Jusqu’à récemment, les événements en ligne étaient considérés comme un dernier recours pour les professionnels de l’événementiel. Les expériences numériques grand public accusaient du retard par rapport à leurs homologues sur site et étaient en grande partie réservées aux expositions d’art et au “le vraiment risqué” (ou borderline gimmicky).
L’avènement de la pandémie de COVID‑19 a changé cela presque du jour au lendemain, lorsque les professionnels de l’événementiel et les entreprises se sont retrouvés obligés de se tourner vers des événements en ligne, sous peine de subir de graves revers financiers et d’image. Bien que personne n’en soit sorti indemne, ceux qui ont pris le taureau par les cornes et adopté les événements en ligne ont non seulement atténué une partie de l’impact financier de la pandémie, ils’ont également réussi à garder leurs marques au premier plan auprès des pairs et des consommateurs, et ont établi une nouvelle norme en matière d’expériences numériques.
Nous’avons sélectionné 5 exemples d’événements en ligne de classe mondiale de 2020 pour vous inspirer, alors que la planification d’événements en ligne (et hybrides) devient la norme. Ce’est nos exemples préférés d’entreprises qui ont :
1) pivoté à la dernière minute d’un événement physique prévu à une exécution numérique, et
2) conceived and ran a fully online experience from beginning to great acclaim.
Chacun d’eux incarne un conseil d’organisateur d’événements que vous ne pouvez pas ’ faire sans, alors que vous relevez les nouveaux défis de la sphère virtuelle, alors prenez‑les en compte et profitez des avantages du passage au numérique !
L'événement incontournable pour les professionnels de l'inbound, cette conférence de marketing et de ventes de 3 jours se tient généralement en personne au Boston Convention Exhibition Centre. Malheureusement, la pandémie a frappé alors que leurs plans étaient déjà bien avancés, laissant l'équipe HubSpot choisir entre annuler ou passer entièrement au numérique.
L'équipe a pris le taureau par les cornes et a lancé en direct sa toute première expérience 100% virtuelle INBOUND expérience en septembre 2020. Une valeur de production élevée, combinée à des conférenciers de premier plan, des ateliers, des tables rondes, des questions‑réponses et une plateforme immersive, a maintenu les participants engagés du début à la fin.
Juin 2020 a vu Apple’s conférence mondiale des développeurs annuelle a démarré avec un tout nouveau format exclusivement numérique. Un investissement important dans la production a permis à Apple de maintenir son professionnalisme emblématique et son style avant-gardiste, et a offert aux participants une conférence qui a rivalisé non seulement avec leurs précédents événements physiques, mais les a peut-être même surpassés.
Avec plus de 100 sessions d’ingénierie dirigées par l’équipe interne d’Apple’s, aux tout nouveaux forums développeurs, aux laboratoires développeurs en tête-à-tête, et plus encore, Apple a transformé sa conférence en bien plus qu’une simple réunion Zoom prolongée. Comment ? En équilibrant les engagements de groupe et individuels ou en petits groupes, et en offrant à la fois des forums ouverts et des ateliers sur rendez‑vous (comme leurs laboratoires développeurs), tout comme ils le feraient lors d’un événement physique.
En rapport : Explorer de nouvelles façons d’organiser des événements familiers dans le domaine numérique nécessite un soutien technique, et tout le monde ne dispose pas d’une équipe interne Apple sur laquelle compter. C’est pourquoi nous avons créé un eBook sur la planification de votre prochain événement à distance et hybride. Il comprend une analyse des types d’événements traditionnels ainsi que nos conseils sur la manière de les adapter à l’espace en ligne. Cliquez sur le bouton ci‑dessus et téléchargez votre copie.
En juillet, l'Association mondiale de boxe (WBA) a réuni la famille mondiale lors de leur événement 100 % virtuel, WBA 99e Convention mondiale. Au lieu d'annuler complètement l'événement, ils ont basculé vers un événement en ligne organisé avec l'aide de GoToWebinar, GoToMeeting, YouTube et Interprefy (lire l'étude de cas).
Plus de 2 000 personnes dans le monde ont assisté à cet événement pour écouter leurs dirigeants sportifs et se prononcer sur des questions telles que l'avenir de la boxe, l'égalité et le genre, ainsi que la lutte contre le dopage. Grâce aux services RSI, elles ont pu participer en espagnol et en anglais, avec facilité — le potentiel des événements virtuels’ à supprimer les barrières d'accès et à être réellement accessibles à de multiples publics.
Journée des enseignants' 2020 le 5 octobre a constitué un moment sans précédent pour les éducateurs du monde entier. En diffusion en direct sur YouTube pendant 24 heures, plus de 500 000 personnes à travers le globe se sont connectées pour suivre les plus de 100 sessions, présentées en 7 langues, afin de se reconnecter sur ce que les éducateurs ont appris pendant la pandémie et ce qu’il faudra pour reconstruire mieux.
Le passage en ligne a permis à l'événement de se connecter avec un demi-million de participants, le hashtag de l'événement (#5octLive) apparaissant dans plus de 26 000 tweets. Le coordinateur principal, Timo Linsenmaier, a même suggéré que le 22 000 personnes écoutant les canaux d’interprétation d’Interprefy pourraient être plus élevés si davantage de langues étaient demandées et que l'organisation va “définitivement s'adapter à cela alors que nous planifions nos prochains événements en ligne. Les événements virtuels sont là pour rester, et nous devrons continuer à repenser comment maintenir un fort engagement”.
Le SBC Digital Summit de 2020 a transformé ce qui était possible pour l'industrie des paris et des jeux. En contournant la perturbation et les annulations (compréhensibles) engendrées par la pandémie, SBC a organisé une conférence numérique à grande échelle qui a permis à 140 dirigeants du secteur de disposer d'une plateforme pour partager leurs analyses commerciales lorsque les opérateurs et leur chaîne d'approvisionnement en avaient le plus besoin.
Le passage au numérique a permis aux parties prenantes de l'industrie de collaborer à un moment où se réunir en toute sécurité en groupes de toute taille était presque impossible. Grâce à la technologie, les participants pouvaient parcourir les expositions, assister aux conférences et réseauter dans un espace entièrement interactif qui connectait groupes et individus.
Ces équipes pionnières ont veillé à ce que les événements en ligne ne donnent plus l'impression d'être la mauvaise copie de “la vraie chose”. Retournerons-nous à l'organisation d'événements physiques ? Presque certainement ! Récupérera-t-elle jamais son monopole sur la façon dont nous nous connectons, communiquons et réseautons ? Probablement pas.
Les événements en ligne ont pris leur propre ampleur, et il n’est plus possible de s’en tirer avec une organisation bâclée — le niveau a été relevé de façon permanente.
Personne ne réalise un événement professionnel sans aide, et la qualité de votre équipe détermine à quel point vous êtes capable de répondre aux besoins de vos clients et des participants. Et rien ne reflète la qualité comme l’accessibilité. Pour les événements numériques qui ont élargi la participation à un public mondial, la mise en œuvre d’un RSI expert est essentielle pour garantir l’accessibilité et l’inclusion.
Offrir à votre public d'événement un accès au contenu de l'événement en plusieurs langues constitue une part importante du maintien du haut niveau d'attente des participants en ligne.
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