La pandémie de COVID-19 et les confinements subséquents pendant 2020 et 2021 ont contraint les gestionnaires d'événements à repenser comment ils organisent des conférences, séminaires, ateliers et autres réunions.
Avec la sécurité comme préoccupation principale, et le plus grand obstacle à l'organisation d'événements en direct, les gestionnaires d'événements ont eu besoin d'une alternative.
Pour de nombreuses personnes, les événements numériques ont offert une solution naturelle et économique — ils ont permis aux organisateurs d'événements de poursuivre leurs activités tout en respectant les consignes de distanciation sociale.
Mais ce n’est pas tout — en combinant le meilleur du numérique et du présentiel, événements hybrides offrent plusieurs avantagespar rapport aux événements traditionnels, incluant une portée plus grande, la durabilité (tant du point de vue environnemental que financier), une plus grande inclusivité, la flexibilité pour les participants — car ils peuvent choisir comment ils participent, avec beaucoup moins de “formalités” car ils sont accessibles en ligne et bien plus.
Maintenant que les restrictions de confinement appartiennent au passé, de nombreux organisateurs d'événements prévoient de continuer à les utiliser ou de commencer à adopter des formats d'événements hybrides, en augmentant leur présence sur site tout en tirant parti des solutions en ligne. Selon les recherches du Event Manager Blog (une marque Skift), 70 % des événements sont désormais hybrides ou offrent la possibilité d'y assister virtuellement.
Les événements hybrides sont clairement devenus un format incontournable. Le marché mondial des événements virtuels était évalué à 77,98 milliards de dollars en 2019 — et c’est prévu de croître à un taux de croissance annuel composé (TCAC) de 23,2% de 2020 à 2027 — tandis que de nombreux professionnels de la gestion d’événements recherchent de nouvelles façons d’exploiter les technologies d’événements en ligne et virtuels pour créer de nouvelles expériences.
Mais revenons quelques pas en arrière et abordons une question importante.
En termes simples, un événement hybride est une foire commerciale, une conférence, un séminaire, un atelier ou toute autre réunion qui combine un “live” en présentiel avec un composant “virtual” en ligne.
Prenez un séminaire, par exemple — les intervenants du séminaire (ou les panélistes) pourraient se rencontrer en personne, tandis que le public y assiste “à distance” via des solutions de visioconférence en ligne. Ce type d'approche présente plusieurs avantages, de la réduction des coûts et de l'empreinte physique de l'événement à la possibilité pour les organisateurs d'atteindre un public plus large et de générer des niveaux d'engagement plus élevés.
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Comparé aux configurations traditionnelles sur site, les événements hybrides sont fondamentalement plus accessibles et offrent le “meilleur des deux mondes” — ou même davantage.
Par exemple, la composante en ligne des événements hybrides signifie qu’ils peuvent être développés indéfiniment, permettant aux organisateurs d’événements d’atteindre des publics auparavant inaccessibles. De nouveaux publics parlant différentes langues peuvent également être facilement servis grâce à l’utilisation d’interprètes — qui peuvent tous deux travailler à distance puisque votre événement est en ligne. Il n’est pas nécessaire de payer des visas ou des billets d’avion. Il vous suffit d’installer une plateforme de gestion d’événements en ligne et une solution d’interprétation en temps réel (comme Interprefy) pour rendre cela possible. Une autre option consiste à utiliser une solution de traduction vocale IA, comme Interprefy Aivia, qui fonctionne à la fois pour les participants en présentiel et virtuels.
De plus, en organisant vos événements en ligne, ils sont beaucoup plus “flexibles” — vous n’êtes plus limité à un moment ou un lieu précis et vous pourriez même n’avoir besoin que d’un espace plus petit.
Nous connaissons tous les avantages des événements hors ligne — connectivité, personnalisation, etc., ce qui demeure même avec les événements hybrides, offrant aux participants la option de participer en personne.
En savoir plus sur les avantages des événements hybrides ici.
Bien sûr, les événements hybrides peuvent être complexes - de la logistique à la création de nouvelle valeur pour les exposants et les sponsors, en passant par la prise en compte de différents fuseaux horaires. Mais le véritable défi sera de changer la mentalité de qui vous ’êtes. Proposer un événement sur site avec un accès en ligne en supplément peut décevoir les participants à distance.
