Avec davantage d'événements qui passent en ligne, les organisateurs et gestionnaires d'événements traditionnellement “hors ligne” prennent conscience que le paysage est bien différent.
Les fondamentaux restent inchangés, mais le défi actuel consiste à utiliser les technologies numériques modernes pour offrir des expériences événementielles différentes de toutes les autres.
Pour ceux qui ne sont pas familiers avec l'organisation d'événements multilingues en ligne, savoir exactement comment faire ressortir leurs événements constitue un véritable point de friction – mais c’est ici que nous pouvons peut‑être offrir quelques conseils.
Dans cet article, nous allons partager plusieurs actions que vous pouvez entreprendre pour faire ressortir vos événements multilingues en ligne face à la concurrence.
Alors que la technologie a toujours joué un rôle crucial dans le succès des événements, il n’a jamais été aussi important de la choisir correctement. Avec le passage des événements en ligne, de nombreux aspects que les entreprises doivent prendre en compte avant de sélectionner une plateforme : prise en charge des langues, connectivité cloud, résilience… la liste continue !
Ces entreprises doivent également prendre en compte que les événements sont de plus en plus internationaux – les résultats de notre Event Management Trends 2020 rapport montrent que près de deux tiers (64%) des responsables d'événements que nous avons interrogés (106) ont convenu que les événements sont beaucoup plus diversifiés qu'il y a 5 ans !
En conséquence, garantir que les participants puissent écouter le contenu de l'événement dans la langue de leur choix est essentiel. Avec la suppression des barrières d'accès hors ligne, les événements sont beaucoup plus accessibles à un public plus large et distant, et ces publics s'attendent à l'option d'interagir avec les intervenants et les autres participants de nouvelles manières (plus de trois quarts (78%) des responsables d'événements ont souligné que c'est le cas.
Pour tirer parti de cette opportunité, les organisateurs d'événements doivent pouvoir proposer leur contenu, en temps réel, dans une variété de langues différentes. Cela nécessite une interprétation simultanée à distance en temps réel (RSI).
La plupart des plateformes conventionnelles ne disposent pas de cette fonctionnalité en standard et n’offrent qu’un support “limité”, que ce soit sous forme de traduction texte‑par‑voix, à ce jour avec une précision de traduction limitée, ou de transcriptions. Par conséquent, lorsqu’il s’agit de fournir une expérience événementielle exceptionnelle, ces plateformes sont insuffisantes, car les participants doivent attendre de lire une traduction inexacte du contenu dans la langue de leur choix ou télécharger les transcriptions après l’événement est terminé.
Ceux qui offrent le RSI, cependant (ou qui peuvent être intégrés à une plateforme RSI), garantissent que le contenu peut être, via un interprète, livré dans la ou les langues de choix des participants. Cela signifie que l'expérience est cohérente, engageante (car les participants écoutent dans leur langue) et accessible.
Souhaitez-vous vraiment faire ressortir votre événement en ligne multilingue ?
Conseil pro #1
Mettez de la musique en fond sonore et permettez aux participants en ligne d’échanger entre eux dans des salles de discussion dédiées aux sujets que vous allez aborder. Cela peut se faire 15 ou 30 minutes avant le discours d’ouverture, et les participants peuvent recevoir un rappel pour rejoindre la salle principale 5 minutes avant le lancement !
La technologie de personnalisation permet aux organisateurs d’offrir aux participants des recommandations et du contenu sur mesure afin de rendre l’événement plus attrayant, améliorant ainsi l’expérience globale. Par exemple, lors de l’inscription, les futurs participants remplissent un formulaire et répondent à quelques questions, à savoir : “quel contenu vous intéresse le plus”, “quel type de sessions d’événement appréciez‑vous le plus”. Ces informations sont ensuite utilisées par la technologie de personnalisation pour proposer des suggestions de sessions d’intervenants ou des inscriptions directes à du contenu qu’ils pourraient trouver utile.
Un autre élément technologique à envisager pour un événement en ligne multilingue est la technologie de mise en relation. Les applications de mise en relation regroupent les personnes en fonction du contenu qui les intéresse – avant et/ou pendant un événement – garantissant que les participants obtiennent le contenu qu’ils souhaitent voir. Ces applications offrent souvent des capacités de chat, permettant à ces groupes de communiquer entre eux et de partager ce qu’ils ont appris.
Si vous souhaitez porter vos événements multilingues en ligne au niveau supérieur, il vaut la peine d'examiner des plateformes comme ON24.
