Ce que l'année écoulée nous a appris sur l'inclusion dans les événements

En mars 2020, nous avons publié un article de blog proposant des conseils pour améliorer la diversité et l'inclusion de vos événements en ligne . Alors que la pandémie n'en était qu'à ses débuts et que l'impact réel des confinements régionaux restait à évaluer, il était déjà évident qu'un changement radical s'était opéré dans la manière dont les événements étaient planifiés, organisés et suivis.

Plus d'un an après, nous avons eu le temps d'observer les conséquences de cette crise. Les organisateurs d'événements ont-ils su relever le défi et veiller à ce que leurs manifestations soient aussi diversifiées et inclusives que possible, ou la situation s'est-elle dégradée, la technologie et les événements virtuels renforçant les barrières et les exclusions traditionnelles ? Par ailleurs, avec l'avancement des programmes de vaccination et la réouverture progressive de la société, les événements retrouveront-ils leur niveau d'avant la pandémie, ou les événements en présentiel ont-ils définitivement disparu ?

Dans cet article, nous examinerons quelques leçons clés que nous avons tirées en matière d'inclusion pour les événements en ligne suite à la pandémie de COVID-19.

La diversité demeure impérative

Avant d'examiner les leçons à tirer sur la manière de maximiser la diversité et l'inclusion pour les événements en ligne, il convient de rappeler pourquoi le renforcement de la diversité dans les événements est si bénéfique pour les organisateurs et les gestionnaires d'événements.

D'une part, la diversité est une obligation éthique. Cela va de soi : exclure quelqu'un de la participation à un événement – ​​ou de la possibilité de profiter d'une expérience de même qualité – simplement en raison de son origine culturelle ou de sa langue, est injuste et plus préjudiciable que bénéfique.

Mais la diversité a aussi des avantages concrets : au travail, lors des tests utilisateurs d’un produit ou d’une application, ou encore lors de la participation à des événements. La diversité des opinions et des parcours favorise l’émergence d’idées plus pertinentes, réduit les biais implicites et offre une représentation plus fidèle de la société. Pour une entreprise, cela se traduit par une meilleure compréhension du contexte social, historique et culturel dans lequel elle évolue, ce qui lui permet de mieux répondre aux besoins réels et de prospérer sur le long terme.

Les principaux avantages de la diversité et de l'inclusion dans les événements en ligne sont les suivants : une participation accrue, un contenu plus pertinent, un meilleur engagement et une présence sociale globalement plus importante qui peut renforcer les événements futurs.

Passons maintenant aux leçons pratiques que nous avons tirées depuis la publication de notre article de blog l'année dernière.

Supprimer les barrières linguistiques est tout aussi important.

La prise en compte des différentes langues était essentielle hier, et elle l'est encore aujourd'hui. Même pour les participants bilingues, pouvoir accéder au contenu dans sa langue maternelle fait toute la différence en termes d'engagement, de compréhension et d'expérience globale de l'événement.

Lorsqu'il s'agit d'organiser un événement virtuel, les enjeux sont d'autant plus importants : vos participants sont plus susceptibles de parler diverses langues, puisqu'ils peuvent diffuser du contenu en continu depuis n'importe où grâce à une connexion Internet.

La technologie étant essentielle à l'organisation d'un événement en ligne, il est impératif de prendre en compte les besoins linguistiques variés de chacun. Des solutions d'interprétation, comme notre plateforme , sont facilement accessibles et extrêmement rentables compte tenu de leur impact positif sur les participants, les intervenants et les organisateurs.

Améliorer l'accès pour les personnes ayant des problèmes de santé ou des handicaps

L'interprétation linguistique constitue un bon point de départ pour favoriser la diversité lors d'un événement en ligne, mais un événement inclusif doit également prendre en compte les besoins spécifiques des participants, notamment les personnes ayant une déficience visuelle ou auditive. Améliorer l'accessibilité des événements en ligne est simple, à condition de ne pas la négliger.

Lors de la planification de l'événement – ​​de la préparation des intervenants à la conception des diapositives, en passant par le choix de votre plateforme logicielle et de vos partenaires technologiques – pensez aux personnes ayant une déficience visuelle ou auditive.

Veillez à ce que les contrastes de couleurs soient adaptés aux daltoniens ; encouragez les intervenants à utiliser un langage descriptif ; proposez des sous-titres en direct et/ou en langue des signes ; et mettez les diapositives à disposition pour téléchargement ou à l’avance. 

En informant les participants à l'avance de vos mesures d'accessibilité, vous maximiserez la participation et attirerez des personnes qui ne sont pas habituées à une telle attention et à une telle considération de la part des autres organisateurs d'événements.

Vous pouvez même aller plus loin et interroger les participants potentiels sur leurs besoins en matière d'accessibilité. Cette initiative vous permettra d'offrir la meilleure expérience possible lors de votre événement, tout en témoignant de l'attention et de la considération que votre marque porte à vos clients.

Répondre aux différents besoins d'accès et de compétences numériques

Le télétravail a mis en lumière notre forte dépendance à la technologie au quotidien. Or, un autre constat important est que l'accès à la technologie à domicile n'est pas le même pour tous. Il en va de même pour les participants aux événements en ligne. Si certains bénéficient d'une connexion fibre ultra-rapide, d'autres disposent de connexions plus lentes, peinant à gérer un débit élevé. Pour permettre à tous vos participants de profiter pleinement de vos événements, pensez à proposer plusieurs chaînes ou options de streaming moins gourmandes en bande passante.

La maîtrise du numérique est un autre facteur à prendre en compte. Si votre événement est relativement complexe en termes de fonctionnalités, de plateformes et d'interactivité, fournissez aux participants des ressources pédagogiques pour les aider à tirer le meilleur parti de l'expérience. Enfin, pour ceux qui ne peuvent pas être présents le jour J, pensez à proposer certaines ou toutes les sessions en différé, dans les jours ou les mois suivants.

Adoptez une approche authentique et centrée sur l'humain 

La pandémie a affecté tout le monde : la santé mentale, physique et émotionnelle de beaucoup est mise à rude épreuve. Lors de l'organisation d'un événement en ligne, il est crucial qu'il soit authentiquement humain et favorise de véritables échanges entre les participants. Cela concerne tous les aspects, de la communication et du contenu aux opportunités offertes aux participants de se rencontrer, d'interagir et de créer des liens. Par exemple, vous pourriez proposer des salles de réunion virtuelles ou un chat pour permettre aux participants de faire une pause entre les interventions et de partager des moments conviviaux. Promouvoir visiblement la diversité et l'inclusion est le meilleur moyen de rendre votre événement en ligne authentiquement humain.

Chez Interprefy, nous pouvons vous aider à rendre vos événements en ligne plus diversifiés, inclusifs et attrayants.

Notre plateforme d'interprétation en nuage pour les événements en ligne, hybrides et en présentiel garantit aux participants du monde entier une expérience de haute qualité, quelle que soit la langue qu'ils parlent.

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