La clé pour relever ce défi consiste à créer un événement, mais deux expériences — et nous disposons de quelques conseils de bonnes pratiques pour y parvenir.
Comprendre votre public vous aidera à filtrer une liste exhaustive de solutions et de conseils pour les événements hybrides. Une fois que vous savez ce dont vos participants ont besoin — vous pouvez choisir la technologie appropriée, c’est‑à‑dire les plateformes de gestion d’événements, et définir l’expérience. Assurez‑vous de répondre aux besoins de vos deux publics de manière égale. Bien qu’il puisse être tentant de se concentrer légèrement davantage sur les participants sur site, qui auront probablement des coûts plus élevés associés à la participation (voyage, visa, billets, etc.), les publics à distance peuvent dépasser largement la participation sur site en nombre. Ainsi, se concentrer sur les besoins des publics divers que vous attirerez est essentiel.
Pour faciliter l'interaction et l'engagement de votre public avec vous et les autres participants, prévoyez des représentants pour les expériences sur site et en ligne. Ces participants peuvent répondre aux besoins de vos invités, leur fournir des informations et du contenu sur l'événement, ainsi que les orienter vers ce qu'ils recherchent.
Les représentants en ligne sont particulièrement importants, car ils peuvent aider les participants à résoudre tout problème technique ou toute difficulté qu'ils rencontrent, ainsi que partager du contenu utile et les aider à se connecter avec d'autres participants en ligne.
Pour maximiser la participation à votre événement hybride, commercialisez et promouvez l’événement bien à l’avance. Cela peut inclure le marketing par courriel, les réseaux sociaux (essentiels dans le monde numérique d’aujourd’hui), ainsi que la portée de vos intervenants et sponsors. Il vaut la peine de demander à vos intervenants et sponsors de promouvoir votre événement via leurs canaux (notamment LinkedIn), car cela vous apportera un public déjà établi et engagé.
En outre, envisagez de développer du contenu “exclusif” pour les participants potentiels — indiquez clairement sur la page d’atterrissage de l’événement que ceux qui s’inscrivent auront accès à du contenu en coulisses. Cela peut créer beaucoup d’enthousiasme et de battage médiatique autour de votre événement. Une fois que c’est terminé, rendez le contenu accessible à tous afin de continuer à attirer les parties intéressées.
Que se passe-t-il si un microphone tombe en panne ou si des problèmes de connectivité apparaissent ? Pour chaque “problème” possible, vous avez besoin d'un support disponible, davantage que lors d'un simple événement hors ligne ou en ligne. De plus, les équipes en ligne et sur site doivent disposer d'une bonne communication. Dans le cas d'Interprefy, nous pouvons utiliser notre réseau de partenaires AV sur site. Nous pouvons également collaborer avec les partenaires que le client possède.
Idéalement, pour vos événements hybrides, vous devez disposer de personnel technique et de partenaires assurant une surveillance étroite afin de résoudre tout problème — vous devez également rassurer les participants (en ligne et hors ligne) que le service normal reprendra très prochainement.
Si votre solution de gestion d'événements en ligne échoue, il est toujours judicieux de disposer d'une option de secours pouvant être déployée rapidement.
Aucun lieu n’est identique ; beaucoup disposeront de leurs propres capacités en standard. Certains seront mieux adaptés aux événements que d’autres — par exemple des podiums et un son surround déjà installés — vous devrez donc évaluer soigneusement chaque option pour déterminer ce qui convient à votre événement hybride.
Les capacités de bande passante sont essentielles, bien sûr, car vous devez répondre aux publics en ligne et avez besoin de flux vidéo et audio de haute qualité. De même, l’esthétique du lieu sera importante tant pour les participants sur site que pour ceux en ligne, alors assurez‑vous de choisir un endroit qui a bonne apparence et incarne le “theme” de votre événement.
En plus de trouver le lieu idéal, travaillez avec les opérateurs du site pour créer le “idéal” de l'architecture sur site. Vous devriez également essayer de le rendre aussi “sécurisé” et aussi durable-responsable que possible. Cela rassurera les participants et augmentera la perception de la marque.