ON24 est conçu pour offrir des expériences toujours actives et personnalisées lors d'événements multilingues en ligne. Il dispose d’une suite d’outils de personnalisation qui peuvent vous aider à stimuler l’engagement à grande échelle – depuis l’inscription des participants jusqu’à ce qu’ils assistent à votre événement en ligne.
Souhaitez-vous réellement faire ressortir votre événement en ligne multilingue ?
Conseil pro #2
Créez un environnement immersif. Certaines entreprises, comme VII Events, ont créé des lieux virtuels en 3D que les participants peuvent parcourir pièce par pièce et interagir avec les présentations et les autres participants. Si cela ne dépasse pas votre budget, cela peut valoir la peine d’être envisagé !
Quel que soit la plateforme que vous choisissez, elle doit réduire les frictions. Par exemple, certaines plateformes d'événements en ligne ne peuvent prendre en charge qu'une ou deux sessions à la fois. Ce n’est qu’après la conclusion de ces sessions que d’autres peuvent avoir lieu, et souvent l’intervenant doit quitter ses diapositives pour faire entrer un autre présentateur. Ce n’est tout simplement pas assez fluide.
Idéalement, vous souhaitez une plateforme capable de fournir plusieurs “rooms” pour différents séminaires/sessions de prise de parole. Il devrait également y avoir des canaux linguistiques séparés dans ces salles afin que les participants puissent écouter le contenu dans la langue de leur choix alors que la présentation se poursuit.
L’autre avantage de cette fonctionnalité est que les participants peuvent effectivement choisir le contenu qu’ils souhaitent écouter.
Souhaitez‑vous vraiment faire ressortir votre événement en ligne multilingue ?
Conseil n° 3
Offrez aux participants l’opportunité de se dégourdir les jambes et de réseauter directement via votre plateforme. Créez des “salles de pause” où les participants peuvent se connecter, rester inactifs ou interagir avec les autres présents. Il est également judicieux d’envisager la diffusion de vidéos d’intermission – c’est‑à‑dire des séquences en coulisses, du divertissement, la présentation de votre organisation, des bloopers, de brèves interviews de certains intervenants, etc. Ce sont d’excellentes façons de dynamiser votre événement !
Tout comme vous le feriez pour un événement hors ligne, vos événements en ligne multilingues doivent être largement annoncés à l'avance si vous souhaitez maximiser la participation.
Commencez par identifier votre public idéal et adapter vos messages pour celui‑ci. Qu’est‑ce que votre événement offre d’utile pour eux ? Comment votre contenu peut‑il aider ? En positionnant votre communication de cette manière, vous incitez les personnes à s’inscrire, car elles ne veulent pas manquer d’informations utiles et perdre du terrain face à leurs concurrents
Une fois que vous avez élaboré vos messages et incité les personnes à s’inscrire, utilisez le marketing par courriel pour envoyer régulièrement des newsletters plusieurs mois à l’avance, toutes les deux semaines. Cela ne se contentera pas de créer de l’engouement autour de votre événement, mais augmentera également les nouvelles inscriptions et offrira aux participants un contenu plus intéressant (qu’ils partageront très probablement avec d’autres).
Vous pouvez également exploiter les réseaux sociaux pour atteindre de nouveaux publics. Créer des hashtags uniques et demander aux inscrits d’utiliser ces hashtags et de partager votre contenu améliorera la visibilité de votre événement et vous aidera à toucher de nouveaux publics.
De plus, assurez‑vous que ce soit abondamment clair que votre événement sera proposé en plusieurs langues dès que possible. C’est crucial car si quelqu’un s’intéresse à un événement et constate qu’il sera proposé en sa langue, les chances qu’ils s’inscrivent augmentent astronomiquement.
Enfin, envisagez d’utiliser l’automatisation des courriels pour vous aider à créer des modèles qui vous permettent d’envoyer ces courriels à grande échelle. L’automatisation vous permettra de vous concentrer sur des activités qui ajoutent de la valeur à l’expérience globale, c’est‑à‑dire la prospection personnalisée, le développement du contenu exclusif du member’s, le travail de mise en relation, la connexion via les plateformes de médias sociaux et bien plus encore.
Souhaitez‑vous vraiment que votre événement en ligne multilingue se démarque ?
Conseil pro n° 4
Lancez un forum ou un espace de discussion en ligne où tous vos participants peuvent communiquer avec vous, les intervenants et les autres participants. Considérez‑le comme un base de connaissances communautaire qui évolue constamment. Le meilleur, c’est qu’il reste utile même après la fin de l’événement : utilisez‑le pour héberger les enregistrements, partager les mises à jour des prochains événements et répondre aux questions.
