pluralité de points de vue, car c'est ce qui stimule véritablement l'engagement. Si votre panel d'intervenants est composé uniquement d'hommes blancs sexagénaires, vous n'obtiendrez qu'un seul point de vue : celui d'hommes blancs sexagénaires. Pour apporter une réelle valeur ajoutée à votre public et faire de votre événement un succès, il est essentiel d'y inclure des experts aux perspectives uniques et diversifiées, capables d'aborder les sujets de discussion.

De plus, en diversifiant votre panel d'intervenants, vous rendez instantanément vos événements plus attrayants pour un public d'horizons différents.

Vous souhaitez vraiment que votre événement multilingue en ligne se démarque ?

Conseil n° 6 :
Réalisez un sondage préalable pour déterminer le format qui conviendra le mieux à votre public. Tout comme vous recherchez des intervenants de diverses origines, vous avez besoin d’une variété d’options pour votre événement. Le sondage préalable vous aidera à choisir la formule la plus adaptée à votre public, et ainsi à optimiser son engagement.

Voici d'autres façons de faire ressortir vos événements multilingues en ligne

• Témoignez votre reconnaissance à vos participants !
  Pour chaque personne inscrite et participant à votre événement multilingue en ligne, envoyez-lui une carte de remerciement par courrier postal, et non par courriel. En ces temps difficiles, les gens aspirent plus que tout à un semblant de normalité, et rien ne fait plus plaisir qu'un petit mot de remerciement (accompagné, pourquoi pas, de quelques cadeaux).
• Fournissez un résumé post-événement.
  Selon la taille de votre événement, certains participants ne pourront peut-être pas assister à toutes les sessions souhaitées, ni visionner les enregistrements. Dans ce cas, pensez à distribuer un aide-mémoire ou un document récapitulatif reprenant les points clés de chaque atelier.
• Sollicitez l'avis des participants
   : envoyez-leur un e-mail dès que possible pour leur demander leur avis. Au lieu de simplement leur demander leur avis, offrez-leur quelque chose en échange de leur participation, comme une réduction sur vos produits/services ou des billets pour un autre événement ultérieur !

Facilitez l'organisation d'événements multilingues en ligne réussis.

Il y a beaucoup de choses à prendre en compte, et organiser un événement multilingue en ligne est très différent d'en organiser un en présentiel.

De nombreuses entreprises utilisent actuellement des solutions fragmentaires ; des plateformes comme Cisco Webex et Microsoft Teams, par exemple, offrent d’excellents outils de réunion prêts à l’emploi, mais ne proposent pas de fonctionnalités d’interprétation de base. Il faut alors recourir à un outil tiers (et même dans ce cas, la prise en charge de l’interprétation à distance n’est pas garantie).

C’est là que nous intervenons. Notre plateforme, Interprefy, est conçue pour répondre à tous ces besoins et permet aux organisateurs d’événements de mettre en place l’interprétation à distance (RSI) dans la langue de leur choix.

Non seulement c'est plus rentable, mais nous pouvons également fournir des interprètes de classe mondiale grâce à notre réseau de prestataires de services linguistiques (PSL), ce qui signifie que vous pouvez obtenir les langues et l'expertise dont vous avez besoin, au moment où vous en avez besoin.

Enfin, notre plateforme s'intègre aux outils de réunion en ligne les plus populaires (Zoom, Cisco Webex, Microsoft Teams) pour aider vos événements en ligne multilingues à se démarquer.

Envie d'en savoir plus ? Réservez une démonstration et nous vous ferons découvrir rapidement Interprefy.