Simplifier la logistique d’interprétation pour le Sommet mondial des gouvernements

DLC Events est le plus grand fournisseur de systèmes de conférence au Moyen-Orient, offrant des solutions techniques d'événements pour les marchés locaux et internationaux. Ils sont partenaires officiels d'Interprefy AV depuis juin 2020. Grâce à leur vaste expérience couvrant près de 30 ans, DLC Events a été choisi pour fournir tous les systèmes d'interprétation et de discussion pour le World Government Summit qui a eu lieu en mars 2022 à Dubaï.

Le Sommet Mondial des Gouvernements a réuni des leaders d'opinion, des experts mondiaux et des décideurs du monde entier pour partager et contribuer au développement d'outils, de politiques et de modèles essentiels à la formation des futurs gouvernements. 

Aperçu

Coïncidant avec la clôture de l'Expo 2020 Dubaï, le partenaire AV d'Interprefy, DLC Events, a été mandaté pour fournir des solutions à l'ensemble des besoins d'interprétation de cette méga-conférence, le plus grand événement de son genre. L'interprétation simultanée a été assurée sur site dans 8 salles : une salle plénière principale, l'arène DP World, avec 10 langues, trois salles de sessions principales, chacune avec 5 langues, et quatre autres espaces de réunion, chacun avec 3 langues.

Le défi

Reducing logistics while remaining versatile

Aside from being tasked with ensuring interpretation was delivered to 8 rooms, DLC Events were additionally given three problems to solve for the event:

• Flux de webinaire en direct :L’interprétation devait être disponible dans toutes les salles via un flux de webinaire en direct tout au long de l’événement, un flux par salle.
• Anytime and anywhere: Interpretation from the DP World Arena had to be available to be heard in any of the other session halls, at any time, should they be used for overflow seating when the plenary arena seating was full.
• Distance entre les salles : L'interprétation pour toutes les salles devait être disponible dans le centre média officiel de l'événement, situé de l'autre côté du concourse du centre d'exposition par rapport à l'événement principal.

L'approche

La technologie RSI d'Interprefy dans le Cloud et une équipe de support à distance fiable

Au lieu d’installer des kilomètres de câbles, d’utiliser une multitude d’ordinateurs portables pour les connexions et de nécessiter une grande armée de techniciens, DLC Events a choisi d’utiliser la plateforme d'interprétation simultanée à distance d'Interprefy dans le Cloud.

DLC Events est heureux d'être soutenu par Interprefy pour des événements dans la région du Golfe. Interprefy offre une solution sécurisée et fiable pour ces occasions où les systèmes d'interprétation traditionnels ne sont pas adaptés.– Lorraine Ludman, Directrice générale chez DLC Events

De cette façon, toutes les langues ont été diffusées sur la plateforme Interprefy en utilisant un réseau audio Dante local dans chaque salle et un jeton séparé dans chaque espace de l'événement.

Facing the challenges and demands of hosting an international hybrid event usually means we have to choose between quality or quantity but the Interprefy solution integrated easily into the existing technical framework.– Miki Morana, Event technical director at Field, Morana and Associates.

Le résultat

Over 4000 in-person and online attendees were able to seamlessly follow the event, in the language of their choice, while DLC leveraged Interprefy's remote simultaneous interpretation solution in the Cloud to solve the challenges the event presented:

• Diffusion en direct du webinaire : Un webinaire continu a été organisé pour chaque salle, en capturant la vidéo et l’audio des diffuseurs hôtes et en utilisant la technologie d’intégration transparente d’Interprefy, ajoutant une interprétation au webinaire permettant aux spectateurs à distance d’écouter la même interprétation que celle entendue par les participants sur place. L’équipe de support à distance d’Interprefy était disponible pour surveiller en continu tous les flux et assurer la liaison avec les techniciens sur site de DLC Event, selon les besoins.
• À tout moment et partout : Grâce à l’interprétation disponible dans n’importe quelle salle via Interprefy Cloud, les techniciens sur site pouvaient facilement modifier la configuration d’une salle, passant de la transmission de l’interprétation à sa réception. En changeant simplement le jeton vers la plateforme plénière, DLC Events a pu fournir l’interprétation des sessions plénières aux récepteurs et casques de toute autre salle. Le passage de la configuration de session à la configuration de débordement a pris moins d’une minute et a parfaitement répondu aux décisions rapides du client final.
• Distance entre les salles : Le centre média a accueilli un grand nombre de journalistes locaux et internationaux, leur fournissant un grand écran pour visionner l'événement, des ordinateurs portables et un accès Internet à utiliser tout au long, ainsi que des récepteurs d'interprétation pour écouter dans la langue de leur choix. DLC Events a installé un ordinateur portable connecté à un transmetteur infrarouge afin d'envoyer l'interprétation de l'événement aux casques utilisés par ces journalistes. La salle affichée sur le grand écran du centre média variait en fonction des sessions les plus intéressantes. DLC a coordonné avec les instructions des diffuseurs hôtes’ lorsque le flux vers le centre média a changé d'une salle à une autre et, en conséquence, a modifié le jeton de l'ordinateur portable alimentant le transmetteur d'interprétation. 

Nous n’aurions pas pu réaliser un événement aussi parfait sans la technologie Interprefy fournie par DLC Events.