Principaux enseignements de la planification d'une célébration virtuelle de fin d'année

Alors que nous sommes occupés à gérer la planification de fin d'année, de nombreuses équipes réfléchissent à la façon dont nous organisons les réunions de fin d'année et célébrons les fêtes, même si nous ne pouvons pas être physiquement au même endroit ou même dans le même fuseau horaire.

Être une entreprise entièrement distribuée signifie réinventer les réunions de fin d'année pour le domaine virtuel. Bien que nous regrettions certainement de ne plus pouvoir nous mêler aux foules et d'encourager nos collègues d'autres départements qui ont toujours été si généreux en nous aidant chaque fois que nécessaire, les célébrations virtuelles peuvent être adaptées pour introduire des activités sociales surprenantes et même nouvelles.

At Interprefy, we got together for the Year End Celebrations in 2020 and 2021 virtually, and while a first to many, they resulted in joyful and memorable experiences, that continued to be the talk of the town for months.

Voici nos principaux enseignements tirés de la planification d’une célébration virtuelle de fin d'année.

1. Commencer à planifier tôt

Il existe littéralement des milliers d'entreprises et de freelances qui ont trouvé un créneau intéressant en proposant du divertissement pour des rassemblements virtuels, du comédie à la musique en passant par les chasses d'évasion virtuelles. Planifier tôt aidera à sécuriser les meilleurs artistes et partenaires de production pour votre célébration virtuelle.

Rappelez-vous également que certains de vos collègues peuvent commencer leurs vacances tôt, alors assurez-vous de communiquer la date de la célébration tôt et d'envoyer un avis de date.

2. Prévoyez suffisamment de temps dans le planning pour les activités sociales

Lors de la mise en place du programme de votre célébration, rappelez-vous que pour beaucoup il s'agit d'une occasion unique de rencontrer des collègues de différents services et d'échanger de façon informelle. La fatigue virtuelle peut constituer une menace pour tout événement en ligne si vous surchargez un planning de 4 heures. Essayez de garder le programme officiel à une durée raisonnable, en ajoutant des pauses, des sessions de réseautage, voire des activités de speed-dating pour rencontrer des collègues au hasard.

3. Intégrez une équipe de production pour assembler toutes les pièces du puzzle

Les sessions de travail, les présentations, les jeux, les cabines photo - assembler toutes les pièces et créer une expérience fluide peut être difficile. Faire appel tôt à une équipe de production d'événements virtuels garantira des expériences sans bugs pour tous et s'assure que vous n'avez pas à résoudre les problèmes et que vous puissiez réellement profiter de l'événement vous-même.

4. Get an emcee to guide your teams through the program

Si vous'êtes en train de planifier de diriger les participants vers plusieurs zones tout au long de l'événement, ils doivent être clairs sur ce qu'ils doivent faire à chaque instant. Avoir un maître de cérémonie qui lance la célébration, présente le programme, introduit les consignes de bonne conduite et ajoute une touche d'humour aide vraiment. L'année dernière, nous avons eu un fantastique comédien britannique qui a lancé la célébration avec une chanson sur le thème d'Interprefy, a interviewé le fondateur de notre entreprise, et a maintenu un fort engagement tout au long de l'événement.

5. Moins, c’est plus

Vous avez sûrement des tonnes d'idées incroyables pour les activités d'événement. Mais rappelez-vous que, tandis que certaines personnes peuvent se réunir dans leur bureau local, beaucoup d'autres peuvent être assises devant leurs ordinateurs et subir une fatigue virtuelle si cela dure trop longtemps.

Faites-le court, engageant et mémorable, mais ouvert pour ceux qui sont habituellement les derniers à rester au bar.

5. Les jeux sont indispensables

Des jeux comme les chasses d'évasion virtuelles ou les quiz de pub peuvent être un excellent moyen de divertir vos collègues et de rassembler des personnes du monde entier en petites équipes pour du team-building. Au bas de cet article, vous trouverez une liste d'idées d'activités ludiques.

6. Faites le discours de votre PDG's mémorable

Le CEO qui résume l'année est toujours indispensable. Essayez d'aider votre CEO avec des idées pour le discours afin qu'il soit court et mémorable. Pour notre célébration l'année dernière, nous avons fait appel à un graphiste pour transformer le discours en dessin en direct, pendant que le discours se poursuivait. Tout le monde pouvait regarder notre CEO parler et un dessin évoluer simultanément à l'écran. Cela a donné un magnifique dessin rétrospectif de l'année qui orne désormais un mur de notre siège.

7. Créez un cadre d'after‑party

Bien que votre programme officiel puisse durer 2 à 3 heures, de nombreux collègues voudront rester et porter un toast avec leurs collègues. L'année dernière, nous avons utilisé l'application de réseautage vidéo virtuelle wonder.me qui propose un paysage avec plusieurs zones où les gens peuvent se déplacer librement, rejoindre des appels vidéo de groupe ou se connecter en tête-à-tête.

8. En faire une expérience inclusive et accessible

S'assurer que tous vos collègues se sentent également inclus dans l'expérience de l'événement est essentiel. Vous pouvez avoir des collègues qui ne sont pas à 100 % à l'aise avec leur anglais professionnel. Ou certains collègues peuvent avoir un handicap visuel ou auditif qui pourrait affecter leur expérience. Il existe de nombreux outils qui peuvent vous aider à rendre la célébration inclusive, des plateformes offrant différents contrastes de couleur et des fonctionnalités d'accessibilité, aux sous-titres en direct et à l'interprétation linguistique en temps réel. 

Idées amusantes pour votre célébration virtuelle de fin d'année du personnel

1. Sessions de mixologie - Créez vos propres boissons à thème d'entreprise, envoyez à tous les recettes de boissons et une liste de courses et faites appel à un mixologue pour enseigner à tous ces cocktails ou mocktails en direct pendant l'événement.
2. Cabine photo virtuelle - Un excellent moyen d'obtenir une photo d'équipe mondiale, mais aussi de lancer un défi photo qui correspond au thème de votre événement.
3. Cérémonie de remise de prix amusante - Créez des catégories amusantes et faites voter les équipes à l'avance afin de pouvoir décerner des prix humoristiques, comme le "Vous êtes toujours en sourdine".
4. Talent Show - Showcase hidden talents in your company by giving the stage to a colleague who's got the voice of an angel or challenges Slash's throne.
5. Quiz de pub - mettre les gens en groupes aléatoires pour participer à un quiz de pub et récompenser l'équipe gagnante. Une excellente façon de rassembler les gens et de favoriser l'esprit d'équipe inter-departemental.
6. Qui suis-je ? - Demandez à vos collègues à l'avance de fournir un fait surprenant sur eux-mêmes et organisez un quiz pour voir à quel point vous les connaissez bien.

En résumé : le ciel est la limite. Soyez créatif, essayez de rester concis, social, amusant, divertissant, et finalement : mémorable.

Et si vous avez besoin d'aide pour connecter vos collègues dans leur propre langue, n'hésitez pas à nous contacter à tout moment.