Quatre conseils pour réussir un événement

Partout où l'on regarde, le secteur événementiel est en pleine mutation. Dans un contexte de bouleversements technologiques, la dynamique des relations entre marques, agences et consommateurs se transforme. Il peut être difficile de s'y retrouver et de distinguer ce que les participants aux conférences considèrent comme utile , ce qui relève du simple effet de mode et ce dont vous avez désormais besoin pour la réussite d'un événement . 

Mais il n'y a pas lieu de s'inquiéter. 

Dans cet article, nous vous présentons quatre conseils clés pour réussir votre événement.

1. Identifier les technologies qui permettent de gagner du temps et de réduire les tâches administratives.

Nous revenons tout juste de la conférence International Confex à Londres et avons été surpris par le nombre d'applications d'organisation d'événements disponibles sur le marché. Malgré la profusion d'idées novatrices, l'utilisation concrète d'applications nécessitant une intégration, une configuration et un déploiement pour chaque événement peut s'avérer chronophage et fastidieuse, tant pour les organisateurs que pour les utilisateurs finaux. 

Il est toutefois essentiel d'adopter les technologies appropriées. Nous savons que les participants, et notamment les plus jeunes, sont non seulement plus à l'aise avec la technologie, mais qu'ils l'exigent de plus en plus. Il s'agit donc d'un élément crucial à prendre en compte pour la réussite d'un événement. 

Pour déterminer les technologies à utiliser lors de votre événement, posez-vous les questions suivantes :

Quel est l’objectif principal de mon événement et comment la technologie peut-elle m’aider à l’atteindre ? Quelles sont les attentes des participants ? 

Analysez le profil de vos participants : quels sont leurs centres d’intérêt ? Y a-t-il des spécificités culturelles à prendre en compte ? Disposent-ils des outils nécessaires pour se repérer facilement dans le lieu de l’événement et interagir avec les intervenants ? Par ailleurs, la technologie que vous envisagez d’utiliser permet-elle de simplifier les démarches administratives, de réduire les coûts, d’améliorer l’organisation de l’événement ou d’enrichir l’expérience utilisateur ? Si vous répondez oui à au moins une de ces questions, elle mérite d’être étudiée. 

2. Votre événement doit se dérouler sans accroc et rester concis. 

La technologie a facilité l'échange rapide d'idées . Grâce à nos appareils intelligents, nous pouvons obtenir des informations en temps réel et instantanément. De ce fait, les consommateurs – et donc les participants aux événements – veulent aller droit au but, et vite . Parallèlement, notre façon de recevoir l'information et d'interagir avec les autres a évolué. Nous sommes habitués à obtenir des données de sources multiples, de manière moins structurée qu'avant l'ère numérique. Réfléchissez à la manière dont vous pourriez intégrer cette évolution à votre événement. Quels éléments sont superflus ? Supprimez-les. Comment transmettre l'information de façon pertinente et encourager l'interaction entre les participants ? 

3. La personnalisation est essentielle

Pour réussir un événement , la personnalisation est devenue essentielle . L'approche standardisée ne suffit plus . Grâce à une meilleure compréhension du comportement des consommateurs, ces derniers considèrent aujourd'hui la personnalisation comme une évidence. Commencez par bien connaître votre public. Pour ce faire, établissez des profils types afin de cerner les intérêts et les attentes spécifiques de vos participants. Leurs besoins sont-ils pris en compte ? Comment garantir leur confort lors de votre événement ? En vous posant ces questions, vous optimiserez votre événement.

4. Tenez compte du caractère international de vos délégués. 

Entre 2016 et 2017,  une  étude menée en Allemagne a révélé une hausse de 18 % du nombre de participants internationaux et plus de 3 millions d'événements organisés. L'Allemagne n'est pas un cas isolé : il s'agit d'une tendance mondiale. Pourtant, le secteur a tardé à réagir. Trop souvent, les événements internationaux sont proposés dans une seule langue . Cela freine l'engagement et rebute autant les intervenants que les participants qui, à l'ère du numérique, attendent une réponse personnalisée et optimisée par la technologie. La plateforme simultanée à distance d'Interprefy simplifie l'administration et réduit considérablement les coûts pour les organisateurs d'événements, tout en améliorant significativement l'expérience utilisateur. 

Interprefy a révolutionné l'interprétation. Sa puissante plateforme cloud permet l'interprétation simultanée à distance pour les entretiens individuels, les tables rondes, les événements d'entreprise et les conférences de grande envergure, dans autant de langues que nécessaire. Cette plateforme intuitive permet aux interprètes de travailler à distance et aux participants d'utiliser leur smartphone comme récepteur grâce à l'application dédiée. L' absence de déplacements pour les interprètes, de matériel audiovisuel et de cabines d'interprétation sur site engendre des économies substantielles par rapport aux solutions d'interprétation traditionnelles. 

Interprefy collabore étroitement avec les organisateurs d'événements du monde entier, notamment lors des plus grands salons et conférences, afin de fournir des services d'interprétation simultanée à distance dans de nombreuses langues. Les utilisateurs peuvent désigner leurs propres interprètes, faire appel à une agence ou encore bénéficier des services linguistiques d'Interprefy, assurés par les meilleurs spécialistes linguistiques au monde.