Guide pour tirer le meilleur parti des plateformes de conférences virtuelles

Compte tenu des défis posés par la COVID-19, de plus en plus d'événements se déroulent en ligne.

Grâce aux technologies modernes, il est plus facile que jamais pour les entreprises d’organiser des réunions, des conférences et des séminaires via Internet.

Nous constatons déjà un passage rapide aux plateformes numériques : En avril, Microsoft a annoncé que tous ses événements seront “uniquement numériques jusqu’en juillet 2021” en raison de la pandémie de coronavirus, tandis que des entreprises telles qu’Apple, Facebook, IBM, Dell, Intel, SAP, Qualcomm et d’autres, déclare Forbes, ont “effectué une transition rapide pour créer ou participer à des événements en ligne afin de se connecter avec leurs clients et les servir”.

Mais alors que l’avenir des événements est sans aucun doute numérique, “going online” n’est pas aussi simple que de télécharger une solution, de l’activer et d’inviter les délégués à participer, surtout pour ceux qui doivent organiser de grands événements en plusieurs langues.

Pour ces entreprises, la seule véritable option est une plateforme de conférence en ligne capable de diffuser des événements à grande échelle et à un public multilingue.

Vous pourriez être dans cette situation – mais avec tant de plateformes de conférence en ligne différentes parmi lesquelles choisir, que devriez-vous rechercher et comment tirer le meilleur parti de la technologie ?

1. Vérifier la capacité d’interprétation à distance

Dans le contexte actuel, la seule façon pour les entreprises qui organisent de grands événements en ligne destinés à un public multilingue de proposer une interprétation simultanée est que les interprètes soient connectés à distance. Ce type de technologie permet aux interprètes de travailler depuis n'importe où, sans recourir à un équipement spécialisé compliqué et propriétaire – ils peuvent simplement utiliser un ordinateur portable avec leur microphone et leur casque.

Avec une plateforme de conférence virtuelle en place, il y a’:

• Pas besoin d'apporter du matériel sur site – les événements deviennent beaucoup plus résilients comme s’il y a un problème sur site (c.-à-d. l’équipement cesse de fonctionner) ou qu’un interprète ne peut pas voyager (restrictions, pandémies comme COVID-19), ils ont la possibilité de travailler à distance.
• Plus de flexibilité – vos événements ne sont plus limités à un seul lieu. Vous pouvez simplement déplacer vos événements en ligne et faire appel à vos interprètes habituels pour fournir leur service à distance. De plus, comme vos événements sont maintenant en ligne, davantage de personnes peuvent y assister sans être limitées par les déplacements. Vous pouvez même organiser des événements hybrides ou en cluster – partie sur site, partie en ligne !
• Réduction des coûts – vous n’avez pas besoin de payer les frais de déplacement ou d’hébergement des interprètes, vous payez simplement leur service. L’argent économisé peut alors être utilisé pour fournir l’interprétation dans davantage de langues.
• Meilleure qualité Vous n’êtes plus limité aux interprètes disponibles localement, vous pouvez faire appel aux meilleurs interprètes mondiaux, où qu’ils vivent

Cependant, veuillez garder à l'esprit que, bien qu'une plateforme de conférence virtuelle puisse proposer de l'interprétation à distance, le fournisseur de cette solution dispose-t-il d'un réseau d'interprètes de conférence spécialisés parmi lesquels vous pouvez choisir ? Posséder la plateforme n'est que la première étape ; vous avez toujours besoin d'interprètes expérimentés et hautement qualifiés pour diffuser votre contenu dans les langues requises.

2. Obtenez autant de langues que possible

Lorsque vous déplacez vos événements en ligne, vous réduisez et/ou éliminez quelques obstacles à l'inscription, à savoir : le lieu, le temps et le coût.

Mais qu’en est‑il de la langue ?

Les événements sur site sont limités en ce sens qu’il n’y a qu’un espace limité pour les cabines d’interprètes, si bien que souvent seules les quelques langues les plus populaires sont sélectionnées. Spiace, qui aurait peut‑être pu être utilisé pour davantage de participants. Cependant, en déplaçant vos événements en ligne, vous n’avez plus à vous soucier de l’espace et pouvez faire appel à autant d’interprètes que vous le souhaitez. De plus, parce que vos événements sont en ligne, vous avez désormais accès à un public beaucoup, beaucoup plus large.

L'argent que vous économisez sur l'infrastructure peut être utilisé pour acquérir plus des interprètes de niveau conférence, y compris pour les interprètes linguistiques pour seulement quelques délégués. Non seulement cela attirera plus de personnes à vos événements en ligne, cela les rendra également plus inclusifs car cela montre que vous avez pris en compte tout le monde.

Notre conseil ? Vérifiez si votre fournisseur de plateforme de conférence en ligne dispose d’un réseau de interprètes de niveau conférence (comme mentionné ci‑dessus) et services. Ils pourront offrir une remise dans le cadre du forfait, et fournir des interprètes qui connaissent la plateforme que vous utilisez.

