La pandémie de COVID-19 a contraint les organisateurs d'événements à passer aux événements virtuels en mars 2020. Bien que ce fût un défi inattendu, de nombreux organisateurs d'événements ont connu un grand succès avec les événements virtuels et ont adopté les avantages que le monde virtuel a apportés à leurs événements.
Cependant, alors que les événements en présentiel reviennent progressivement, les organisateurs d'événements cherchent des moyens de combiner les meilleures qualités des plateformes d'événements virtuels avec les événements traditionnels en salle. En offrant aux participants des options à la fois en présentiel et en ligne, les planificateurs d'événements peuvent rendre leurs manifestations plus flexibles et accessibles à un public mondial plus large. Dans cet article, nous explorons ce que sont les événements hybrides, leurs avantages, des exemples et comment en organiser un.
Un événement hybrideest un événement qui combinedes éléments en présentiel et en ligne. Il comprend à la fois: un expérience en direct dans un lieu physique, que les intervenants et les participants peuvent rejoindre en personne, et un expérience virtuelle hébergée en ligne où les intervenants et les participants peuvent participer à distance, généralement sur une plateforme d'événement.
Au cœur d'un événement hybride se trouve une conférence, un salon professionnel, un séminaire, un atelier ou tout autre type de réunion qui combine une expérience d'événement "live" en présentiel avec un composant en ligne "virtuel".
Il y a trois composantes clés qui rendent un événement hybride :
Non, le concept de combiner le virtuel et le présentiel n'est pas nouveau. Historiquement, la plupart des événement hybrides étaient simplement des événements en présentiel diffusés en direct pour un public en ligne regardant depuis chez lui.
Bien avant le Covid-19, Interprefy a soutenu les organisateurs d'événements avec des configurations hybrides, apportant traduction en direct d'interprètes à distance aux participants et délégués sur site et souvent également à distance.
Covid-19 est certainement un catalyseur dans le boom récent des événements virtuels, mais il n'a en aucun cas créé un format d'événement complètement nouveau.
Bien qu’ils ne soient pas nouveaux, les événements hybrides sont devenus une priorité alors que la pandémie de Covid-19 a changé la façon dont le monde vivait et menait ses activités. Les événements hybrides d'aujourd’hui vont au-delà d’un flux en direct et visent à engager pleinement les publics virtuels et présents grâce à la technologie - sous forme de discussions, de réseautage, et souvent d’installations élaborées sur le site pour connecter les personnes des deux côtés de l’écran.
En fin de compte, aujourd'hui nous'sommes constatant que les événements hybrides continuent d'évoluer et de combler l'écart entre les expériences que les publics sur site et virtuels ont.
Combiner les meilleures qualités des événements traditionnels et virtuels peut apporter de nombreux avantages tant pour vos participants que pour votre organisation :
Obtenez plus d'informations sur les avantages des événements hybrides dans notre article de blog sur la libération du plein potentiel des événements hybrides.
Les événements hybrides peuvent prendre de nombreuses formes. Dans leurs formes les plus simples, un événement hybride ajoute une couche en ligne à un événement physique, en présentiel, afin d'atteindre et d'engager un public plus large sans qu'il ait besoin de se déplacer pour participer.
Voici quelques exemples d'événements hybrides :
Les types de réunions et d'événements les plus courants peuvent s'adapter aux aspects hybrides, même les événements internes de l'entreprise.
Considérez comment ces types d'événements pourraient fonctionner dans un cadre hybride pour votre organisation :
Avec les événements hybrides, les participants ont la possibilité d'assister ou, s'ils ne peuvent pas se déplacer sur site ou préfèrent simplement se connecter à distance, de participer en ligne. Les organisateurs d'événements utilisent des plateformes d'événements virtuels sophistiquées plates-formes d'événements virtuels pour compléter l'expérience en présentiel.
Les événements hybrides pourraient simplement diffuser leur programme en ligne, au risque que les participants virtuels se sentent exclus. Pour impliquer leur public, de nombreux organisateurs d'événements utilisent une technologie événementielle qui offre des fonctionnalités d'engagement.
Fonctionnalités d'engagement possibles :
1. Mettez votre public en premier
La première chose à garder à l'esprit lorsque vous débutez avec les événements hybrides est qu'ils représentent un exercice d'équilibre entre les visiteurs sur site et virtuels, dont les expériences doivent être harmonisées – créant un événement avec deux expériences. Le défi est de s'assurer que votre contenu fonctionne pour les deux groupes, tout en ne donnant pas l'impression de deux événements complètement différents.
Donc, un bon point de départ est de se concentrer sur vos publics : qui sont-ils, que attendent-ils, quelle valeur pouvez-vous ajouter à leur expérience, comment pouvez-vous maintenir leur attention et un engagement élevé, et comment pouvez-vous ajouter un élément positif de surprise ?
2. Définir des objectifs SMART
Définissez les objectifs commerciaux que votre événement soutient et comment vous pouvez définir des objectifs SMART pour votre événement. Quels aspects virtuels pourraient soutenir ces objectifs et comment pouvez-vous mesurer leur impact ?
3. Définissez judicieusement votre programme
Lors de la définition de votre programme et de votre planning, prenez en compte la capacité d'attention et les fuseaux horaires. Privilégiez la qualité à la quantité, car votre audience virtuelle peut se connecter depuis un café animé ou le domicile familial.
4. Travailler avec un partenaire AV de premier ordre pour créer une expérience immersive
Pour créer une expérience d'événement convaincante des deux côtés du lieu, il'est absolument essentiel de travailler avec un partenaire AV et de production de premier ordre. Ne risquez pas que votre événement ressemble à un appel Zoom médiocre. Des caméras de haute qualité, du matériel audio et l'expertise de votre partenaire AV détermineront en fin de compte le succès de votre événement hybride.
5. Choisissez judicieusement votre pile technologique
Recherchez et choisissez une plateforme d'événement virtuel ou hybride capable de répondre à vos besoins, de l'inscription jusqu'à l'engagement de vos publics virtuels et en direct via une application de bureau et mobile.
Parce que votre public peut désormais se connecter depuis n'importe où dans le monde, assurez-vous que tout le monde puisse comprendre et que vos présentateurs soient compris par tous. Sélectionner un partenaire de plateforme Interprefy signifie que vous pouvez offrir à vos participants une traduction linguistique en direct - à la fois sur site via l'application mobile Interprefy et au sein de la plateforme d'événement pour ceux qui se connectent à distance.
Le bon partenaire technologique d'événement multilingue offrira également une gamme de solutions d'accès linguistique, allant de l'interprétation professionnelle par des interprètes formés ou de solutions alimentées par l'IA telles que des sous-titres en direct et la traduction vocale par IA. Assurez-vous que le partenaire technologique choisi puisse se connecter à votre plateforme d'événement préférée et fournir une gestion de projet ainsi qu'un support à distance pour une tranquillité d'esprit supplémentaire.