Guide pour tirer le meilleur parti des plateformes de conférence virtuelle

Face aux défis posés par la COVID-19, de plus en plus d'événements se déroulent en ligne.

Grâce aux technologies modernes, il est plus facile que jamais pour les entreprises d'organiser des réunions, des conférences et des séminaires via Internet.

On observe déjà une transition rapide vers les plateformes numériques : en avril, Microsoft a annoncé que tous ses événements seraient « exclusivement numériques jusqu’en juillet 2021 » en raison de la pandémie de coronavirus, tandis que des entreprises comme Apple, Facebook, IBM, Dell, Intel, SAP, Qualcomm et d’autres, selon Forbes , « se sont rapidement adaptées pour créer ou participer à des événements en ligne afin de communiquer avec leurs clients et de les servir ».

Mais si l'avenir des événements est sans aucun doute numérique, « passer en ligne » ne se résume pas à télécharger une solution, à l'allumer et à inviter des délégués à participer, en particulier pour ceux qui doivent organiser de grands événements multilingues.

Pour ces entreprises, la seule véritable option est une plateforme de conférence en ligne capable d'organiser des événements à grande échelle et auprès d'un public multilingue.

Vous vous trouvez peut-être dans cette situation – mais avec autant de plateformes de conférence en ligne différentes parmi lesquelles choisir, que devez-vous rechercher et comment tirer le meilleur parti de cette technologie ?

1. Vérifier la capacité d'interprétation à distance

Dans le contexte actuel, la seule façon pour les entreprises organisant de grands événements en ligne destinés à un public multilingue de proposer une interprétation simultanée est de faire appel à des interprètes connectés à distance. Cette technologie leur permet de travailler de n'importe où, sans avoir besoin d'équipement spécialisé complexe et propriétaire : un simple ordinateur portable équipé d'un microphone et d'un casque suffit.

Grâce à la mise en place d'une plateforme de conférence virtuelle, il existe :

• Plus besoin d'apporter de matériel sur place : les événements deviennent beaucoup plus résilients car, en cas de problème sur place (par exemple, si le matériel cesse de fonctionner) ou si un interprète est dans l'impossibilité de se déplacer (restrictions, pandémies comme la COVID-19), il a la possibilité de travailler à distance.
• Plus de flexibilité : vos événements ne sont plus limités à un seul lieu. Vous pouvez facilement les organiser en ligne et faire appel à vos interprètes habituels pour assurer leurs services à distance. De plus, grâce au format en ligne, un plus grand nombre de personnes peuvent y participer, sans être limitées par les déplacements. Vous pouvez même organiser des événements hybrides ou en grappes, combinant présentiel et distanciel !
• Des coûts réduits : vous n’avez pas à payer les frais de déplacement ni d’hébergement des interprètes, seulement leur prestation. Les économies réalisées peuvent ensuite être investies dans l’interprétation vers davantage de langues.
• Une meilleure qualité. Vous n'êtes plus limité aux interprètes locaux, vous pouvez faire appel aux meilleurs interprètes du monde, quel que soit leur lieu de résidence.

Toutefois, veuillez noter que si une plateforme de conférence virtuelle propose l'interprétation à distance, le fournisseur de cette solution dispose-t-il d'un réseau d'interprètes de conférence spécialisés parmi lesquels vous pouvez choisir ? Disposer de la plateforme n'est que la première étape ; vous avez toujours besoin d'interprètes expérimentés et hautement qualifiés pour assurer la diffusion de votre contenu dans les langues requises.

2. Apprenez autant de langues que possible.

En organisant vos événements en ligne, vous réduisez, voire supprimez, certains obstacles à l'entrée, à savoir : le lieu, le temps et le coût.

Mais qu'en est-il du langage ?

Les événements en présentiel sont limités par l'espace restreint disponible pour les cabines d'interprètes ; de ce fait, on ne choisit souvent que les langues les plus demandées. Spiace, par exemple, aurait sans doute pu accueillir davantage de participants. En revanche, les événements en ligne permettent de s'affranchir des contraintes d'espace et de faire appel à autant d'interprètes que nécessaire. De plus, grâce au format en ligne, vous touchez un public beaucoup plus large.

Les économies réalisées sur l'infrastructure peuvent servir à recruter davantage d'interprètes pour vos conférences, y compris pour assurer l'interprétation linguistique de quelques participants seulement. Cela permettra non seulement d'attirer plus de monde à vos événements en ligne, mais aussi de les rendre plus inclusifs, en démontrant que vous avez pensé à tout le monde .

