Les consommateurs ont récemment connu un changement radical d’attentes. Aujourd’hui, de plus en plus de consommateurs attendent des expériences numériques de premier ordre. Les organisations s’efforcent de mettre à jour leurs offres et le secteur de l’événementiel n’est pas différent. Mais comme McKinsey research montre que les entreprises ne disposent que d’une courte période de transition avant de s’instaurer dans le « nouveau normal ».
Alors, à quoi ressembleront les événements en ligne dans le « nouveau normal » ? Dans son nouveau livre, Reinventing Live, l’entrepreneur et expert en événements Marco Giberti prédit que les événements en ligne deviendront nettement plus sophistiqués. Il écrit que « Les événements virtuels et les webinaires post‑Covid seront méconnaissables. Ce sera comme comparer la télévision traditionnelle au streaming. »
Bientôt, les organisateurs ne pourront plus se permettre des événements non professionnels qui « ressemblent à un appel vidéo de mauvaise qualité ». En parallèle de ces évolutions des attentes des clients, les organisateurs d’événements sont confrontés à un autre défi qui affecte le succès des événements : la fatigue liée à Zoom.
Avec l’essor du travail à distance, les participants passent de plus en plus de temps en réunions en ligne. Cela peut être épuisant et nuire à la motivation de votre audience à assister à des événements virtuels. Après une longue journée de travail, qui souhaite passer davantage de temps devant son ordinateur portable ?
Pour s’adapter au nouveau normal et surmonter la fatigue Zoom, les organisateurs d’événements doivent créer des expériences virtuelles engageantes qui captent l’attention des participants. En s’appuyant sur certaines des meilleures événements en ligne récents, nous avons rassemblé six étapes clés pour améliorer vos événements en ligne. Plongeons‑y.
Améliorer la qualité de votre diffusion est l'étape la plus importante pour créer des événements plus professionnels. Cela peut être résolu en augmentant votre budget d'équipement. Les caméras Full HD et 4K, par exemple, vous aideront à offrir des expériences visuelles nettes. En fonction de votre localisation et du type d'événement, vous pouvez louer du matériel, ce qui vous permet d'économiser le capital nécessaire à l'achat de votre propre équipement.
Après avoir acquis le matériel adéquat, faire appel à un support technique est essentiel pour garantir que votre équipement est bien utilisé et que votre diffusion est exempte d'erreurs techniques. Vous pouvez également utiliser une plateforme de visioconférence qui vous permet de vérifier la qualité de votre diffusion et fournit un support technique. Interprefy, par exemple, possède un fonction de test pré‑appel qui offre aux participants de la réunion un aperçu complet de leur audio et vidéo, de leurs paramètres informatiques et de la vitesse Internet — cela aide les participants à vérifier la qualité de leur transmission audio et vidéo. Répéter l'événement et expérimenter le placement des caméras et des microphones peut également améliorer votre diffusion.
Après avoir maîtrisé ces éléments, vous pouvez tenter d'améliorer la qualité de votre production en incluant davantage d'angles de caméra et en intégrant des séquences B‑roll (vidéos secondaires) à votre diffusion. Une autre façon de garantir que vos participants disposent d'une connexion Internet fiable est de les encourager à se connecter via un câble Ethernet. Ces câbles offrent une connexion haut débit supérieure à celle du Wi‑Fi, ils devraient donc être utilisés par les intervenants de l'événement.
Bien qu’il nécessite davantage d’efforts initiaux, l’intégration de vos intervenants vous aide à créer des événements coordonnés. Par exemple, vous pouvez fournir aux participants des kits d’intervenants comprenant des briefs d’événement, des horaires et des scripts d’introduction. En plus de comprendre la structure de l’événement, les intervenants doivent être formés à l’utilisation de votre plateforme d’événement. Cela conduira à une expérience fluide tout en permettant à vos intervenants d’exploiter pleinement les fonctionnalités de votre plateforme.
Une autre stratégie pour garantir des expériences d’intervention réussies consiste à partager un guide d’étiquette pour les intervenants qui détaille les meilleures pratiques d’intervention en ligne, telles que l’éclairage, les angles de la webcam et la mise en sourdine des microphones lorsqu’ils ne présentent pas.
En lien avec l’étape précédente d’amélioration de la qualité de diffusion, vous ne devez pas exclure l’envoi d’équipements aux intervenants à distance. Bien que cela puisse nécessiter une certaine intégration technique, cela aboutira à une présentation supérieure à celle offerte par les webcams et les microphones d’ordinateur portable.
Votre public assistera à votre événement en utilisant différents appareils et avec des niveaux variables de maîtrise numérique. Pour faciliter la participation, les organisateurs d'événements doivent tenir compte de ces disparités. Cela peut être réalisé en fournissant des ressources qui aident les participants à accéder à votre événement puis à le parcourir. Cela peut inclure une section de questions fréquemment posées, ainsi qu'un guide d'utilisation des outils et fonctionnalités de l'événement pour le public, comme les salles de discussion. Interprefy, par exemple, possède une Base de connaissances qui comprend des guides d'utilisateur et des conseils de dépannage.
Bien que les rappels automatisés puissent aider les participants à suivre le programme de l'événement, quelque chose d'aussi simple qu'une rédaction claire et concise peut fournir aux participants les informations dont ils ont besoin pour profiter de votre événement.
Pour créer des expériences d'événement engageantes, vous devez aller au-delà des présentations PowerPoint. Donnez à vos intervenants des modèles de présentation élégants incluant des éléments multimédias. Pour maintenir un niveau d'énergie élevé, envisagez d'engager un maître de cérémonie pour présenter les conférences, les intervenants et souligner pourquoi chaque sujet est précieux pour le public. Vous pouvez également obtenir de la musique sur des sites web comme Jamendo et Bensound pour remplir un rôle similaire et engager le public pendant les pauses de session.
Selon la richesse fonctionnelle de votre plateforme d'événement, vous pouvez utiliser des outils pour stimuler l'engagement des événements en ligne. Les sondages en ligne, les quiz et les salles de discussion en groupe, par exemple, sont utiles pour lutter contre la fatigue liée à Zoom.
For event audiences, few experiences are as frustrating as not understanding the message clearly. With simultaneous interpreting solutions, messages reach a wider audience but interpretation can get messy if interpreters don’t have the right tools to do their job.
Event planners can avoid this and improve the professionalism of their events by investing in a professional remote simultaneous interpretation solution. These tools are specifically designed for interpreters and include features that allow you to efficiently brief interpreters. These solutions simplify interpretation by providing one easy to use platform for all interpretation needs. This eliminates logistical hurdles, freeing up interpreters to focus solely on providing high-calibre interpretation while attendees interact in their preferred language. At Interprefy, for instance, we’ve developed an online interpretation solution that’s been used for over 30,000 virtual and hybrid events.
Bien qu'il soit excellent d'avoir votre contenu dans différentes langues, le disposer également sous forme écrite en temps réel dans ces langues améliore la qualité de votre événement. Le sous-titrage en temps réel permet aux participants qui ne peuvent pas entendre clairement — soit en raison d'une déficience auditive, soit parce qu'ils se trouvent dans un lieu où le son n'est pas audible — de suivre le contenu de votre événement.
Du perfectionnement de la qualité de diffusion à l’intégration des intervenants et du public, nous avons présenté comment les organisateurs d’événements peuvent répondre aux attentes croissantes et capter l’attention du public.
Pour davantage de conseils sur l’amélioration de votre événement en ligne, consultez notre guide 2021 de planification d’événements à distance et hybrides.
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