Simplifier la logistique de l'interprétation pour le Sommet mondial des gouvernements

DLC Events est le plus important fournisseur de systèmes de conférence au Moyen-Orient, proposant des solutions techniques événementielles pour les marchés locaux et internationaux. Partenaire officiel d'Interprefy AV depuis juin 2020, , fort de près de 30 ans d'expérience, pour fournir l'ensemble des systèmes d'interprétation et de discussion du Sommet mondial des gouvernements qui s'est tenu à Dubaï en mars 2022.

Le Sommet mondial des gouvernements a réuni des leaders d'opinion, des experts internationaux et des décideurs du monde entier afin de partager et de contribuer à l'élaboration d'outils, de politiques et de modèles essentiels pour façonner les gouvernements de demain. 

Aperçu

À l'occasion de la clôture de l'Expo 2020 Dubaï, DLC Events, partenaire d'Interprefy AV, a été mandaté pour assurer l'ensemble des besoins d'interprétation de cette méga-conférence, le plus grand événement de ce type. L'interprétation simultanée a été assurée sur place dans huit salles : une salle plénière principale, la DP World Arena, avec dix langues ; trois salles de session principales, chacune avec cinq langues ; et quatre autres espaces de réunion, chacun avec trois langues.

Le défi

Réduire la logistique tout en restant polyvalent

Outre la tâche d'assurer l'interprétation dans 8 salles, DLC Events devait également résoudre trois problèmes pour l'événement :

• Diffusion en direct du webinaire : une interprétation devait être disponible dans toutes les salles pendant toute la durée de l’événement, à raison d’une diffusion par salle.
• À tout moment et en tout lieu : l’interprétation depuis la DP World Arena devait être disponible pour être entendue dans n’importe quelle autre salle de session, à tout moment, si celles-ci étaient utilisées comme sièges supplémentaires lorsque les sièges de l’arène plénière étaient pleins.
• Distance entre les salles : Des informations pour toutes les salles doivent être disponibles au centre de presse officiel de l'événement, situé de l'autre côté du hall du centre d'exposition par rapport à l'événement principal.

L'approche

La technologie RSI d'Interprefy dans le cloud et une équipe d'assistance à distance de confiance

Au lieu de déployer des kilomètres de câbles, d'utiliser une multitude d'ordinateurs portables pour les connexions et de nécessiter une importante armée de techniciens, DLC Events a choisi d'utiliser la plateforme d'interprétation simultanée à distance d'Interprefy dans le Cloud.

DLC Events est ravie de collaborer avec Interprefy pour ses événements dans la région du Golfe. Interprefy offre une solution sécurisée et fiable pour les occasions où les systèmes d'interprétation traditionnels ne sont pas adaptés. – Lorraine Ludman, Directrice générale de DLC Events

De cette manière, toutes les langues étaient diffusées sur la plateforme Interprefy via un réseau audio Dante local dans chaque salle et un jeton distinct dans chaque espace événementiel.

Organiser un événement hybride international représente souvent un véritable défi, car il faut choisir entre qualité et quantité. Or, la solution Interprefy s'est intégrée facilement à notre infrastructure technique existante. – Miki Morana, directrice technique événementielle chez Field, Morana and Associates.

Le résultat

Plus de 4 000 participants, en présentiel et en ligne, ont pu suivre l’événement sans difficulté, dans la langue de leur choix, tandis que DLC a tiré parti de la solution d’interprétation simultanée à distance d’Interprefy dans le cloud pour résoudre les problèmes posés par l’événement :

• Diffusion en direct du webinaire : Un webinaire continu était organisé dans chaque salle. Grâce à la technologie d'intégration fluide d'Interprefy, la vidéo et l'audio des diffuseurs hôtes étaient diffusés en continu, et une interprétation était ajoutée au webinaire. Les participants à distance pouvaient ainsi bénéficier de la même interprétation que les personnes présentes dans la salle. L'équipe d'assistance à distance d'Interprefy était disponible pour surveiller en permanence tous les flux et assurer la liaison avec les techniciens de DLC Event sur place, selon les besoins.
• À tout moment et en tout lieu : grâce à l’interprétation disponible dans n’importe quelle salle via Interprefy Cloud, les techniciens sur site pouvaient facilement modifier la configuration de n’importe quelle salle, passant de la transmission à la réception de l’interprétation. Un simple changement de jeton vers la plateforme plénière permettait à DLC Events de diffuser l’interprétation des séances plénières dans les récepteurs et casques de n’importe quelle autre salle. Le passage de la configuration de session à la configuration de débordement prenait moins d’une minute et répondait parfaitement aux besoins de décision rapides des clients.
• Distance entre les salles : Le centre de presse a accueilli de nombreux journalistes locaux et internationaux, mettant à leur disposition un grand écran pour suivre l'événement, des ordinateurs portables et une connexion internet, ainsi que des récepteurs d'interprétation pour écouter l'interprétation dans la langue de leur choix. DLC Events a installé un ordinateur portable connecté à un émetteur infrarouge afin de transmettre l'interprétation de l'événement aux casques utilisés par ces journalistes. La salle affichée sur le grand écran du centre de presse variait en fonction du lieu des sessions les plus intéressantes. DLC s'est coordonné avec les instructions des diffuseurs hôtes lorsque la diffusion vers le centre de presse passait d'une salle à l'autre, et a par conséquent modifié le code de l'ordinateur portable alimentant l'émetteur d'interprétation. 

Nous n'aurions pas pu organiser un événement aussi parfait sans la technologie Interprefy fournie par DLC Events.