"Hybrid event" pourrait bien être le mot de l'année dans l'industrie de l'événement. Devenu le sujet de toutes les conversations, le concept d'événements hybrides a envoyé des ondes sismiques à travers l'industrie de l'événement, stimulant la créativité et l'imagination des planificateurs d'événements au-delà des contraintes des lieux physiques.
Événements hybrides offrent des opportunités d'événements uniques alors que nous entrons dans un monde demi-numérique, demi-physique. Selon EventMB, "66,5 % des organisateurs d'événements prévoient d'utiliser le format hybride comme référence une fois que les événements en présentiel reprendront.”
Mais qu'est-ce exactement qui pousse la majorité des organisateurs d'événements à se tourner davantage vers l'hybride ?
Tandis que le nombre d'événements virtuels organisés chaque jour continue d'augmenter, les formats d'événements qui reposent fortement sur un lieu physique reviennent lentement. Nous aspirons tous à nous rencontrer en personne et la fatigue du Zoom a indéniablement accru le désir d'interaction physique. Mais le monde a changé, et la façon dont nous vivons et menons nos affaires ne sera plus jamais la même.
Le composant virtuel et un paysage technologique événementiel en évolution rapide offrent aux organisateurs d'événements l'opportunité de créer des événements époustouflants tant pour les publics sur site que pour ceux qui se connectent virtuellement.
Les événements en présentiel comportent deux grandes contraintes : la première étant que la participation est souvent limitée par la capacité du lieu, et la seconde étant la capacité des participants à prendre du temps libre, à se déplacer et à assumer les coûts associés. Le passage au virtuel a démontré que les barrières physiques n'ont pas besoin d'entraver l'accès à un large public réparti mondialement.
The Atlantic, par exemple, a constaté une croissance de la fréquentation multipliée par treize en passant son festival annuel au virtuel. En combinant le meilleur des deux mondes, cela permet aux organisateurs d'événements de tirer parti de leur plein potentiel de portée pour augmenter considérablement la fréquentation.
Un excellent exemple des opportunités offertes par l’hybridation est le Coachella Valley Music and Arts Festival. Avec un nombre limité de billets disponibles et des millions d’autres souhaitant y assister, l’équipe de Coachella a décidé en 2020 d’apporter l’expérience aux foyers du monde entier. Le festival a fortement investi dans la diffusion en direct sur sa chaîne YouTube. Et tandis que les détenteurs de billets assistaient à l’événement en présentiel, les amateurs de musique qui ne pouvaient pas y être présents ont vu ce passage à un format hybride changer la donne. Un nouveau terme, Couchella, est né – ajoutant des soirées satellites privées à domicile sur le canapé au mélange du festival. Aujourd’hui, la chaîne YouTube de Coachella compte plus de 1,66 M d’abonnés.
En fin de compte, les événements hybrides peuvent vous aider à augmenter votre portée, le trafic de votre site web, vos prospects commerciaux, ainsi que vos ventes de billets et vos parrainages.
Les événements hybrides peuvent revêtir de nombreux formats, allant de la mise à disposition d’enregistrements à la demande après l’événement de façon virtuelle à une expérience interconnectée. Un événement hybride peut être bien plus qu’une simple diffusion en direct de la scène sur YouTube. Il libère la capacité de tous les participants – en présentiel et en ligne – à interagir les uns avec les autres, avec les intervenants et avec le contenu. Il offre aux participants l’opportunité de partager des idées, d’interagir avec les présentateurs et de réseauter avec leurs pairs en temps réel, transformant ainsi les spectateurs passifs en participants actifs.
En savoir plus sur les outils, tactiques et astuces pour stimuler l'engagement du public dans cet article de blog.
Hybrid permet des événements plus inclusifs. Les événements entièrement sur site sont limités par la localisation. Les seules personnes qui peuvent assister sont celles qui disposent des ressources, de la disponibilité, de la santé—pour voyager là‑bas.
