Même si le travail à distance a offert une plus grande flexibilité, il est toujours presque impossible de rassembler tout le personnel au même endroit en même temps.
Les agendas sont complets réunion après réunion, et il y a toujours une personne qui est en congé annuel.
C’est une situation délicate, surtout lorsqu’on essaie de fournir d’importantes mises à jour de l’entreprise à l’ensemble du personnel.
C’est pourquoi de nombreuses organisations commencent à adopter des réunions virtuelles de type assemblée générale.
La différence entre un événement normal et une réunion virtuelle en assemblée générale réside dans le fait qu’elle met généralement en scène des équipes de direction à l’échelle de l’entreprise qui fournissent à l’ensemble du personnel des mises à jour globales afin de garder tout le monde à jour et informé.
Grâce à une réunion virtuelle d’assemblée générale, les employés bénéficient de nombreux avantages d’un événement en présentiel, avec le bonus supplémentaire de pouvoir y assister depuis n’importe où dans le monde.
Ils sont également un excellent outil pour renforcer la culture d’entreprise, augmenter la cohésion d’équipe et garder tout le monde aligné sur la vision de l’organisation.
Cependant, maintenir l’engagement lors d’un événement virtuel peut être difficile, surtout s’il s’agit d’une manifestation d’une journée complète et que de nombreuses personnes se sentent épuisées par des réunions vidéo constantes.
Ainsi, avec 55 % des travailleurs à distance se sentent actuellement moins connectés à leur entreprise et 69 % subissant le burnout, voici mes meilleures astuces pour les organisateurs d'événements afin de rendre leurs réunions virtuelles en assemblée générale plus engageantes.
Diffusez de la musique en arrière-plan pendant que vos collègues se connectent lentement. Il peut falloir un moment avant que tout le monde soit connecté et vous puissiez créer l’ambiance pendant que les autres attendent.
Non seulement cela crée l’ambiance, c’est un excellent brise-glace, car c’est généralement une agréable et inattendue surprise pour la plupart!
Quelle meilleure façon de renforcer le moral du personnel qu’en lançant les activités par une célébration ?
La reconnaissance des employés est un moyen efficace de stimuler l'engagement, et les réunions d'assemblée générale sont le moyen idéal de renforcer la valeur de la contribution de chaque personne’.
Il pourrait s'agir d'un prix employé du mois, mais cela peut également être aussi simple qu'une reconnaissance d'un collègue, une récompense pour une performance exceptionnelle, ou une reconnaissance pour la démonstration des valeurs de l'entreprise.
Les recherches montrent même que les travailleurs préfèrent les éloges publics ou la reconnaissance plutôt qu’une augmentation, donc n’ayez pas peur de distribuer la reconnaissance bien méritée.
Vous avez tant de choses à dire à vos collègues, mais si peu de temps.
Étant donné que les emplois du temps de chacun sont déjà chargés, vous ne souhaitez pas surcharger leur attention.
Restez concis, avec un ordre du jour clair et réaliste et ne dépassez pas quatre sujets. Même dans ces sujets, essayez d'éviter d'entrer trop dans les détails.
Assurez-vous de transmettre le message principal et qu'il reste mémorable. Donner trop de détails ne fait que diluer le message et vous risquez de perdre l'attention de vos collègues.
Utiliser toujours les mêmes intervenants, voire un seul animateur, lors de chaque assemblée générale est prévisible et monotone. Pourquoi ne pas offrir le micro à quelqu’un d’autre pour partager son point de vue ?
Mieux encore, dynamisez les présentations en faisant appel à une variété d'intervenants provenant de différents services et niveaux hiérarchiques. Certaines organisations sont même allées plus loin en réservant des conférenciers invités et motivateurs pour rejoindre leurs appels.
Cependant, envisagez d’inclure au moins un nouveau conférencier lors de chaque assemblée générale de l’entreprise, ainsi que d’offrir aux employés la possibilité d’être entendus. Non seulement cela permet de représenter différentes perspectives, mais cela crée également une perception plus authentique de ce qui se passe dans l’ensemble de l’organisation.
