Principaux enseignements tirés de la planification d'une fête de fin d'année virtuelle

Alors que nous sommes occupés à finaliser la planification de fin d'année, de nombreuses équipes réfléchissent à la manière d'organiser des réunions de fin d'année et de célébrer les fêtes, même si nous ne pouvons pas être physiquement au même endroit ni même dans le même fuseau horaire.

Être une entreprise entièrement distribuée implique de réinventer les fêtes de fin d'année pour le monde virtuel. Bien sûr, les échanges en présentiel et les félicitations avec nos collègues des autres services, toujours prêts à nous aider, nous manquent. Cependant, les célébrations virtuelles peuvent être personnalisées et proposer des activités sociales surprenantes, voire inédites.

Chez Interprefy, nous nous sommes réunis virtuellement pour les célébrations de fin d'année 2020 et 2021, et bien que ce fût une première pour beaucoup, elles ont donné lieu à des expériences joyeuses et mémorables, qui ont continué à faire parler d'elles pendant des mois.

Voici les principaux enseignements que nous avons tirés de l'organisation d'une fête de fin d'année virtuelle.

1. Commencez à planifier tôt

Des milliers d'entreprises et de travailleurs indépendants se sont spécialisés dans l'animation d'événements virtuels, proposant une gamme de services allant de l'humour à la musique, en passant par les jeux d'évasion en ligne. En planifiant tôt, vous vous assurez les services des meilleurs artistes et partenaires de production pour votre célébration virtuelle.

N'oubliez pas non plus que certains de vos collègues pourraient commencer leurs vacances plus tôt, alors assurez-vous de communiquer la date de la célébration suffisamment tôt et d'envoyer un faire-part.

2. Prévoyez suffisamment de temps dans votre emploi du temps pour les activités sociales.

Lors de la préparation du programme de votre célébration, n'oubliez pas que pour beaucoup, c'est une occasion unique de rencontrer des collègues de différents services et d'échanger de manière informelle. La fatigue virtuelle peut nuire à tout événement en ligne si vous surchargez le programme de 4 heures. Essayez de limiter la durée du programme officiel et d'y intégrer des pauses, des séances de réseautage, voire des activités de type « speed-dating » pour rencontrer des collègues au hasard.

3. Constituez une équipe de production pour assembler toutes les pièces du puzzle.

Ateliers en petits groupes, présentations, jeux, photomatons : coordonner tous ces éléments et créer une expérience fluide peut s’avérer complexe. Faire appel à une équipe de production d’événements virtuels dès le début garantit le bon déroulement de l’événement pour tous et vous permet de profiter pleinement de celui-ci sans vous soucier des problèmes techniques.

4. Désignez un animateur pour guider vos équipes tout au long du programme.

Si vous prévoyez de diriger les participants vers différents espaces durant l'événement, il est essentiel qu'ils sachent clairement ce qu'ils ont à faire à chaque étape. La présence d'un maître de cérémonie pour lancer les festivités, présenter le programme, rappeler les consignes de sécurité et apporter une touche d'humour est très utile. L'année dernière, nous avons eu le plaisir d'accueillir un humoriste britannique exceptionnel qui a ouvert les festivités avec une chanson sur le thème d'Interprefy, interviewé le fondateur de notre entreprise et maintenu l'attention des participants tout au long de l'événement.

5. Moins, c'est plus

Vous avez sans doute une multitude d'idées géniales pour les activités de l'événement. Mais n'oubliez pas que, même si certaines personnes se réunissent dans leurs bureaux, beaucoup d'autres seront devant leur ordinateur et risquent de souffrir de fatigue virtuelle si l'événement dure trop longtemps.

Faites-en un texte court, captivant et mémorable, mais ouvert à la discussion pour ceux qui sont généralement les derniers à quitter le bar.

5. Les jeux sont indispensables

Des jeux comme les escape games virtuels ou les quiz de pub sont parfaits pour divertir vos collègues et réunir des personnes du monde entier au sein de petites équipes pour renforcer la cohésion d'équipe. Vous trouverez en bas de cet article une liste d'idées d'activités ludiques.

6. Faites en sorte que le discours de votre PDG soit mémorable.

Le bilan annuel du PDG est toujours un moment incontournable. Essayez de l'aider en lui suggérant des idées pour que son discours soit court et percutant. L'année dernière, pour notre célébration, nous avons fait appel à un graphiste pour transformer le discours en un dessin en direct, pendant qu'il se déroulait. Chacun pouvait ainsi suivre le discours du PDG et l'évolution simultanée du dessin sur l'écran. Le résultat : un magnifique dessin récapitulatif de l'année qui orne désormais un mur de notre siège social.

7. Créer un cadre pour l'après-fête

Bien que votre programme officiel dure généralement 2 à 3 heures, nombre de vos collègues souhaiteront rester connectés pour trinquer avec leurs collègues. L'année dernière, nous avons utilisé l'application de visioconférence wonder.me, qui propose un environnement avec plusieurs zones où chacun peut se déplacer librement, participer à des appels vidéo de groupe ou échanger en tête-à-tête.

8. Faites-en une expérience inclusive et accessible

Il est essentiel que tous vos collègues se sentent pleinement intégrés à l'événement. Certains d'entre eux peuvent avoir des difficultés avec l'anglais des affaires, ou présenter un handicap visuel ou auditif susceptible d'affecter leur expérience. De nombreux outils peuvent vous aider à faire de cette célébration un moment inclusif : plateformes offrant différents contrastes de couleurs et des fonctionnalités d'accessibilité, sous-titrage et interprétation en direct. 

Idées amusantes pour votre fête de fin d'année virtuelle du personnel

1. Ateliers de mixologie - Créez vos propres boissons sur le thème de votre entreprise, envoyez à tous les recettes et une liste de courses, et faites appel à un mixologue pour apprendre à tous à préparer ces cocktails ou mocktails en direct pendant l'événement.
2. Cabine photo virtuelle – Un excellent moyen de prendre une photo d'équipe internationale, mais aussi d'organiser un défi photo en lien avec le thème de votre événement.
3. Cérémonie de remise de prix amusante - Créez des catégories amusantes et faites voter les équipes à l'avance afin de pouvoir décerner des prix humoristiques, comme le prix « Vous êtes toujours en mode muet ».
4. Concours de talents - Mettez en valeur les talents cachés de votre entreprise en donnant la parole à un collègue à la voix d'ange ou qui défie le trône de Slash.
5. Quiz de pub : formez des groupes aléatoires pour participer à un quiz de pub et récompensez l’équipe gagnante. Une excellente façon de rassembler les gens et de favoriser l’esprit d’équipe interdépartemental.
6. Qui suis-je ? - Demandez à vos collègues au préalable de révéler un fait surprenant à leur sujet et organisez un quiz pour tester vos connaissances sur eux.

En résumé : laissez libre cours à votre imagination. Soyez créatifs, privilégiez les formats courts, conviviaux, amusants et divertissants, et surtout : mémorables.

Et si vous avez besoin d'aide pour mettre vos collègues en relation dans leur propre langue, n'hésitez pas à nous contacter à tout moment.