Non seulement cela limite votre participation, mais aussi l'attraction de conférenciers de premier plan qui pourraient ne pas être en mesure de s'engager pour une journée complète à votre événement. Offrir un point d'accès virtuel à votre événement signifie que vous pouvez faire venir des personnes de n'importe où dans le monde, enrichissant ainsi votre contenu avec un ensemble diversifié de points de vue.
La technologie et les services d'événements virtuels le rendent possible. Non seulement ils connectent les personnes à travers le monde, mais ils offrent à vos groupes de participants divers une valeur ajoutée grâce à des outils tels que l’interprétation en direct, le sous-titrage, l’interprétation en langue des signes ou la lecture d’écran.
Collaborer avec un fournisseur d’interprétation simultanée à distance (RSI) tel qu’Interprefy, les participants sur site et virtuels peuvent accéder à des traductions en direct – soit sur leur téléphone mobile, soit via une intégration Interprefy à la plateforme événementielle de votre choix. Ainsi, quel que soit le lieu de participation de votre audience, un interprète professionnel et expert du sujet peut traduire le discours dans la langue préférée de chaque participant à tout moment.
Découvrez comment vous pouvez améliorer la diversité et l'inclusion de votre événement en ligne dans cet article de blog.
Traditionnellement, les organisateurs d'événements devaient s'appuyer sur des indicateurs clés de performance généraux tels que les inscriptions ou la participation pour mesurer le succès. Cependant, au cours de l'année écoulée, les plateformes d'événements virtuels ont fourni une abondance de données détaillées et d'analyses approfondies.
Vous pouvez centraliser et mesurer la présence ainsi que les activités d'engagement sur une plateforme événementielle qui prend en charge le mode hybride. En disposant d’un lieu central que vos participants virtuels et sur site utilisent pour s’inscrire, acheter des billets, se connecter et visionner du contenu à la demande, vous obtenez des informations précieuses sur la performance de votre événement. Vous pouvez accéder à des analyses en ligne sur la façon dont les participants interagissent avec votre événement, les sessions auxquelles ils participent, leur durée de présence et les sujets qui stimulent l’engagement.
Cela vous aidera finalement à mieux comprendre votre public cible, à affiner les événements futurs ainsi qu'à aligner vos stratégies marketing et commerciales pour l'avenir.
Du transport à l'hébergement en passant par la restauration et les déchets matériels - lorsque vous prenez en compte tous les éléments d'un événement en présentiel, l'empreinte carbone de votre événement peut sembler assez effrayante. Un rapport de Hope Solutions suggère que l'industrie britannique des événements seule émet 1,2 milliard de kg de CO2e chaque année. Les événements virtuels génèrent jusqu'à 40 fois moins d'émissions de carbone comparés aux événements sur site, une autre étude a conclu plus tôt cette année.
Le passage au virtuel a considérablement réduit l'impact de l'industrie sur les émissions. En continuant d'adopter le composant virtuel, les organisateurs d'événements peuvent contribuer à un avenir plus vert.
L'une des choses l'année passée nous a enseigné que nous devons planifier l'imprévu. Nous ne pouvons pas planifier toutes les perturbations possibles, et devons intégrer l'agilité dans notre planification afin de garantir la continuité des événements. Concevoir un événement hybride qui ne se contente pas d'ajouter du streaming, mais qui prend également en compte les participants virtuels autant que les participants en présentiel, peut aider à réduire le risque d'annulation.
Les événements hybrides ne sont pas nés de la pandémie, mais existent depuis longtemps, bien avant l'invention de la distanciation sociale. Cependant, l'année écoulée a modifié notre façon de vivre et de travailler, créant ainsi de nouvelles opportunités d'événements uniques.
Alors que nous entrons dans un monde à moitié numérique, à moitié physique, nous pouvons attirer et engager les participants du monde entier. Peu importe que vos participants soient assis dans un centre de conférence, dans un café à l'autre bout du monde, ou sur le canapé avec leur famille, ils voudront se connecter.
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