La durée d’attention moyenne d’un être humain est d’environ 8 secondes, donc garder les choses courtes, percutantes et précises est essentiel pour maintenir l’engagement des personnes.
Les événements plus courts, ne dépassant pas une heure, obtiennent généralement les meilleurs taux d'engagement parmi les participants, car plus ils durent, plus le risque de distraction et de perte de concentration augmente.
Les sessions de groupe sont également un excellent moyen de maintenir la concentration, tout comme la possibilité de prévoir du temps à la fin de chaque présentation ou section pour les Q&As. En éliminant le superflu et en conservant des créneaux de durée digeste, l’attention du public est beaucoup moins susceptible de vaciller.
Il n’ y a pas de façon plus simple de susciter l’engagement qu’un seul clic, et cela crée une connexion rapide.
Les employés recherchent de nouvelles façons de s'engager les uns avec les autres et une alternative aux réunions vidéo stéréotypées, alors faites preuve de créativité.
Les réunions n’ont plus besoin d’avoir lieu à l’intérieur des quatre murs du bureau. Encouragez les employés à faire une promenade de temps à autre tout en restant connectés depuis leurs smartphones.
Toutes les idées n'ont pas besoin d'être exceptionnelles. La variété est l'épice de la vie, alors n'ayez pas peur d'expérimenter.
Assurez-vous d'obtenir des retours de votre équipe et d'ajuster votre approche chaque fois que nécessaire afin de maintenir l'engagement à un niveau constant.
Les réunions municipales en ligne facilitent plus que jamais le rassemblement de personnes provenant de tous les coins du monde. Le problème est que tout le monde ne parle pas la même langue.
Afin que des personnes de nationalités et d'horizons différents puissent interagir en temps réel, elles ont besoin d'outils intuitifs et de logiciels offrant une interprétation fluide pendant le déroulement de l'événement.
Les outils de traduction en temps réel, tels que la plateforme Interprefy, offrent une traduction en direct pour des événements multinationaux de toutes tailles tout en aidant les organisations à promouvoir l'inclusion et à éliminer les barrières linguistiques, grâce à :
Pouvoir profiter d'un événement dans votre langue maternelle est sans doute le moyen le plus efficace de créer une expérience d'audience engagée à laquelle tout le monde peut participer.
Une fois que vous avez partagé les mises à jour de votre entreprise et vos objectifs à venir, assurez-vous que vos employés aient la possibilité de poser des questions et de se connecter directement avec votre équipe de direction.
Envisagez d'intégrer du temps de Q&A après chaque intervenant dans l'ordre du jour de votre assemblée virtuelle.
Mais même dans la culture la plus ouverte et solidaire, poser une question à la direction devant l'ensemble de l'entreprise peut être intimidant.
Les employés peuvent s'en abstenir par crainte de révéler une éventuelle ignorance. Mais si un dirigeant se lève et pose une question, les employés ont l'opportunité de participer depuis une position de force.
Il n’ y a rien de pire que d’assister à une réunion sans pouvoir comprendre un seul mot prononcé. N’intégrez les données financières que si vous pouvez les rendre vivantes et les rendre pertinentes par rapport à ce sur quoi l’entreprise doit se concentrer ensuite.
Qu’il s’agisse d’un excès de jargon commercial ou de diapositives fatigantes pour les yeux, visez à éviter les sujets trop complexes lors de vos réunions générales et à garder le message simple, compréhensible et concis.
Les assemblées générales dépassent largement le simple fait qu'un cadre d'entreprise présente une présentation à une foule de personnes.
Ces événements globaux peuvent jouer un rôle essentiel dans le renforcement du moral des employés, orienter la direction de l'organisation et, surtout, maintenir l'engagement de tous.
Bien qu'il puisse encore être difficile de réunir l'ensemble du personnel sur un même appel, maintenir l'engagement dès le début de ces appels est une méthode infaillible pour rendre vos réunions aussi divertissantes qu'informatives.