L’une des meilleures façons de maintenir l’engouement autour de votre événement et de le faire ressortir est d’avoir du contenu “réservé aux membres” – un contenu qui ne peut pas être trouvé ailleurs et qui donne un aperçu de ce que votre événement couvrira.
Les gens détestent manquer des choses qui sont pertinentes pour leurs intérêts, donc le contenu réservé aux membres peut convaincre ceux qui ne se sont pas encore inscrits d'agir. Assurez-vous simplement de verrouiller ce contenu derrière un portail (il peut même être protégé par mot de passe) afin que les personnes ont de s'inscrire pour le voir et le recevoir.
En ce qui concerne le contenu que vous devez créer, créez du contenu qui se concentre sur les sujets qui seront abordés lors de l'événement et fournissez des informations sur les intervenants eux‑mêmes. Par exemple, vous pourriez réaliser une brève analyse de l’un des thèmes qu’un intervenant de votre événement va couvrir, ou même une courte interview avec l’un d’eux pour partager son histoire et son expertise.
Souhaitez-vous vraiment faire ressortir votre événement en ligne multilingue ?
Astuce pro n° 5
Gamification ! Si vous souhaitez attirer encore plus de participants, organisez de petits événements avec des prix (c’est‑à‑dire des réductions sur les billets, un accès spécial à des séquences inédites ou même la possibilité de parler en tête‑à‑tête à l’un des intervenants). Par exemple, vous pourriez demander aux participants d’utiliser votre hashtag #inserteventname ici sur LinkedIn et Twitter pour participer, puis sélectionner au hasard l’un d’eux pour lui attribuer l’un des prix. Cela demande peu d’effort de la part des deux parties, mais ajoute réellement un élément intéressant à votre événement ! Vous pouvez également intégrer la gamification à vos événements – demandez aux intervenants des sessions de groupe d’ajouter des composantes interactives à leurs présentations, où les participants peuvent dessiner sur des tableaux blancs ou exposer leurs réflexions sur le sujet. Ce ne sont que des exemples, mais il existe de nombreuses possibilités ! P.S. Avez‑vous envisagé d’offrir à vos participants des codes de réduction pour vos produits et services ?
Les meilleurs événements multilingues en ligne offrent plusieurs points de vue, car c’est ce qui stimule réellement l’engagement. Si votre panel d’intervenants se compose uniquement d’hommes blancs dans la soixantaine, vous n’obtiendrez qu’une seule perspective : celle des hommes blancs dans la soixantaine. Pour offrir réel une valeur à votre audience et faire ressortir votre événement, il doit inclure des experts aux perspectives uniques et diversifiées – tous capables d’aborder les sujets de discussion
Souhaitez‑vous vraiment faire ressortir votre événement en ligne multilingue ?
Astuce pro n° 6
Lancez une enquête pré‑événement pour déterminer quel type de format séduira le plus votre public. Tout comme vous souhaitez un panel d’intervenants diversifié, vous avez besoin d’une gamme variée d’options d’événement. L’enquête pré‑événement vous aidera à choisir ce qui conviendra le mieux à votre public, maximisant ainsi l’engagement.
Il y a beaucoup de choses à considérer et l’organisation d’un événement multilingue en ligne est très différente de celle d’un événement hors ligne.
De nombreuses entreprises utilisent actuellement des solutions fragmentaires ; des plateformes comme Cisco Webex et Microsoft Teams, par exemple, offrent d'excellents outils de réunion prêts à l'emploi, mais elles ne disposent pas de capacités d’interprétation en standard. Il faut les ajouter en utilisant un outil tiers (et même dans ce cas, il se peut qu’il ne prenne pas en charge le RSI).
Mais c’est là où nous pouvons aider. Notre plateforme, Interprefy, est conçue pour fournir tout ce qui précède et peut aider les responsables d'événements et les organisateurs à mettre en place le RSI pour leurs événements dans n'importe quelle langue dont ils ont besoin.
Non seulement c’est plus économique, nous pouvons également fournir des interprètes de classe mondiale via notre réseau de fournisseurs de services linguistiques (LSP), ce qui vous permet d’obtenir les langues et l’expertise dont vous avez besoin, au moment où vous en avez besoin.
Enfin, notre plateforme s'intègre aux outils de réunion en ligne les plus populaires (Zoom, Cisco Webex, Microsoft Teams) pour faire ressortir vos événements multilingues en ligne.
Intéressé(e) d'en savoir plus ? Pourquoi ne pas réserver une démonstration et nous’ll vous guider à travers une visite rapide d'Interprefy.