3. Vérifiez si le support technique et/ou le matériel est fourni

Passer vos événements en ligne nécessite bien plus qu’une simple plateforme – vous avez besoin d’un fournisseur capable de vous aider à le configurer et à le gérer.

Le prestataire adéquat pourra vous “intégrer”, c’est‑à‑dire expliquer le fonctionnement de la solution, la mettre en œuvre pour vous et – contre un petit frais supplémentaire – fournir un support dédié avant, pendant et après vos événements.

Par exemple, le feront-ils :

• Former vous et votre équipe sur la façon d’utiliser la plateforme ?
• Offrir un support dédié avant, pendant et après l'événement ?
• Aider à installer tout le matériel pour les interprètes ? (Il ne s'agit pas tant de fournir le matériel lui‑même que d'expliquer comment obtenir la meilleure qualité audio/vidéo possible avec les appareils actuels)
• Enregistrer l’audio et/ou la vidéo pour une utilisation après l’événement, y compris pour les transcriptions ?

Ce sont toutes des questions relativement anodines, mais elles doivent néanmoins être posées. Pour tirer le meilleur parti de votre plateforme de conférence en ligne, trouvez un fournisseur qui peut vous aider dans chaque aspect, car cela rendra votre vie beaucoup, beaucoup plus facile !

4. Examiner les qualifications et la connaissance du sujet

Supposons que le fournisseur que vous choisissez d’utiliser dispose d’un réseau d’interprètes de niveau conférence et que vous souhaitiez en recruter certains pour un événement à venir.

Mais comment savoir si vous ’obtenez le meilleur rapport qualité‑prix pour votre argent ?

Comme vous’avez accompli le travail assidu de mettre en place votre plateforme de conférence en ligne (et les services associés), vous devez vous assurer que les interprètes proposés répondent réellement à vos exigences.

Quelques points à garder à l’esprit lors de l’évaluation des interprètes :

• Sont-ils aussi compétents et expérimentés que vous le souhaitez ?

Par exemple, peuvent-ils démontrer qu’ils comprennent les sujets qui seront abordés lors de votre événement ? Maîtrisent-ils la terminologie ? Il serait inutile d’engager un interprète qui ne comprend pas les nuances du contenu, car il pourrait transmettre le matériel de manière inexacte. Cela revêt une importance particulière pour les sujets hautement techniques, où le matériel complexe doit souvent être condensé et expliqué clairement à l’audience.

• Quelles sont leurs qualifications et quel niveau d'expérience vous faut‑il ?

Tout interprète que vous choisissez doit être qualifié à un niveau où il se sent à l’aise pour parler des sujets que vous prévoyez de présenter. Il doit également posséder le niveau d’expérience approprié afin d’être calme, posé et capable de livrer le contenu de la manière correcte. Par exemple, un interprète expérimenté pourra livrer de façon constante sous pression, et pourra éliminer le superflu du contenu et se concentrer sur les éléments les plus pertinents.

• Sont-ils familiers avec les logiciels/outils de conférence – c.-à-d. votre plateforme choisie ?

Parmi les questions posées jusqu’à présent, celle-ci est sans doute la plus importante. Les principaux problèmes surviennent lorsqu’un interprète ne sait pas utiliser la technologie que vous avez mise en place. Cela implique que vous devez investir pour les former. En général, un prestataire pourra former les interprètes à l’utilisation de sa plateforme de conférence en ligne. De plus, s’il dispose d’un réseau d’interprètes, il est probable que ceux‑ci maîtrisent déjà son utilisation.

• Travaillez avec un fournisseur qui peut vous accompagner à chaque étape

Chez Interprefy, nous nous spécialisons dans la fourniture interprétation simultanée à distance (RSI) pour des événements multilingues sur site et en ligne. Nous fournissons la plateforme RSI basée sur le cloud, leader mondial (ou plateforme de conférence virtuelle/événements en ligne). Elle permet aux interprètes de travailler de n’importe où, à tout moment, et sans équipement spécialisé, il est facile à installer et à utiliser, et elle est évolutive et flexible (ce qui la rend adaptée à tout événement).

Si vous avez besoin de langues spécifiques, notre réseau de fournisseurs de services linguistiques (LSP) peut vous proposer les meilleurs interprètes de niveau conférence afin que vous puissiez vous concentrer sur la réussite de votre événement. Nous fournirons également un support technique et une expertise pour garantir le bon déroulement de vos événements.

Nous vous accompagnons à chaque étape, donc si vous cherchez réellement de l’aide pour mettre vos événements en ligne – pourquoi ne pas nous contacter ?

Pour plus d'informations sur les événements en ligne et l'évaluation des fournisseurs RSI, vous devez télécharger notre eBook gratuit ci-dessous !