Ressource recommandée :
Guide de planification d'événements écologiques : Accédez au téléchargement gratuit
Les plateformes de gestion d'événements en ligne et d'hébergement virtuel offrent toutes différentes fonctionnalités. Certaines conviennent aux événements et conférences à grande échelle, tandis que d'autres brillent lorsqu’elles sont utilisées pour de petites réunions personnelles.
Prenez le temps d'évaluer les solutions proposées et de les comparer à ce dont vous avez besoin. Il est préférable de trouver une solution adaptée à vos exigences plutôt que d'investir dans une solution complète avec des fonctionnalités que vous n'utilisez jamais.
En plus de trouver les plateformes adéquates pour votre événement hybride, vous avez besoin de partenaires et de configurations techniques pour votre événement sur site et pour connecter votre événement virtuel. Vous avez besoin d’une équipe prête à gérer tout cela pour vous ainsi que du personnel chargé d’accueillir les participants, sinon, vous’êtes exposé à un risque immense et inconnu.
Comme un événement hybride est infiniment plus accessible, vous devez vous attendre à ce que des personnes du monde entier y assistent. Dans cette optique, vous devez vous assurer de disposer de traducteurs et d’interprètes capables de répondre aux besoins linguistiques les plus “communes”. Le moyen le plus simple d’obtenir ces informations est d’examiner les données de vos participants — quelles langues la plupart des personnes parlent‑elles ? En vous basant sur ces informations, trouvez des traducteurs et des partenaires d’interprétation adaptés.
Pour garantir une expérience fluide — à la fois sur site et en ligne — vous avez besoin de solutions d’interprétation en temps réel qui leur permettent d’écouter le contenu et de l’interpréter pour le public.
Des solutions comme Interprefy facilitent la diffusion d'événements à grande échelle auprès d'audiences multinationales, et les interprètes peuvent travailler de n'importe où, à tout moment. Et les équipes de projet et de support technique d’Interprefy peuvent vous assister sur site ou à distance.
Le meilleur ? Interprefy peut être ajouté à la plupart des plateformes populaires de visioconférence, de gestion d'événements et d'hébergement virtuel. Ainsi, il y a très peu à faire pour le faire fonctionner.
L'élément clé de l'engagement du public consiste à offrir aux participants la possibilité de prendre part et de communiquer avec les personnes présentes à l'événement. Cette “voie à double sens” est facile à mettre en œuvre grâce aux bases technologiques appropriées. Par exemple, les intervenants peuvent intégrer le contenu des participants virtuels en surveillant la fenêtre de discussion ou en confiant à un curateur dédié la sélection et la transmission de commentaires intéressants ou amusants. Une autre stratégie consiste à diffuser certaines des vidéos des participants virtuels dans le cadre de la présentation. Lorsqu'un participant se perçoit comme faisant partie de l'événement, cela garantit presque une expérience plus immersive et significative.
Une fois l’événement terminé, il n’y a aucune raison de ne pas maintenir l’élan avec de nouveaux contenus associés qui peuvent être envoyés aux participants. Vous pouvez également enchaîner des événements de soutien après coup, tels qu’une table ronde qui explore plus en profondeur les thèmes clés ou même offrir aux participants la possibilité de rejoindre s’ils remplissent certains critères. En maintenant l’élan après l’événement, vous pouvez tirer le maximum de valeur de votre investissement et créer un cycle continu d’exposition de la marque et d’engagement.
Alors que les organisateurs d'événements et les participants continuent de réaliser les avantages de pouvoir choisir comment ils organisent et assistent aux événements respectivement, les événements hybrides continueront d'attirer des publics du monde entier, à la fois en ligne et hors ligne.
Le défi pour les organisateurs d'événements réside dans la complexité d'une double affaire. Un événement, deux expériences — et elles doivent être cohérentes. Ce qui’ est proposé en ligne doit être reproduit hors ligne aussi fidèlement que possible. Les organisateurs d'événements doivent accorder une attention particulière à la manière dont leurs événements sont perçus par les deux publics et utiliser ces informations pour améliorer continuellement leurs actions.