Notre conseil ? Vérifiez si votre fournisseur de plateforme de conférence en ligne dispose d’un réseau d’ interprètes professionnels (comme mentionné précédemment) et de services d’interprétation . Il pourra vous proposer une réduction dans le cadre de votre forfait et mettre à votre disposition des interprètes familiarisés avec la plateforme que vous utilisez.

3. Vérifiez si une assistance technique et/ou du matériel sont fournis.

Organiser vos événements en ligne nécessite bien plus qu'une simple plateforme : vous avez besoin d'un prestataire capable de vous aider à la configurer et à la gérer.

Le bon prestataire sera en mesure de vous « intégrer », c’est-à-dire de vous expliquer le fonctionnement de la solution, de la mettre en œuvre pour vous et – moyennant un petit supplément – ​​de vous fournir un soutien dédié avant, pendant et après vos événements.

Par exemple, vont-ils :

• Vous former, vous et votre équipe, à l'utilisation de la plateforme ?
• Proposer un soutien dédié avant, pendant et après l'événement ?
• Besoin d'aide pour installer le matériel des interprètes ? (Il ne s'agit pas tant de fournir le matériel lui-même que d'expliquer comment obtenir la meilleure qualité audio/vidéo possible avec les appareils existants.)
• Enregistrer l'audio et/ou la vidéo pour une utilisation ultérieure à l'événement, y compris pour des transcriptions ?

Ce sont des questions relativement anodines, mais il est important de les poser. Pour tirer le meilleur parti de votre plateforme de conférence en ligne, trouvez un fournisseur capable de vous accompagner à chaque étape : cela vous simplifiera grandement la tâche !

4. Examiner attentivement les qualifications et les connaissances en la matière

Supposons donc que le prestataire avec lequel vous choisissez de travailler dispose d'un réseau d'interprètes de niveau conférence et que vous souhaitiez en engager certains pour un événement à venir.

Mais comment savoir si vous en avez pour votre argent ?

Après avoir effectué un travail minutieux pour mettre en place votre plateforme de conférence en ligne (et les services associés), vous devez vous assurer que les interprètes proposés répondent bien à vos exigences.

Voici quelques éléments à prendre en compte lors de l'évaluation des interprètes :

• Sont-ils aussi compétents et expérimentés que vous le souhaitez ?

Par exemple, peuvent-ils démontrer leur compréhension des sujets qui seront abordés lors de votre événement ? Maîtrisent-ils la terminologie ? Il serait inutile d'engager un interprète qui ne saisit pas les subtilités du contenu, car il risquerait de mal le transmettre. Ceci est particulièrement important pour les sujets très techniques, où des notions complexes doivent souvent être condensées et expliquées clairement au public.

• Quelles sont leurs qualifications et quel niveau d'expérience sont requis ?

L'interprète que vous choisirez devra être qualifié pour aborder avec aisance les sujets que vous prévoyez de présenter. Il devra également posséder l'expérience nécessaire pour être calme, posé et capable de transmettre le contenu de manière optimale . Par exemple, un interprète expérimenté saura maintenir un niveau de performance constant même sous pression, et sera capable d'aller à l'essentiel pour se concentrer sur les points les plus pertinents.

• Connaissent-ils les logiciels/outils de visioconférence, c'est-à-dire la plateforme que vous avez choisie ?

Parmi les questions abordées jusqu'à présent, celle-ci est peut-être la plus importante. Les principaux problèmes surviennent lorsqu'un interprète ne maîtrise pas la technologie mise en place. Il faut alors investir dans sa formation. Généralement, un prestataire est en mesure de former les interprètes à l'utilisation de sa plateforme de visioconférence. De plus, s'il dispose d'un réseau d'interprètes, il est probable que ces derniers sachent déjà s'en servir.

• Travaillez avec un fournisseur qui peut vous aider à chaque étape du processus.

Chez Interprefy, nous sommes spécialisés dans l' interprétation simultanée à distance (ISR) pour les événements multilingues, en présentiel comme en ligne. Notre plateforme ISR cloud (ou plateforme de visioconférence/événements en ligne) est la leader mondiale. Elle permet aux interprètes de travailler de partout, à tout moment et sans équipement spécialisé. Simple à installer et à utiliser, elle est également évolutive et flexible, ce qui la rend adaptée à tout type d'événement.

Si vous avez besoin d'interprètes dans des langues spécifiques, notre réseau de prestataires linguistiques peut vous fournir les meilleurs interprètes pour vos conférences, vous permettant ainsi de vous concentrer sur la réussite de votre événement. Nous vous offrons également un soutien technique et une expertise pour garantir le bon déroulement de vos événements.

Nous vous accompagnons à chaque étape, alors si vous cherchez vraiment de l'aide pour organiser vos événements en ligne, pourquoi ne pas nous contacter ?

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